Przygotowanie komunikatu HR to jedno. Kluczowe jest jego dopracowanie w taki sposób, aby został dobrze zinterpretowany przez różnych odbiorców, a rozwiązania znajdujące się w jego treści nie były przez nich kwestionowane. Poznaj kilka najważniejszych zasad budowania skutecznego komunikatu.
1. Komunikuj w sposób jasny i konkretny
Pracownicy działów kadr komunikują się z osobami z różnych grup zawodowych czy wiekowych. Pamiętaj, że Twój komunikat nie startuje w konkursie na treść z największą liczbą branżowych słów czy anglicyzmów. Pisz i mów tak, żeby ci, do których się zwracasz, mogli Cię zrozumieć. Nie polecam więc stosowania słownictwa znanego tylko wąskiemu gronu specjalistów.
Dotyczy to również ogłoszeń rekrutacyjnych, które zamieszczasz na zewnętrznych portalach lub firmowej stronie internetowej. Komunikuj się w sposób klarowny i rzeczowy. Jeśli w zakresie obowiązków piszesz, że poszukujesz osób, które będą „umawiać spotkania”, to określ dokładnie z kim będą to spotkania oraz w jaki sposób mają być umawiane.
Komunikat powinien być precyzyjny: po to, żeby nie generować niejasności – wszelkie ogólniki omijajmy bardzo szerokim łukiem.
2. Komunikuj otwarcie
Ważne, żeby komunikacja była możliwie najbardziej otwarta i szczera. Nawet jeśli wydaje Ci się, że dany temat jest tak błahy, że szkoda czasu na tworzenie komunikacji, to jednak możesz być w dużym błędzie. Nie wszystko jest jasne i oczywiste w ten sam sposób dla każdego z nas.
Ważne, żeby na bieżąco przekazywać informacje na temat tego, co dzieje się w naszej organizacji. Jeden z gorszych scenariuszy komunikacyjnych, to sytuacja, w której pracownicy dowiadują się o zmianach w firmie, jej sukcesach czy niepowodzeniach nie od Ciebie, tylko np. z mediów czy od znajomych. W przypadku procesów rekrutacyjnych, ta otwartość może przejawiać się np. w informowaniu kandydatów jeszcze na początku procesu, jakie widełki płacowe są przewidziane na danym stanowisku. Warto się do tego „przyzwyczajać”, bo w niedalekiej przyszłości, za sprawą unijnej dyrektywy, stanie się to obowiązkiem.
3. Przekazuj informacje szybko
Nie daj się wyprzedzić w komunikacji mediom lub, co gorsze. korytarzowym plotkom. Odwlekanie jest dla nich niezłą pożywką. To Ty, jako pracownik organizacji i działu HR, masz dostęp do kluczowego źródła informacji (najwyższe kierownictwo, zarząd) na temat tego, co dzieje się w Twojej firmie (a przynajmniej tak powinno być). Bądź rzetelnym informatorem nie tylko dla pracowników, ale także współpracuj aktywnie z działami komunikacji, dostarczając im potrzebnej wiedzy.
4. Dostosuj kanał komunikacji do swojego odbiorcy
Jeśli Twoja organizacja obejmuje zarówno pracowników hali produkcyjnej bądź magazynu oraz biur, to musisz pamiętać o zastosowaniu różnych kanałów komunikacji. Nie wystarczy bowiem newsletter czy intranet, skoro część załogi nie korzysta z komputerów w trakcie pracy. W takiej sytuacji warto pomyśleć o drukowanej gazetce firmowej oraz tablicy ogłoszeń w kantynie. Ważne – jeśli sprawy, o których komunikujesz, dotyczą całej organizacji, to musisz wypuszczać jednolity komunikat wszystkimi kanałami tak, aby dotarł do wszystkich pracowników firmy.
W przypadku komunikacji zewnętrznej, jeśli poszukujesz młodych pracowników z branży IT, to najlepszym miejscem na Twoje ogłoszenia o pracę będą media społecznościowe oraz fora skupiające np. programistów.
5. Otwórz się na rozmowę i słuchaj
Informujesz, ale nie dajesz szansy na odpowiedź czy zadawanie pytań? To duży błąd, bo powinno Tobie zależeć na dialogu. Tylko tak bowiem możesz poznać nastroje pracowników lub opinie na temat swojej organizacji. Tworząc komunikaty, zawsze kończ je informacją na temat tego, z kim można się w danej sprawie skontaktować oraz do kogo zwrócić w razie pytań.
6. Pytaj i proś o informację zwrotną
Nie wystarczy jedynie komunikować na bieżąco tego, co dzieje się z organizacją, jakie zachodzą w niej procesy i jakie są plany na rozwój. Warto również zapytać pracowników o ich nastroje, preferencje czy pomysły. Możesz w ten sposób budować ich zaangażowanie oraz przywiązanie do firmy, jako miejsca, w którym ich głos się liczy. Chcesz wdrożyć nowy program benefitów dla pracowników? Przeprowadź wcześniej ankietę, zapytaj o ich potrzeby, dowiedz się czego oczekują od swojego pracodawcy.
7. Komunikuj się systematycznie
Systematyczna komunikacja pozwala przyzwyczaić się odbiorcom do tego, że dział HR jest obecny w ich zawodowym życiu, dba o właściwą komunikację i jest otwarty na rozmowę.
Warto się komunikować i warto robić to dobrze. Dział HR jest niejako wizytówką firmy – zarówno w kontaktach z pracownikami, jak i na zewnątrz. Zła komunikacja może znacząco utrudnić np. działania z zakresu employer brandingu, a niekiedy może być przyczyną dużej rotacji pracowników. Z kolei dobra komunikacja, czyli taka, która spełnia m.in. zaprezentowane powyżej warunki, ułatwia budowanie trwałych relacji, sprzyja pozytywnemu candidate experience i sprawia, że pracownicy czują się ważni, bezpieczni i wysłuchani.
