Stay interview, czyli wartość rozmowy z pracownikiem

14.06.22
clock 8 min.
Joanna Kamińska
W zakresie rozmów z zatrudnionymi osobami pracodawcy posiadają największe doświadczenie w obszarze spotkań rekrutacyjnych i później w zasadzie dopiero przy exit interview. W wielu firmach rozmowy z pracownikami odbywają się zbyt rzadko, a przez brak ustrukturyzowania ich przebiegu nie przynoszą ważnych informacji dotyczących nastrojów, zaangażowania pracowników i ich zadowolenia z pracy.

Raport Gallupa dotyczący osób, które odeszły z obecnego miejsca pracy, wskazuje, że 51% z nich w ciągu trzech miesięcy przed opuszczeniem firmy nie miało spotkania dotyczącego ich zadowolenia z pracy lub przyszłości w organizacji. Ani bezpośredni przełożony, ani inny lider nie zwrócili uwagi na to, że pracownik wkrótce opuści daną firmę. Co gorsze, zapewne można założyć, że gdyby podobne badania przeprowadzić na polskim rynku, odsetek takich osób byłby jeszcze wyższy.

Taka sytuacja może wynikać z zaniedbania, braku świadomości znaczenia rozmów, jednak bardzo często jest konsekwencją tego, że jako pracodawcy boimy się rozmawiać z pracownikami. Obawiamy się, że usłyszymy coś, z czym nie będziemy wiedzieli, jak sobie poradzić lub że pracownik poprosi o podwyżkę, której na ten moment nie chcemy mu zaoferować. Jednak czy jeśli nie zapytamy, to problem nie będzie występował? Niestety trudności, których nie dostrzegamy, kumulują się i prędzej czy później i tak trzeba będzie nimi zarządzić, a jak pokazują wyniki badań Gallupa, czasami może być już za późno.

Stay interview – korzyści dla firmy

Warto jednocześnie mieć świadomość, że jeśli zadaje się pracownikom pytania o ich perspektywę dotyczącą miejsca pracy, zaczynają o tym myśleć i zastanawiać się nad tym, co jest dla nich ważne, a co im nie odpowiada. Jeśli głośno wyrażą swoje zdanie, zyskuje ono dla nich jeszcze większą moc, więc będą oczekiwać tego, że jeśli zgłoszą jakiś problem, zostanie on rozwiązany. To jest największe ryzyko wdrożenia tego typu rozmów i jeśli chcemy zacząć pracę z tym narzędziem, musimy być otwarci na działanie. Aby stay interview spełniało swoją rolę, potrzeba trochę czasu.

Jeśli pracownicy głośno wyrażą swoje zdanie, zyskuje ono dla nich jeszcze większą moc, więc będą oczekiwać tego, że jeśli zgłoszą jakiś problem, zostanie on rozwiązany.

Nierzadko pierwsze spotkania oscylują wokół wynagrodzenia, a pracownicy wręcz czują się w obowiązku, aby znaleźć obszary, które im nie odpowiadają, aby móc podać jakąś informację podczas rozmowy. Jednak w miarę uczenia się przez organizację tego narzędzia, przynosi ono coraz lepsze efekty, a rozmowy dotyczą wielu innych obszarów, nie tylko wynagrodzenia.

Jak rozmawiać z pracownikami

Regularne spotkania i rozmowy z pracownikami pozwalają trzymać rękę na pulsie, monitorować zaangażowanie i identyfikować pojawiające się problemy. Ważne jest to, aby menedżerowie mieli świadomość, jaki sposób komunikacji trafia do ich zespołu i w jakiej strukturze rozmowy czują się oni najbardziej komfortowo.

Dobrym rozwiązaniem jest prowadzenie w firmie zaplanowanych spotkań opartych na przemyślanych pytaniach. A jeśli jednocześnie mamy dobry kontakt z pracownikami, to możemy wychwycić ich trudne momenty, stresujące sytuacje czy chwile, w których powinniśmy ich wesprzeć. Wtedy mamy pełne spektrum wiedzy na temat tego, co jest istotne dla pracownika i czy powinniśmy w danym momencie w jakiś sposób zainterweniować.

Sposób prowadzenia rozmów w dużej mierze zależy od specyfiki pracy, a także od wieku pracownika. Pamiętajmy, że młodsze pokolenia potrzebują innego rodzaju komunikatów z inną częstotliwością niż pokolenia starsze. Pokolenie Z oraz millenialsi potrzebują częstszego feedbacku i z podobną częstotliwością oczekują także rozmów z pracodawcą dotyczących ich postrzegania miejsca pracy.

Kultura pracy to także kultura rozmowy

Stay interview powinny być stałym elementem, wtedy też przynoszą najlepsze rezultaty. Ich częstotliwość warto dopasować do kultury pracy firmy, zazwyczaj spotkania kwartalne spełniają swoją funkcję i pozwalają monitorować sytuację. Specyfika firmy wyznacza także to, kto jest odpowiedzialny za przeprowadzanie takich spotkań – czasami jest to bezpośredni przełożony, a w innych przypadkach osoba z działu personalnego. Niezależnie od tego, jaka forma zostanie wybrana, ważne, aby pytania lub zagadnienia do omówienia były wspólnie przygotowane i pozwalały na identyfikowanie sytuacji trudnych.

Przygotowując się do wdrożenia stay interview, warto zastanowić się, czy mamy jakiś nadrzędny cel, który chcemy osiągnąć. Być może pojawiają się niepokojące sygnały i to one są dla nas bodźcem do wdrożenia tego rozwiązania? Cel nakreśli nam pytania, które będziemy zadawać pracownikom oraz to, kto takie rozmowy powinien przeprowadzać.

Jeśli pracujemy w kulturze organizacyjnej, w której HR jest blisko ludzi i włącza się aktywnie w rozmowy z nimi, warto wykorzystać to także przy stay interview. Jeśli menedżer prowadzi z pracownikami cykliczne spotkania 1 : 1 dotyczące feedbacku, HR może przeprowadzać rozmowy z zakresu stay interview. Wtedy uzyskamy pełny obraz dotyczący danego pracownika i będziemy mogli połączyć te różne perspektywy w całość.

Rozmowy z pracownikami a praca zdalna

Praca zdalna jest znaczącym utrudnieniem pod kątem identyfikowania potrzeb i problemów pracowników. Nie widzimy już ich bowiem na co dzień przy biurku obok, nie rozmawiamy przy kawie w kuchni. Powoduje to, że wiele sygnałów, które moglibyśmy wyłapać pracując stacjonarnie, umyka.

Przy pracy online tym bardziej istotne jest dbanie o stay interview, aby przy braku spontanicznej możliwości identyfikowania problemów, wdrożyć usystematyzowane rozwiązania, które z jednej strony pracodawcy zapewnią wiedzę o pracowniku, a z drugiej dadzą zatrudnionym osobom pewność, że HR lub menedżer dbają o nich i interesują się ich problemami oraz oczekiwaniami.

Przy pracy zdalnej, jak i stacjonarnej możemy także wykorzystać dodatkowe narzędzia umożliwiające badanie nastrojów pracowników, tzw. pulse checks, które mogą być dobrym uzupełnieniem do stay interview, nie powinny go jednak zastępować.

Wywiady z pracownikami – krok po kroku

Aby stay interview zostały odpowiednio przyjęte w organizacji, trzeba pamiętać o tym, aby właściwie je przeprowadzić:

  • Przygotuj odpowiednio dopasowane pytania, tak aby pasowały do celu, który chcesz osiągnąć. Spróbuj sam na nie wcześniej odpowiedzieć lub przeprowadzić z kimś próbną rozmowę – to pomoże ocenić, czy są sformułowane wystarczająco jasno.
  • Uprzedź pracownika o spotkaniu – aby mógł zaplanować sobie ten czas i przygotować się.
  • Przekaż pracownikom informację o tym, w jakim celu będą odbywały się spotkania oraz na jakie tematy będziecie rozmawiać (nie ma jednak potrzeby udostępniania pytań).
  • Zadbaj o komfortowe miejsce rozmowy z pracownikiem.
  • Rób notatki.
  • Słuchaj aktywnie – dopytaj, jeśli nie jesteś pewny, czy dobrze zrozumiałeś, parafrazuj. Jeśli pojawią się tematy trudne, nie podsycaj ich, nie odnoś się także do plotek.
  • Pamiętaj, aby zostawić przestrzeń na dodatkowe komentarze pracownika. Być może chce powiedzieć coś więcej, ponad to co miałeś zaplanowane w pytaniach.
  • Wyciągnij wnioski i zaplanuj dalsze kroki. Jeśli po spotkaniu będą wprowadzane jakieś zmiany czy kontynuowane działania, o których wspominał pracownik, pamiętaj, aby przekazać mu później taką informację.

Stay interview – jakie pytania zadać?

Pytania w trakcie spotkania powinny dotyczyć obecnej sytuacji pracownika, tego jak się czuje w firmie, w zespole i na swoim stanowisku. Warto dopytać także o to, na czym zależy mu w przyszłości, czy ma jakieś oczekiwania w stosunku do swojego rozwoju, zadań czy atmosfery pracy.

Warto trzymać się tej samej struktury pytań, aby pracownik na kolejnych spotkaniach wiedział, czego będą one dotyczyły, a także abyśmy mieli porównanie wyników między pracownikami. Dodatkowo warto oczywiście uzupełnić rozmowę o personalizowane pytania, aby wypadła jak naturalne spotkanie, nie jak przymusowa rozmowa oparta na sztywnym schemacie.

Przykładowe pytania do stay interview:

  • Co lubisz w swojej pracy?
  • Które zadania Ci nie odpowiadają?
  • Czy jest coś, co chciałbyś zmienić w swojej pracy?
  • Jak oceniasz atmosferę w swoim dziale?
  • Jak oceniasz współpracę między działami?
  • Czy otrzymujesz na czas potrzebne informacje?
  • Jak oceniasz współpracę z Twoim przełożonym?
  • Czy czujesz się zmotywowany do pracy?
  • Czy masz jakieś potrzeby w zakresie rozwoju?
  • Czy jest jakiś temat, który chciałbyś poruszyć?

Co zrobić z wnioskami ze stay interview?

Uzyskanie odpowiedzi to bardzo ważny punkt, ale to nie koniec pracy, a w zasadzie dopiero jej początek. Jeśli zadajemy pytania i otrzymujemy odpowiedzi, musimy liczyć się z tym, że musimy zareagować na informacje, które otrzymaliśmy.

Dlatego też o sukcesie stay interview świadczy to, na ile firma jest gotowa na przyjmowanie sugestii pracowników i wdrażanie ewentualnych zmian. Jeśli pracownik zdecydował podzielić się swoją opinią, powinniśmy tym zarządzić. Jeśli nie mamy w planie wprowadzania jakichkolwiek działań dalej, to oznacza, że jako organizacja nie jesteśmy gotowi na to, aby wdrażać narzędzie, które otwarte jest na dialog z pracownikiem. W takiej sytuacji powinniśmy zacząć od wypracowania swojej gotowości oraz narzędzi, które nam w tym pomogą i dopiero na bazie tego wdrażać stay interview w firmie.

Źródło:
https://www.tlnt.com/3-steps-for-conducting-effective-stay-interviews/