Czy pracodawca może obniżyć pensję pracownika?
Prawo pracy gwarantuje zatrudnionym ochronę wysokości umownego wynagrodzenia. Nie oznacza to wcale, że pracodawca nie może go obniżyć. Aby to zrobić, musi jednak przestrzegać określonych zasad i zastosować odpowiednie procedury. Przepisy dopuszczają zmianę warunków wynagradzania wyłącznie w drodze:
- wypowiedzenia zmieniającego,
- porozumienia stron,
- porozumienia zbiorowego.
Co więcej, obniżenie wynagrodzenia pracownikowi możliwe jest tylko w konkretnych sytuacjach i wymaga jego zgody. Do przesłanek uzasadniających taką decyzję zaliczają się przede wszystkim:
- Problemy finansowe firmy – aby chronić istniejące miejsca pracy, pracodawca może obniżyć pensje zatrudnionym. W tym celu niezbędne jest jednak uprzednie porozumienie z przedstawicielami związków zawodowych.
- Zmiana stanowiska – degradacja w pracowniczej hierarchii i zmiana zakresu obowiązków to przesłanki, które usprawiedliwiają zmniejszenie pensji pracownika.
- Ograniczenie zakresu obowiązków na danym stanowisku – jeśli firma korzysta na przykład z outsourcingu lub wprowadza nowe technologie i zmniejsza zakres obowiązków danego pracownika, może jednocześnie obniżyć jego wynagrodzenie.
Zauważ jednak, że w każdej z powyższych sytuacji obniżenie wynagrodzenia wymaga zgody pracownika.
Aby lepiej zrozumieć, na jakich zasadach może odbyć się obniżka wynagrodzenia pracowników, przyjrzyjmy się bliżej każdej z dopuszczalnych procedur:
Wypowiedzenie zmieniające
W celu obniżenia wynagrodzenia osób zatrudnionych, pracodawca może skorzystać z art. 42 Kodeksu pracy i posłużyć się tak zwanym wypowiedzeniem zmieniającym. To szczególny rodzaj dokumentu, który prowadzi do zmiany niektórych warunków zatrudnienia, w tym wysokości pensji.
Aby wypowiedzenie zmieniające było ważne, musi zawierać dane identyfikujące obie strony umowy o pracę i mieć jasno określoną datę wystawienia. Pozwoli ona bowiem na obliczenie okresu wypowiedzenia. W treści dokumentu należy ponadto wskazać, które z dotychczasowych warunków zatrudnienia mają ulec zmianie. Pracodawca powinien określić również przyczyny swojej decyzji, odwołując się do okoliczności organizacyjnych, ekonomicznych lub technologicznych.
Wypowiedzenie zmieniające musi zawierać także nowe warunki zatrudnienia, które zastąpią dotychczasowe. Ustalenia te zaczną obowiązywać po upływie okresu wypowiedzenia, pod warunkiem że pracownik wyrazi na nie zgodę lub w żaden sposób się do nich nie ustosunkuje. Jeżeli jednak złoży oświadczenie o odmowie ich przyjęcia, jego stosunek pracy zakończy się wraz z upływem okresu wypowiedzenia.
Porozumienie o zmianie warunków zatrudnienia
W celu obniżenia pensji pracownika często wykorzystuje się porozumienie stron. Zakłada ono wspólne określenie nowych warunków zatrudnienia przez obie strony stosunku pracy. W takiej sytuacji wystarczy sporządzić aneks do umowy, którego ustalenia zastąpią obowiązujące dotychczas zapisy. Mogą one dotyczyć wysokości wynagrodzenia za pracę, ale też sposobu jego obliczania czy terminów wypłat.
Sporządzając porozumienie o zmianie warunków zatrudnienia, trzeba pamiętać przede wszystkim o formalizacji ustaleń w formie pisemnej. Dokument musi dokładnie określać nowe warunki pracy i zawierać podpisy obu stron umowy. Jeśli pracownik nie zgodzi się na propozycje pracodawcy, porozumienie będzie nieważne. Współpracę kontynuuje się wówczas na dotychczasowych zasadach.
Porozumienie zbiorowe
W sytuacji, gdy zmiana wynagrodzenia ma dotyczyć wszystkich pracowników firmy, pracodawca może skorzystać z porozumienia zbiorowego. Pozwala na to art. 231a Kodeksu pracy. Procedura ta znajduje zastosowanie w zakładach nieobjętych układem zbiorowym pracy lub zatrudniających mniej niż 20 pracowników. Aby obniżyć wysokość wynagrodzeń, spełnione muszą zostać następujące warunki:
- Ekonomiczne uzasadnienie – porozumienie zbiorowe można zastosować tylko wtedy, gdy firma ma problemy finansowe. Pracodawca musi udowodnić, że obniżenie pensji pracowników jest konieczne do uniknięcia zwolnień.
- Ograniczenie czasowe – obniżenie wynagrodzeń musi mieć charakter tymczasowy i może obowiązywać wyłącznie przez okres ustalony w porozumieniu.
- Konsultacje ze związkami zawodowymi – warunki porozumienia muszą zostać ustalone w wyniku konsultacji pracodawcy z przedstawicielami pracowników.
Czy pracodawca może obniżyć pensję bez zgody pracownika?
Niezależnie od tego, na który z opisanych wyżej scenariuszy zdecyduje się pracodawca, obniżenie wysokości wynagrodzenia musi zostać zaakceptowane przez pracownika. Warto jednak zauważyć, że nie dotyczy to jednorazowych potrąceń z pensji. Niższe wypłaty firma może stosować w takich przypadkach jak:
- Notoryczne spóźnienia – pracodawca może wypłacić pracownikowi niższe wynagrodzenie lub zobowiązać go do odpracowania opuszczonych godzin, jeśli notorycznie spóźnia się on do pracy bądź wychodzi przed czasem. Taka osoba naraża się ponadto na nagany, kary finansowe, a nawet na zwolnienie dyscyplinarne.
- Alimenty i długi – jednorazowe obniżenie wynagrodzenia bez zgody pracownika może wynikać z egzekwowania długów (np. alimentacyjnych) i kar finansowych.
Podsumowując, stałe obniżenie wynagrodzenia bez zgody pracownika nie jest możliwe, ale w określonych sytuacjach pracodawca może dokonywać jednorazowych potrąceń z jego pensji.
Czy pracownik musi się zgodzić na zmniejszenie wynagrodzenia?
Możesz zastanawiać się też nad tym, czy pracownik musi zgodzić się na otrzymywanie niższego niż dotychczas wynagrodzenia. Bez względu na to, czy pracodawca sięgnie po wypowiedzenie zmieniające, czy porozumienie stron, zatrudniony nie ma żadnego obowiązku godzić się na nowe warunki pracy.
W polskim systemie prawnym wszelkie zmiany istotnych warunków umowy o pracę (w tym wysokości wynagrodzenia) wymagają zgody pracownika. Oznacza to, że może on odrzucić propozycję obniżenia pensji. Warto jednak zauważyć, że w przypadku wypowiedzenia zmieniającego taka decyzja będzie równoznaczna z zakończeniem stosunku pracy.
W teorii więc pracownik może nie zgodzić się na nowe warunki zatrudnienia ustalone w wypowiedzeniu zmieniającym. W praktyce jednak ich odrzucenie oznacza rozwiązanie umowy o pracę do końca okresu wypowiedzenia. Takich konsekwencji nie trzeba się natomiast obawiać przy porozumieniu stron i porozumieniu zbiorowym.
Jeżeli pracownik uzna, że zaproponowane mu wypowiedzenie zmieniające nie zostało należycie uzasadnione lub ma charakter dyskryminujący, może złożyć zawiadomienie do Państwowej Inspekcji Pracy, a w ostateczności – także pozew do sądu. Pamiętaj też, że przy wypowiedzeniach wynikających z przyczyn leżących po stronie pracodawcy (w firmach zatrudniających co najmniej 20 osób) zatrudnionym należą się odprawy.
Czy obniżenie wynagrodzenia bez zgody pracownika jest zgodne z prawem?
Choć pracodawca ma do dyspozycji kilka różnych metod na zmodyfikowanie warunków zatrudnienia, przepisy prawa chronią pracowników przed nieuzasadnionym obniżeniem wynagrodzenia. Osoba zatrudniona może więc odmówić przyjęcia nowych warunków pracy, a w razie konieczności – także dochodzić swoich praw przed sądem pracy.
Pracodawca, który zmniejszy wynagrodzenie pracownika bez przestrzegania opisanych zasad, narazi się na roszczenia z jego strony. Zatrudniony może domagać się na przykład przywrócenia do pracy lub odszkodowania. Ignorując obowiązujące procedury, przedsiębiorca ryzykuje ponadto nałożenie na niego sankcji przez Państwową Inspekcję Pracy.
Co więcej, pracodawca musi uważać na to, aby decyzja o obniżeniu pensji nie nosiła znamion dyskryminacji. Jeśli zmniejszy wynagrodzenie tylko jednej osobie lub grupie osób o określonych cechach chronionych i nie uzasadni tego we właściwy sposób, narazi się na roszczenia sądowe.
O ile pracodawca może obniżyć pensję?
Pamiętaj, że obniżając pensję pracownika, pracodawca ograniczony jest nie tylko określonymi procedurami, ale także wysokością wynagrodzenia minimalnego. Nie wolno mu bowiem zmniejszyć wypłaty do poziomu niższego niż najniższa krajowa – nawet jeżeli zatrudniony zgodziłby się na to w ramach porozumienia stron. Wartość pensji minimalnej ustalana jest każdego roku przez rząd w celu zagwarantowania pracownikom godziwych warunków życia. Aktualnie wynosi 4666 zł brutto (2025 r.).
Jeśli zmniejszenie pensji spowodowałoby wypłatę wynagrodzenia niższego niż minimalne, pracodawca nie będzie mógł zdecydować się na taki krok. W przypadku problemów finansowych firmy pozostaje mu jedynie obniżenie wymiaru czasu pracy osób zatrudnionych.
Warto w tym miejscu zauważyć, że obniżenie wynagrodzenia może mieć wpływ na wysokość wielu świadczeń pracowniczych, takich jak odprawy czy składki na ZUS.
Czy pracodawca może obniżyć pensję? Podsumowanie
Mimo że przepisy prawa pracy chronią wynagrodzenia pracowników, pracodawcy mają do dyspozycji kilka sposobów na ich legalne obniżenie. Każda z metod w ostateczności wymaga jednak zgody zatrudnionych. Dostępne procedury obejmują: wypowiedzenie zmieniające, porozumienie stron i porozumienie zbiorowe.
Pracownik nie ma obowiązku zgadzać się na żadną propozycję obniżenia pensji. Musi mieć jednak świadomość, że w przypadku wypowiedzenia zmieniającego jego odmowa poskutkuje legalnym zakończeniem stosunku pracy. Jeśli ma natomiast wątpliwości co do zasadności decyzji pracodawcy, może zawiadomić PIP lub dochodzić swoich praw przed sądem pracy.
Należy też pamiętać, że pracodawca nie ma prawa zmniejszyć pensji pracownika do poziomu niższego niż minimalne wynagrodzenie krajowe (aktualnie 4666 zł brutto). Zarówno za złamanie tej zasady, jak i za i inne działania niezgodne z przyjętymi procedurami mogą mu grozić poważne konsekwencje finansowe.
