Siedem kompetencji dobrego szefa

13.10.20
clock 7 min.
Joanna Sieradzka
Dzień Szefa przypada 16 października. W niektórych zespołach obchodzony hucznie, radośnie i szczerze, w innych – wyłącznie z poczucia przyzwoitości i pod lekką presją. Jakie cechy ma dobry przełożony? Na pewno można zwrócić uwagę na kilka ważnych aspektów w pracy menedżera.

O szefach, menedżerach, kierownikach, dyrektorach i wszelkiego rodzaju przełożonych powstało mnóstwo dowcipów i memów. Niemal każdy z nich ma jakieś przezwisko, często niezbyt sympatyczne i skrzętnie przed nim ukrywane. Są szefowie – kontrolerzy, szefowie – luzacy, szefowie z piekła rodem, ale i szefowie roku.

Jak być DOBRYM szefem?

Do skutecznego i etycznego zarządzania ludźmi trzeba mieć zestaw naprawdę różnorodnych cech. To mieszanka kompetencji twardych i miękkich, części z nich można się nauczyć „z poradników”, wielu – po latach szefowania, a z niektórymi dobrze jest się po prostu urodzić.

I choć trudno napisać definicję dobrego szefa, można pokusić się o zebranie kilku umiejętności, które sprawią, że kubek z napisem „najlepszy szef” będzie podarkiem ze szczerego serca.

1. Deleguj zadania

Wydawać by się mogło, że praca przełożonego opiera się głównie na rozdzielaniu zadań pomiędzy swoich pracowników. Jednak rzeczywistość pokazuje, że wielu z nich uprawia – często nieświadomie – tzw. mikrozarządzanie. Nawet na najwyższym szczeblu, w natłoku dziesiątek zadań, taki szef musi mieć wgląd we wszystkie procesy. Często przejmuje ich realizację, przekonany, że nikt nie zrobi tego lepiej i szybciej lub po prostu z braku zaufania do kompetencji swoich podwładnych.

Delegowanie zadań to duża sztuka. Faktycznie wymaga kontroli, ale nad stopniem obłożenia pracą poszczególnych członków zespołu. Dzięki temu zadania są rozdzielone równomiernie i zgodnie z kompetencjami pracowników. Umożliwia to członkom zespołu rozwijanie się w ramach swojej specjalizacji, zaś szef tworzy dobrze działający zespół, w którym każdy wie, jakie są jego zadania i rola.

2. Egzekwuj, nie kontroluj

Często mówi się, że kontrola jest podstawą zaufania. Na krótką metę taka polityka może i zda egzamin, ale długoterminowo – nigdy. Dlaczego? Po pierwsze szef w pewnym momencie będzie zajmował się tylko kontrolowaniem każdego kroku i czynności pracowników (a tym samym porzuci zadania związane np. z realizacją strategii firmy, samorozwojem itp.), zaś jego podwładni, będąc wiecznie w ukrytej kamerze, szybko stracą chęć do pracy, a miejsce motywacji zajmie stres i wypalenie zawodowe.

Zamiast śledzenia i sprawdzania zastosuj etapowe egzekwowanie zadań. Jeśli to możliwe, projekt podziel na mniejsze części (lub umów się z pracownikiem na określoną częstotliwość raportowania postępów prac) i rozliczaj go z efektów pracy: jakości i terminowości w miejsce ciągłej kontroli, która często wiąże się z opisaną wyżej nieumiejętnością delegowania zadań.

Zadbaj o to, żeby terminy i pożądane efekty pracy były dla pracownika jasne i podkreśl, że jeśli z jakiegoś powodu finalizacja zadania może być zagrożona – pracownik powinien jak najszybciej o tym poinformować, abyście mogli wspólnie znaleźć rozwiązanie. Taki model pracy buduje samodzielność zespołu i jednocześnie Twój autorytet.

3. Bądź szefem, nie kumplem

Czasem wychodzimy z założenia, że przyjacielskie relacje w pracy są oznaką dobrze funkcjonującego zespołu i jak najlepiej świadczą o nas jako o przełożonym. Faktycznie, dopóki wszystko układa się po naszej myśli i praca przebiega bez zakłóceń – taki układ może się sprawdzić. Jeżeli jednak którakolwiek strona zaczyna nadużywać przyjacielskich relacji bądź wpływają one na jakość pracy – znacznie trudniej będzie rozwiązywać takie problemy, pozostając w relacji mocno nacechowanej emocjonalnie.

Nie oznacza to oczywiście, że nie możemy nawiązywać kontaktów prywatnych ze swoimi pracownikami. Jednak rozgraniczenie życia zawodowego od prywatnego to bardzo trudne zadanie, warto zatem zastanowić się, czy będziemy w stanie mu podołać.

4. Ucz się, kiedy możesz

Stanowisko menedżerskie wymaga szeregu kompetencji. Wśród nich na czoło wysuwa się bycie ekspertem w swojej dziedzinie. Niezależnie od tego, czy to technologie informatyczne, rolnictwo, farmacja czy przemysł budowlany: żadna branża nie stoi w miejscu i obowiązkiem przełożonego jest posiadać zawsze najświeższy możliwy stan wiedzy.

Regularne poszerzanie swoich umiejętności nie tylko uczyni nas dobrym szefem, który zna się na rzeczy. To kolejny filar naszego autorytetu, ale i motywacja dla pracowników do podnoszenia swoich kompetencji. To także rola eksperckiego wsparcia przy rozwiązywaniu trudnych sytuacji i wartość sama w sobie, wszak o samorozwój zawodowy warto dbać niezależnie od etapu kariery, na którym jesteśmy.

5. Komunikuj

Dobra komunikacja bywa jak yeti – podobno istnieje, ale nikt jej nie widział. I faktycznie, problemy z przekazywaniem swoich oczekiwań, jasnym formułowaniem myśli czy udzielaniem feedbacku są często wymieniane jako cechy, nad którymi menedżerowie powinni popracować. Często w ferworze pracy polecenia wydajemy w pośpiechu, szczątkowo, bez określenia np. terminu na dostarczenie zadania. Takie sytuacje rodzą wiele niedomówień, a w efekcie konflikty i błędy.

Niech pracownicy otrzymują możliwie pełne, rzetelne i spójne informacje. Bądź otwarty na dodatkowe pytania, określaj czas, oczekiwane efekty i przedstaw cel realizowanych zadań. Zadbaj też o feedback (obustronny!), podczas którego porozmawiacie o mocnych i słabych momentach pracy, o obszarach do poprawy oraz o tych, które mają szczególną wartość.

6. Celebruj work-life balance

Choć nie samą pracą żyje człowiek, to na stanowisku menedżerskim (lub jako właściciel firmy) ciężko mówić o odpoczynku. Temat goni temat, ciągle jest coś do zrobienia, niezależnie od pory dnia. Ciągle dzwoniący telefon, dziesiątki e-maili – wir pracy z czasem wciąga coraz bardziej i nawet w weekend czy na urlopie ciągle jesteśmy online. Nasz organizm ma jednak ograniczone możliwości i prędzej czy później tak intensywny tryb życia przyniesie negatywne skutki. Do tego ryzykujemy nadwyrężenie psychiki, która – bez odpowiedniej dawki odpoczynku – nie będzie dobrze funkcjonować.

Postaraj się faktycznie wyjść z pracy. Wprowadź kulturę oddzielania czasu na pracę od życia prywatnego (to często element filozofii pracy w firmie, coraz mocniej przestrzegany), brak służbowych telefonów czy e-maili po godzinach pracy. Czasem okazuje się, że z pozoru pilne sprawy mogą spokojnie poczekać do ósmej rano, a kolejny zniszczony pracą rodzinny wypad, trening czy wieczór filmowy może kosztować nas dużo więcej.

7. Słuchaj i nie trać pokory

Jeśli chcemy być dobrym szefem, nie należy tylko mówić, organizować, wydawać polecenia i egzekwować ich wykonywania. Warto też słuchać swoich pracowników: pytać o opinię, konsultować ich pomysły, motywować i wspierać. To wymagająca rola, ale bez umiejętności słuchania i rozmowy będzie nam niezwykle trudno dbać o morale pracowników, ich rozwój, a także uzyskać opinię na temat działania firmy czy swojej pracy.

Świetlana ścieżka kariery może nas także zaprowadzić w meandry zbytniej pewności siebie, wrażenia nieomylności i władzy. Jednak bycie szefem to przede wszystkim ogromna odpowiedzialność za firmę (lub powierzony nam jej obszar) oraz za ludzi, których zatrudniamy, z którymi pracujemy i się rozstajemy.

Nikt z nas nie jest nieomylny, każdy popełnia błędy i także na nich buduje swoje doświadczenie. Ważne, aby w natłoku codzienności nie stracić z oczu najważniejszych cech, które kształtują nas jako mądrego, dobrego i odpowiedzialnego człowieka, a tym samym – szefa. Wszystkiego najlepszego drodzy szefowie, bądźcie najlepszą wersją siebie!