Zasadniczo przepisy nie precyzują, jak ma wyglądać dokument, aczkolwiek obowiązują pewne normy sporządzania aneksu do umowy.

• Przede wszystkim aneks musi być przygotowany w co najmniej takiej formie, w jakiej została zawarta umowa, do której się odnosi. W innym przypadku będzie nieważny. Oznacza to, że aneks do umowy o pracę zawartej w formie pisemnej, musi być sporządzony także na piśmie, może też mieć w wyjątkowych sytuacjach formę aktu notarialnego. Natomiast jeśli umowa była poświadczona notarialnie, to aneks też musi podpisany u notariusza, w innym razie będzie nieważny.
• Aneks do umowy powinien mieć jasną strukturę, podobną do umowy.
• Treść aneksu, a w szczególności zapisy, które ulegają modyfikacji, powinny być dokładnie i wyczerpująco opisane, tak aby nie budziły żadnych wątpliwości.
• Aneks odnosi się do umowy pierwotnej, dlatego powinien zawierać informację pozwalającą zidentyfikować ów dokument.
• Aneks jest aktem oświadczenia woli, zatem musi być podpisany przez obie strony.

Aneks do umowy zwykle sporządza się, gdy strony chcą wprowadzić zmiany w umowie pierwotnej. W przypadku stosunku pracy są to zmiany warunków zatrudnienia, czyli wysokość wynagrodzenia, nowe stanowisko (np. otrzymane w wyniku awansu), skorygowany wymiar czasu pracy (np. z pół etatu na cały) lub zakres obowiązków, przedłużenie umowy (np. z okresu próbnego na czas określony) lub wprowadzenie nowych ustaleń.

Sporządzanie aneksu do umowy stosuje się także w umowach handlowych między firmami np. gdy strony chcą zmodyfikować zakres przedmiotu umowy oraz między właścicielami a najemcami, np. w sytuacji, kiedy wynajmujący chce zmienić czas trwania umowy najmu lub okres wypowiedzenia.

Nowe warunki wprowadzone aneksem do umowy obowiązują natychmiast po podpisaniu lub od ustalonego w dokumencie dnia.

Podstawowe elementy aneksu to:

• data i miejsce jego zawarcia;
• nazwa dokumentu np. „Aneks do umowy o pracę”, „Aneks do umowy najmu” i ewentualnie jego numer;
• wskazanie stron umowy: nazwa pracodawcy oraz imię i nazwisko wraz z adresem pracownika;
• wskazanie umowy, której dotyczy aneks: jej numer, miejsce i datę sporządzenia, a także, od kiedy obowiązuje;
• dokładny opis zmienianych lub modyfikowanych elementów oraz nowych wprowadzonych zapisów; dobrą praktyką jest wskazywanie konkretnych paragrafów i ustępów w obowiązującej umowie, które ulegają zmianom, lub cytowanie treści z umowy wraz z tą, która ma je zastąpić;
• w przypadku wprowadzenia względem umowy nowego zapisu, należy podkreślić, że strony zgadzają się na wprowadzenie nowego paragrafu/punktu, a następnie wpisać jego treść;
• zastrzeżenie, że pozostałe warunki umowy nie ulegają zmianie;
• określenie terminu obowiązywania aneksu;
• podpisy i pieczątki stron.

Pierwszą kwestią, o jakiej trzeba pamiętać, to kształt aneksu. Każda zmiana w umowie musi być potwierdzona na piśmie i podpisana przez obie strony. Tylko wtedy aneks będzie legalny i prawidłowy. Przykładowo, jeśli szef ustnie przekaże pracownikowi, że od przyszłego miesiąca zmienia mu stanowisko pracy, na inne niż w widnieje w umowie, to, o ile nie jest to zmiana mająca charakter krótkookresowy (do 3 miesięcy), swoją decyzję musi potwierdzić na piśmie, a pracownik złożyć podpis oznaczający zgodę.

Strony muszą też pamiętać, że jeśli w umowie nie wskażą daty, od kiedy obowiązują zmiany, to wchodzą one w życie natychmiast. Jest to ważna kwestia w przypadku podwyższania wynagrodzenia w trakcie miesiąca, ponieważ wpływa ono na wysokość zaliczki na podatek dochodowy i składek ZUS.

Pracodawca powinien też pamiętać o tym, że w sytuacji, gdy na umowie o pracę widnieje pensja równa minimalnemu wynagrodzeniu i jest ona wyrażona kwotowo, to w przypadku jej podniesienia, musi on każdorazowo aneksować umowy. Rozwiązaniem jest zapis w umowie, wskazujący, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie, które równe jest wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę określonego w odrębnych przepisach.

Ważnym tematem jest podpisywanie aneksu do umowy z datą wsteczną. Polskie prawo dopuszcza taką opcję, jeśli strony świadomie się na nią zgadzają. W takiej sytuacji należy pamiętać, że zmiany mogą rodzić negatywne konsekwencje dla każdej strony. Przykładowo zmiana stanowiska pracy może wiązać się z nowymi badaniami wstępnymi lub przeszkoleniem BHP, zatem aneksowanie z datą wsteczną, powoduje, że dopuszczenie pracownika do pracy nastąpiło niezgodnie z przepisami, za co grozi pracodawcy kara w przypadku kontroli. Z kolei wprowadzenie nowych obowiązków może wpłynąć na wcześniej podjęte przez pracownika decyzje.

Warto wiedzieć, że tę samą umowę można aneksować wielokrotnie, prawo nie zabrania ani nie ogranicza liczby aneksów. Jednak przyjęło się, że aneksem dokonuje się pojedynczych modyfikacji. Natomiast nie aneksuje się aneksów, w związku z tym za każdym razem trzeba odnieść się do treści umowy, a nie do aneksów, nawet jeśli poruszają one zmienianą kwestię.

Aneks do umowy stanowi integralną część umowy, zatem należy dokumenty trzymać razem.

Obie trony muszą pamiętać, że ustalenia w aneksie muszą być zgodne z właściwościami stosunku (np. stosunku pracy lub najmu), prawem i zasadami współżycia społecznego. Jest to szczególnie istotne w przypadku zmiany warunków zatrudnienia w kontekście praw i obowiązków pracodawcy oraz pracownika.

Aneks do umowy zawiera się wtedy, gdy modyfikacji ulegają tylko wybrane jej elementy. Natomiast, jeśli umowa zmienia się na tyle, że nie realizuje celów, dla których została zawarta, trzeba podpisać nową umowę zamiast aneksu. Takie rozwiązanie jest bezpieczniejsze pod względem prawnym i bardziej zrozumiałe dla stron.

Jak wspomnieliśmy wyżej, aneks musi być zgodny z obowiązującymi przepisami, co oznacza, że nie można za jego pośrednictwem:

• ustalić wynagrodzenia niższego niż poziom wynagrodzenia minimalnego;
• przedłużyć umowy zawartej na czas określony i umowy na okres próbny na kolejny czas, w celu uniknięcia podpisania umowy na czas nieokreślony;
• skrócić okresu wypowiedzenia;
• nałożyć dodatkowych obowiązków, niezgodnych przepisami kodeksu pracy;
• odebrać pracownikowi prawa do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych;
• odebrać prawa do urlopu wypoczynkowego lub innych należnych dni wolnych.

Pracownik ma prawo nie podpisać aneksu, wtedy obowiązuje umowa bez zmian. W takiej sytuacji pracodawca może wręczyć mu wypowiedzenie zmieniające. Oznacza to, że albo pracownik przyjmuje zaproponowane warunki, albo wypowiedzenie zmieniające przekształca się w wypowiedzenie rozwiązujące stosunek pracy z zachowaniem okresu wypowiedzenia.

W razie jakichkolwiek sporów co do wprowadzenia aneksu strony mogą skierować sprawę do sądu pracy, który po rozpatrzeniu, wyda wiążące orzeczenie.