Wdrożenie tego rodzaju narzędzi powinno być dobrze przemyślane. Jednym z zagrożeń związanych z nieudanym procesem implementacji systemu w firmie jest niekorzystanie z niego przez pracowników. Poniżej można znaleźć kilka wskazówek, o których warto pamiętać podczas realizowania procesu wdrożeniowego. Ich zastosowanie zwiększy prawdopodobieństwo udanego zakończenia projektu.
1. Zweryfikowanie systemów wykorzystywanych w firmie
Duża część systemów jest skonstruowana modułowo. Firmy wykupują dostęp do funkcjonalności, które są im aktualnie potrzebne. Warto więc, zanim zdecydujemy się na wdrożenie nowego systemu, zweryfikować, czy te narzędzia, które obecnie są wykorzystywane w firmie, nie posiadają interesujących nas funkcji. Zdarza się również, że potencjał poszczególnych narzędzi jest wykorzystywany jedynie w części. W takim przypadku również łatwo o przeoczenie użytecznych funkcjonalności.
2. Określenie potrzeb i priorytetów
Jednym z etapów wdrożenia systemu jest analiza rynku. Żeby móc ją właściwie przeprowadzić, warto zacząć od jasnego określenia potrzeb firmy i priorytetów. Trzeba ustalić, jakie czynniki będą decydujące przy wyborze systemu.
- Szukamy narzędzia, które zaspokoi nasze potrzeby w wielu dziedzinach, a może będzie dotyczyło jedynie ściśle określonego obszaru?
- Czy budżet mocno ogranicza nam wybór i będzie decydującym czynnikiem?
- Czy narzędzie musi być kompatybilne z systemami, które są już wdrożone w firmie?
- Jakie funkcjonalności są najważniejsze?
- Czy zależy nam na tym, żeby móc go rozwijać w przyszłości o kolejne moduły?
3. Analiza potrzeb grup docelowych
Jeśli system, który wdrażamy, będzie wykorzystywany przez pracowników z różnych działów, warto zweryfikować potrzeby ich przedstawicieli. Można zastosować kilka sposobów, np. przeprowadzić warsztaty czy wywiady grupowe. Dobrze przeprowadzone spotkanie może przynieść kilka korzyści – umożliwi zdobycie ważnych informacji, pokaże pracownikom, że ich opinia jest dla nas istotna i potencjalnie zachęci ich do korzystania z systemu w przyszłości.
4. Intuicyjność narzędzia
Równie ważna jak funkcjonalność narzędzia jest jego intuicyjność. Dzięki niej będzie nam łatwiej wdrożyć kolejnych pracowników. Większość dostawców systemów oferuje potencjalnym klientom miesiąc darmowego dostępu do danego narzędzia. Warto skorzystać z takiej możliwości. Jedynie w ten sposób przekonamy się, czy dany system spełni nasze oczekiwania.
5. Współpraca z dostawcą
Wdrażając system, będziemy chcieli z niego korzystać przez dłuższy czas, warto więc pamiętać, żeby wziąć pod uwagę przy podjęciu ostatecznej decyzji dotyczącej wyboru rozwiązania, jakość obsługi oferowanej przez danego dostawę. Jeśli musimy długo czekać na potrzebne nam informacje, a obsługa nie jest dobrze przygotowana merytorycznie do współpracy, powinniśmy uznać to za sygnał ostrzegawczy. Istotne jest również podejście firmy do rozwoju produktu. Prawodawstwo często się zmienia, więc narzędzie powinno być do niego dostosowywane.
6. Promocja systemu
Paradoksalnie o sukcesie całego projektu może zadecydować etap jego promocji i rozpowszechniania wśród pracowników. Powinniśmy zaprezentować informacje w łatwy i zachęcający sposób. Wiele osób będzie negatywnie podchodziło do zmiany. Dlatego warto przedstawić narzędzie w taki sposób, który ukaże pracownikom jego korzyści. Co więcej, ważnym etapem są szkolenia, podczas których grupa docelowa lepiej poznaje funkcjonalności nowego systemu.
7. Integracja systemów
Jeśli w firmie korzystamy z wielu narzędzi, warto wziąć pod uwagę to, czy możliwa jest integracja poszczególnych z nich. Może to skrócić bądź zautomatyzować poszczególne procesy.
8. Kastomizacja systemu
Wiele firm daje swoim klientom możliwość wdrażania zmian w oferowanym przez siebie narzędziu. I warto o tym pamiętać. Jeśli w trakcie okresu testowego nie było jakieś potrzebnej nam funkcjonalności, to nie oznacza, że nie można jej wdrożyć. Co więcej, zagraniczne rozwiązania można dostosować do polskich realiów (np. jeśli chodzi o różnorodne warianty urlopów ustanowione przez polskie prawo).
Oczywiście powyższa lista nie wyczerpuje kwestii istotnych podczas procesu wdrażania systemu. Zwraca jednak uwagę, że powinien się on koncentrować na potrzebach grupy docelowej. Jedynie dzięki ich uwzględnieniu możemy liczyć na pozytywne przyjęcie zmian.
