Dlaczego w komunikacji biurowej używa się skrótowców?
Polacy bardzo chętnie wprowadzają do swojej codziennej komunikacji z klientami czy współpracownikami angielskie zwroty i wyrażenia. Podobnie jest ze skrótowcami w języku angielskim. Dlaczego zyskują one coraz większą popularność? Celem akronimów jest szybsza i łatwiejsza wymiana informacji w środowisku pracy. Angielskie skrótowce na dobre przyjęły się również jako ułatwienie zapisywania notatek, np. podczas spotkań, prezentacji czy warsztatów.
Wady i zalety stosowania skrótowców
Jak każde narzędzie, tak i angielskie skrótowce i zwroty mają swoje wady i zalety. Choć w środowiskach biznesowych przyjęła się powszechna akceptacja wobec korzystania z tego typu ułatwienia w komunikacji, to nie oznacza to, że nie niesie to za sobą również mało pozytywnych konsekwencji.
Ograniczeniem komunikacji wspieranej skrótowcami w języku angielskim może być bariera językowa. Jeśli ktoś nie posługuje się tym językiem obcym na odpowiednim poziomie, to mało popularne słowa mogą być dla niego niezrozumiałe. Poza tym warto zwrócić uwagę na pewien brak formalności – w niektórych sytuacjach biznesowych po prostu nie wypada zastępować całych zdań jednowyrazowym skrótowcem. Powinniśmy upewnić się, czy na pewno nasza wiadomość jest napisana w sposób zrozumiały dla wszystkich jej adresatów. Stosowanie skrótowców może prowadzić do nieporozumień i błędów, co tak naprawdę przeczy ich celowi (którym jest jaśniejsza i szybsza komunikacja).
Jeśli chodzi o zalety stosowania angielskich skrótowców, to warto wspomnieć o szybkości, efektywności i oszczędności czasu, a co za tym idzie – oszczędności środków finansowych. Jeżeli upewnimy się, że zwroty, za pomocą których komunikuje się dany zespół, są zrozumiałe dla wszystkich jego członków, to korzystanie z nich spowoduje, że komunikacja w środowisku biznesowym zostanie ustandaryzowana i zrozumiała dla wszystkich pracowników.
Przede wszystkim warto ustalić zasady dobrej komunikacji w każdym zespole. Grupa potrzebuje jasnego i zrozumiałego dla wszystkich kodu komunikacyjnego. Stosowanie skrótowców powinno być również dostosowane do kontekstu oraz celu komunikacji.
Najpopularniejsze skrótowce
Przyjrzyjmy się znaczeniu najpopularniejszych skrótowców w języku angielskim, z których korzystamy w komunikacji biurowej.
AFAIC – AS FAR AS I’M CONCERNED, AS FAST AS I CAN
Ten skrótowiec oznacza „o ile wiem”. Jest tłumaczony również jako „na stan mojej wiedzy”. Oznacza, że dana informacja jest oparta na wiedzy nadawcy i nie musi być kompletna.
ASAP – AS SOON AS POSSIBLE
ASAP to „tak szybko, jak to możliwe”. Korzystamy z niego, kiedy chcemy poinformować, że praca jest pilna i trzeba ją wykonać jak najszybciej.
BRB – BE RIGHT BACK
BRB tłumaczymy jako „zaraz wracam” i używamy, gdy chcemy odejść na chwilę od komputera.
BTW – BY THE WAY
Piszemy BTW, gdy chcemy powiedzieć „przy okazji” lub „poza tym”. Używamy tego skrótowca, gdy chcemy wtrącić do rozmowy jakąś informację.
EOD – END OF THE DAY
Akronim „EOD” najczęściej odnosi się do końca dnia roboczego.
ETA – ESTIMATED TIME OF ARRIVAL
Tego skrótowca najczęściej używa się do tego, by określić szacowany czas przybycia do celu podróży. „ETA” pomaga planować i koordynować działania związane z transportem.
FAQ – FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
FAQ to najczęściej zadawane pytania. Często w sekcji FAQ na stronach internetowych użytkownicy mogą rozwiać swoje wątpliwości dotyczące danego wydarzenia czy usługi.
FYI – FOR YOUR INFORMATION
„Do Twojej wiadomości” to zwrot często stosowany w wiadomościach mailowych, kiedy chcemy przekazać istotną dla odbiorcy informację.
HTH – HOPE THAT HELPS
W taki sposób wyrażamy nadzieję, że przekazane informacje są dla odbiorcy naszej wiadomości pomocne.
IIRC – IF I REMEMBER CORRECTLY
Skrótowiec IIRC oznacza „jeśli dobrze pamiętam”. Używamy go, gdy nie jesteśmy pewni co do swojej pamięci i możemy się mylić.
IMHO – IN MY HUMBLE OPINION
IMHO to „Moim skromnym zdaniem”. W ten sposób wyrażamy w wiadomości swoją subiektywną ocenę na jakiś temat.
MNC – MULTINATIONAL COMPANY
MNC to po polsku „korporacja międzynarodowa”.
LMK – LET ME KNOW
Ten skrótowiec oznacza „Daj mi znać”. Korzystamy z niego, prosząc kogoś o poinformowanie nas o czymś w przyszłości.
OOO – OUT OF OFFICE
Jeśli wiesz, że któregoś dnia będziesz poza biurem, możesz to zakomunikować właśnie za pomocą skrótowca „OOO”.
PFA – PLEASE FIND ATTACHED
PFA jest często pisany na początku wiadomości, kiedy to zaczynamy wymieniać, o jakie pliki do załączenia prosimy naszych odbiorcę.
RFI – REQUEST FOR INFORMATION
„Prośbę o informację”, czyli RFI, stosujemy, gdy prosimy o dostarczenie szczegółowych informacji na jakiś temat (np. usługi czy terminów).
RFQ – REQUEST FOR QUOTATION
RFQ to „Zapytanie ofertowe”. Skrótowiec ten stosujemy, gdy prosimy o dostarczenie szczegółowych informacji na temat oferty.
RFP – REQUEST FOR PROPOSAL
„Zapytanie o propozycję” to zwrot, który pojawia się, gdy firma lub organizacja poszukuje szczegółowych propozycji bądź rozwiązań dotyczących określonego projektu lub zadania.
RSVP – RESPONDEZ S’IL VOUS PLAIT
Ten skrótowiec pochodzący z języka francuskiego również jest bardzo popularny, a po polsku można go przetłumaczyć jako prośbę o potwierdzenie przybycia.
TBC – TO BE CONFIRMED
To be confirmed można przetłumaczyć jako „Do potwierdzenia”. Skrótowca tego używamy, gdy chcemy oznaczyć, że pewne informacje nie są jeszcze pewne.
TBH – TO BE HONEST
Jeśli chcemy powiedzieć coś ze zwrotem „Szczerze mówiąc”, możemy skorzystać z angielskiego TBH. W ten sposób podkreślamy szczerość i uczciwość naszej wypowiedzi.
WFH – WORK FROM HOME
Wyrażenie „Work From Home” możemy przetłumaczyć jako pracę z domu. Akronim ten jest używany do określenia sytuacji, w której to pracownik wykonuje swoje obowiązki z domu.
Korzystanie w komunikacji ze skrótowców pozwala na szybsze przekazywanie wiadomości ważnych dla zespołu. Poza tym to duże ułatwienie w zespołach rozproszonych i w międzynarodowych środowiskach biznesowych, w ramach których to właśnie język angielski jest językiem uniwersalnym. Warto zatem korzystać ze skrótowców w języku angielskim, a w razie potrzeby – korzystać z naszej listy!
