Ewidencja czasu pracy
Wielu pracowników i pracodawców pamięta czasy papierowych list obecności i ewidencji prowadzonej w Excelu. Z roku na rok odchodzą one jednak w zapomnienie. Powodów jest wiele. To względy praktyczne związane z wygodą, ale również fakt, że zespoły są rozproszone, pojawiły się przepisy uniemożliwiające prowadzenie dokumentacji pracowniczej w mało bezpiecznych plikach Excel. Teraz właśnie na bezpieczeństwo danych zwraca się ogromną uwagę. Rozwój technologii otwiera wiele nowych możliwości i zachęca pracodawców do coraz bardziej szczegółowej analizy czasu pracy. Nie mogą oni jednak zapominać, że w działaniach tych są ograniczeni przepisami prawa.
Formalnie ewidencja czasu pracy nie ma na celu jedynie kontroli, czy pracownik wywiązuje się ze swoich obowiązków. Służy ona również do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca ma obowiązek udostępnić ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.
Zasady ewidencjonowania czasu pracy reguluje Kodeks pracy. Według tych przepisów dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy to, obok akt osobowych i kartotek płacowych, obligatoryjna część dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Musi być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika. Regulacje w tej sprawie są zawarte również w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Mowa w nim o tym, że pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzi m.in. ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, np. godziny pracy 8-16, 8 godzin. Dzięki temu możliwe jest ustalenie m.in., czy nie doszło do złamania doby pracowniczej oraz czy zostały zachowane odpowiednie odpoczynki dobowe i tygodniowe, liczby godzin przepracowanych w porze nocnej, liczby godzin nadliczbowych, dni wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczby godzin dyżuru oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, czyli informacji czy dyżur był pełniony w zakładzie pracy, czy poza zakładem pracy; rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, , które przysługują pracownikom na mocy przepisów
Ewidencja w Excelu to przeżytek
– Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji ewidencja czasu pracy – jako część dokumentacji pracowniczej – nie może być skutecznie prowadzona w plikach Excel i przechowywana w folderach na dysku sieciowym. Taka praktyka nie spełnia bowiem wymagań co do zabezpieczeń dokumentacji elektronicznej, wynikających z przepisów rozporządzenia – ostrzega Monika Smulewicz, ekspertka prawa pracy, dyrektorka HR z 20-letnim doświadczeniem, założycielka bloga i społeczności HR na szpilkach.
Zwraca uwagę, że dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej musi być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:
– zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
– integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
– stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
– identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
– skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych; wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji,
funkcjonalność wydruku dokumentacji.
Nowoczesne rozwiązania do ewidencjonowania czasu pracy
– Pracodawcy, chcąc monitorować czas pracy pracowników i mieć możliwość stałej weryfikacji, czy pracownicy są do ich dyspozycji w uzgodniony w umowach o pracę sposób, sięgają po coraz to nowe narzędzia i rozwiązania służące ewidencji czasu pracy. Pracownicy zaś są, na mocy wewnątrzzakładowych regulacji, zobowiązani do tego, by ewidencjonować czas spędzany na realizacji obowiązków pracowniczych we właściwy sposób. Często okazuje się, że jest to proces na tyle czasochłonny, że wymaga zabezpieczenia odpowiedniego czasu na realizację tego obowiązku – mówi Monika Smulewicz. Zwraca uwagę na ważną rzecz. Samo ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem mającym swoje źródło w przepisach prawa, ale już czynność pracownika polegająca na odnotowaniu jego obecności w pracy, bez względu czy będzie to papierowa lista obecności, karta pozwalająca na wejście do biura czy inne rozwiązanie, którego celem jest kontrola procesu pracy, nie stanowią ewidencji czasu pracy. – Wymienione czynności i rozwiązania (np. ewidencja wejść i wyjść czy odnotowanie w systemach jedynie obecności pracownika w miejscu pracy) są jedynie elementem o charakterze pomocniczo-technicznym. Stanowią część przyjętej organizacji pracy i procedur kontrolnych (zarządczych) – tłumaczy.
Pracodawca mu jednak pamiętać, że wykorzystywanie danych biometrycznych dla celów ewidencji czasu pracy jest zabronione na mocy przepisów RODO. Odcisk palca czy zdjęcie tęczówki oka uważane są za elementy charakterystyczne, umożliwiające identyfikację poszczególnych osób. Dlatego uznaje się, że ich wykorzystanie stanowi wykroczenie i zagrożone jest wysokimi karami.
Urząd Ochrony Danych Osobowych regularnie przypomina, że pracodawcy w Polsce nie mają prawa przetwarzać danych biometrycznych pracowników w celu prowadzenia ewidencji czasu pracy, bo gdyby to robili, łamaliby zasady RODO. Zgodnie z Kodeksem pracy dane biometryczne mogą być przetwarzane w pewnych określonych sytuacjach, jak np. gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Przetwarzanie przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników nie może jednak służyć ewidencji czasu pracy!
Montaż rejestratora czasu pracy
Pracodawcy korzystają z coraz to nowszych rozwiązań służących ewidencji czasu pracy. Pracownicy są, na mocy wewnątrzzakładowych regulacji, zobowiązani do tego, by ewidencjonować czas spędzany na realizacji obowiązków pracowniczych we właściwy sposób. – Na pracodawcy ciąży bezwzględny obowiązek ewidencjonowania godzin przyjścia i wyjścia z pracy pracownika. Pracodawca podejmuje decyzję w jaki sposób będzie monitorował godziny pracy podwładnych i informuje o tym pracowników. Jednym z coraz częściej używanych rozwiązań w zakładach pracy jest stosowanie elektronicznych rejestratorów czasu pracy, które z powodzeniem odnotowują nie tylko godziny pracy pracownika, ale również czas jego przerwy oraz potencjalne nieobecności – mówi Monika Smulewicz.
Przepisy nie określają zasad instalowania takiego urządzenia. Pracodawca sam decyduje, czy wybierze takie rozwiązanie i ewentualnie gdzie zamontuje rejestrator. – Ze względów praktycznych, zasadnym rozwiązaniem jest umieszczenie elektronicznych rejestratorów czasu pracy przy wejściu do budynku lub w pobliżu stanowisk pracy. W pierwszym przypadku rejestrowanie czasu pracy zacznie się bezpośrednio po wejściu na teren zakład pracy, a w drugim do czasu pracy nie będzie wliczany czas poświęcony na przygotowanie się do pracy (a więc np. na przebranie), tylko faktyczne wykonywanie czynności służbowych. Tym samym, zainstalowanie urządzenia rejestrującego bezpośrednio przy stanowisku pracy, będzie, przynajmniej w teorii, korzystniejsze dla pracodawcy – mówi Monika Smulewicz.
Monitoring jako sposób ewidencjonowania czasu pracy?
Czy pracodawca może używać monitoringu wizyjnego do kontrolowania czasu pracy pracownika? Kwestię tę reguluje Kodeks pracy. Zgodnie z tymi przepisami, stosowanie środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu jest dozwolone, ale tylko w określonych przypadkach. Musi być niezbędne dla bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. – Z powyższego wynika, że pracodawca nie ma możliwości stosowania monitoringu wizyjnego w celu kontrolowania czasu pracy pracowników. Zastosowanie monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy ma służyć konkretnym celom wskazanym w przepisach ustawy – ocenia ekspertka HR na szpilkach.
Listy obecności i karty dostępu
Czy poza nowoczesnymi technologiami pracodawca może rejestrować czas pracy za pomocą innych narzędzi? Do tego celu można zastosować listy obecności, indywidualne identyfikatory lub karty dostępu.
– Elektroniczne rejestratory czasu pracy zapewniają wiele możliwości identyfikacji pracowników bez konieczności stosowania monitoringu wizyjnego. Pracownicy mogą logować się do systemu błyskawicznie przy pomocy PIN-u, numeru telefonu, kodu QR, karty lub breloka NFC. Każde zdarzenia wejścia/wyjścia opatrzone jest dokładną informacją co do miejsca, czasu i tożsamości pracownika nawet przy użyciu jego zdjęcia, bez konieczności nagrywania obrazu i rejestracji godziny przyjścia i wyjścia z pracy – mówi Monika Smulewicz.
Kodeks pracy stanowi, że to pracodawca ustala w wewnątrzzakładowych przepisach prawa pracy przyjęty w danym zakładzie pracy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy i obecności w pracy. Nakłada on na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, ale nie listy obecności. To dwie różne rzeczy. Podstawowa różnica pomiędzy nimi jest taka, że ewidencja jest obowiązkowa, zaś lista obecności jest dokumentem uzupełniającym, nieobowiązkowym. – W ewidencji odnotowuje się nie tylko obecność pracownika w pracy w danym dniu, ale także godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, ewentualne nadgodziny, absencje chorobowe, urlopy wypoczynkowe i zwolnienia od pracy (zarówno te usprawiedliwione, jak i nieusprawiedliwione). Dodatkowo, w ewidencji czasu pracy znajdą się także wszelkie wnioski dot. zlecania pracy w nadgodzinach, czy też zastosowania u pracownika zadaniowego systemu czasu pracy – tłumaczy ekspertka. Koniecznie trzeba pamiętać, że lista obecności, która z założenia dostępna jest dla wszystkich pracowników, nie może zawierać szeregu informacji chronionych przepisami RODO, takich jak np. nieobecność spowodowana chorobą.
Obecnie w wielu firmach sposobem potwierdzania obecności są czytniki kart magnetycznych lub linki, które pracownik otrzymuje na firmową pocztę i musi “kliknąć”, aby potwierdzić obecność i móc zacząć pracę w systemie.
Sprawdzenie obecności przez kontakt wzrokowy?
Czy obecność pracownika można zweryfikować za pomocą wzrokowego kontaktu i przywitania? – Jak najbardziej. W przypadku małych pracodawców wręcz jest to metoda rozsądna. Warto jednak zadbać o formalności i ustalić taki sposób potwierdzania obecności w przepisach wewnątrzzakładowych. Dla celów dowodowych, w kwestiach spornych na linii pracownik-pracodawca, może okazać się to cenne źródło wiedzy i zabezpieczenie dla obu stron stosunku pracy. W przypadku sporu z pracownikiem, to na pracodawcy ciążył będzie obowiązek dowodowy – tłumaczy Monika Smulewicz. Wskazuje ona, że pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.
