Skuteczne sposoby na motywowanie pracowników do powrotu do biur

25.04.22
clock 6 min.
Joanna Kamińska
Po dwóch latach pandemii część firm zamierza na stałe pozostać przy formule pracy zdalnej. Inne jednak decydują się na wprowadzenie opcji hybrydowej lub na całkowity powrót do biur. Zwolenników home office wśród zatrudnionych osób jest jednak zdecydowanie więcej niż jej przeciwników, dlatego też przed wieloma pracodawcami trudny czas i konieczność wypracowania sposobów na to, aby zachęcić zatrudnione osoby do pracy stacjonarnej.

Z jednej strony pracodawcy dostrzegają, że praca zdalna przynosi korzyści pod postacią wzrostu produktywności zatrudnionych osób (zdaniem 72% firm, na podstawie badania Poly, 2022) oraz pozwala na oszczędności związane z koniecznością wynajmu powierzchni biurowych. Z drugiej jednak coraz wyraźniej widać negatywny wpływ pracy zdalnej na kształtowanie się relacji oraz dbałość o kulturę organizacyjną firmy. Zgodnie z badaniem Poly ponad 70% respondentów wskazuje na powyższe elementy. Dlatego też niektórzy pracodawcy pomimo trudności związanych z organizowaniem powrotów do biur, decydują się na przeorganizowanie stylu pracy i starają się na nowo podejść do tematu pracy stacjonarnej.

O wnioskach wynikających z dwóch lat pracy hybrydowej pisaliśmy TUTAJ.

Jak wskazują wyniki badań The Conference Board, choć część firm myślała już o wznowieniu pracy stacjonarnej z uwagi na trwającą pandemię, a prawie połowa organizacji nie zdecydowała się jeszcze na ten krok i nie deklaruje nawet terminu powrotu do biura. W różnych krajach podejście do systemu pracy może się różnić, gdyż wpływa na nie zarówno sytuacja epidemiologiczna w danym regionie, jak i uwarunkowania rynku pracy. Jednak oczekiwania pracowników i wyzwania poszczególnych organizacji są zbliżone.

Motywowanie pracownika do powrotu do biura

Podejście pracowników do kwestii powrotu do biur bywa różne. Jak wskazują badania Conference Board, 60% pracowników nie ma problemu z powrotem do pracy w biurze, a najbardziej gotowe na tę zmianę są osoby na stanowiskach kierowniczych. Odsetek ten zapewne różni się też w zależności od branż i warto mieć na uwadze, że zwłaszcza przy tych stanowiskach, które są deficytowe, warto decyzje o powrotach do biura podejmować rozsądnie i stopniowo.

Sytuacja na rynku pracy jasno wskazuje, że nawet organizacje, które na początku pandemii deklarowały, że nie będzie już u nich powrotu do pracy biurowej, zaczynają dostrzegać wartość tego, że pracownicy są obecni w biurze. Wdrażane są m.in. następujące rozwiązania:

  • przywracanie udogodnień w biurze, które były dostępne przed pandemią – masaże, siłownie, np. w biurze Google w Kalifornii,
  • tworzenie miejsc dla zwierząt pracowników,
  • ścianki wspinaczkowe.

Pracodawcy starają się także dopasować wygląd biura i jego funkcjonalności, tak aby zwiększyć liczbę przestrzeni wspólnej, a także wygospodarować miejsce na cichą pracę czy relaks, by pracownicy mieli komfort wykonywania zadań, jak podczas pracy w domu.

Co pracownicy myślą o pracy zdalnej?

Początkowo wydawało się, że pracownicy nie będą chcieli wracać do biura z uwagi na obawy związane ze zdrowiem i pandemią. Jednak po ponad 2 latach funkcjonowania w nowej rzeczywistości zagadnienia związane z obawami o zdrowie nie są tak znaczące. Wśród powodów przemawiających na rzecz pracy w domu są najczęściej:

  • większa elastyczność pracy,
  • oszczędność czasu i kosztów związanych z brakiem dojazdów,
    mniej formalne warunki pracy.

Jednocześnie jednak pracownicy są świadomi tego, że praca w domu zaburza im często work-life balance, powoduje większy stres, poczucie presji i pracę po godzinach. Dlatego też osoby, które preferują home office, jednocześnie oczekują od pracodawcy wsparcia w zakresie organizacji trybu pracy.

Praca hybrydowa – etap przejściowy czy docelowe rozwiązanie?

Część firm decyduje się na wprowadzenie pracy hybrydowej jako rozwiązania, które pozwoli na zachowanie elastyczności oraz utrzymanie wysokiej efektywności, a jednocześnie na dbałość o relacje i kulturę organizacyjną firmy. Połączenie home office z dniami biurowymi dla wielu organizacji jest rozwiązaniem docelowym. Są jednak firmy, które postawiły na pracę hybrydową jako etap pośredni pozwalający na płynne przejście między pracą zdalną a całkowitym powrotem do biura. Daje to pracownikom możliwość przyzwyczajenia się do tej zmiany i stopniowego budowania nowych przyzwyczajeń.

Jak zachęcić pracowników do pracy w biurze?

Chcąc zmienić tryb pracy na hybrydowy lub stacjonarny, warto zwrócić uwagę na obawy pracowników związane z powrotem do biura oraz na potencjalne zalety, które mogą dostrzegać przy tej okazji. Warto rozmawiać z zatrudnionymi osobami i na tej podstawie przygotować się do przeorganizowania systemu pracy.

Priorytetem zapewne będzie zadbanie o elastyczność, gdyż to jedna z głównych wartości, którą dostrzegają osoby wykonujące zadania podczas pracy w domu. Dobrym rozwiązaniem będzie stopniowe zmienianie warunków pracy oraz zastanowienie się, na jaki margines pracy zdalnej możemy sobie pozwolić.

Warto pozostawić dni pracy zdalnej, a w trakcie dni biurowych zadbać o to, aby pracownicy mieli poczucie dobrze wykorzystanego czasu. Dlatego też firmy decydują się na przeorganizowanie przestrzeni i organizowanie w nich spotkań zespołowych.

Praca w biurze – jak przekonać pracowników?

Zachęcając pracowników do powrotu do biura powinniśmy odpowiednio dobrać argumenty. Bardzo często firmy popełniają błąd, argumentując powrót do biura dbałością o wydajność i realizację celów. Jeśli jednak pracownicy są efektywni, a cele są osiągane, takie podstawy nie będą brzmiały szczerze. Dlatego też warto podkreślać znaczenie relacji, współpracy, firmowych wartości i atmosfery, a przy dniach pracy w biurze powinniśmy poświęcić także czas na to, aby dać pracownikom przekonanie, że o te czynniki faktycznie dbamy. Dzięki temu na własnym przykładzie odczują, jakie korzyści daje im praca w biurze.

Bardzo często firmy popełniają błąd, argumentując powrót do biura dbałością o wydajność i realizację celów. Jeśli jednak pracownicy są efektywni, a cele są osiągane, takie podstawy nie będą brzmiały szczerze.

Biorąc pod uwagę fakt, że niektóre z firm od 2 lat pracują w trybie home office, to część ich zespołu, która dołączyła w trakcie tego okresu, nie miała jeszcze okazji pracować stacjonarnie. U nich może pojawić się obawa związana z poznaniem innych pracowników na żywo i niepewność, czy dopasują się do stylu pracy, który panował w biurze. Warto pamiętać o tej grupie i dodatkowo zadbać o ich komfort powrotu. Można wówczas pomyśleć o integracji pracowników czy zespołów, aby te osoby, które nie miały jeszcze okazji spotkać się w biurze, miały możliwość poznania się w luźniejszej atmosferze.

Przy zachęcaniu pracowników do pracy w biurze warto podejść do tego podobnie jak do informowania i przekonywania do każdej innej zmiany. Trzeba zadbać o komunikację, zniwelowanie obaw i pokazanie korzyści. Dodatkowo warto zastanowić się, jaki sposób pracy jest najbardziej efektywny dla naszego biznesu oraz czy decyzja dotycząca miejsca pracy nie wpłynie negatywnie na rotację w naszym zespole.