Rekrutacja pracownika – jak powinna przebiegać?

Rodzaje rekrutacji pracownika

Proces rekrutacji pracowników powinien umożliwić porównanie ich pod kątem kompetencji miękkich i twardych, posiadanej wiedzy, motywacji, zaangażowania, ale też oczekiwań finansowych. W tym celu pracodawca musi zastanowić się, który z rodzajów rekrutacji wybrać. Można podzielić je pod kątem zasięgu poszukiwań oraz przebiegu:

Zasięg poszukiwań

W pierwszej kolejności pracodawca musi odpowiedzieć sobie na pytanie, gdzie szukać kandydatów na dane stanowisko. Na tej podstawie procesy rekrutacyjne dzieli się na wewnętrzne i zewnętrzne.

Rekrutacja wewnętrzna

Rekrutacja wewnętrzna polega na szukaniu osoby na określone stanowisko wśród pracowników już zatrudnionych w firmie. Mogą oni pracować w tym samym lub innym dziale – kandydat, który zostanie wybrany przez rekrutera, otrzyma po prostu nowe obowiązki, a prawdopodobnie także aneks zmieniający warunki współpracy. Taki rodzaj selekcji może więc oznaczać zarówno całkowite przebranżowienie pracownika, jak i tylko drobne modyfikacje w zakresie odpowiedzialności.

W celu przeprowadzenia rekrutacji wewnętrznej wykorzystuje się zazwyczaj takie metody jak:

• wiadomość e-mail do wszystkich działów firmy, dotycząca poszukiwania pracownika na dane stanowisko,
• awans wybranego pracownika,
• publikacja ogłoszenia o rekrutacji w firmowym intranecie lub na stronie www,
• zamieszczenie ogłoszenia o rekrutacji na tablicy w siedzibie firmy.

Rekrutacja wewnętrzna ma liczne zalety, ale warto pamiętać również o jej wadach. Wśród plusów na pewno należy wymienić skrócenie procesu zatrudnienia i obniżenie jego kosztów. Zdecydowanie łatwiejszy i tańszy jest też onboarding wybranego pracownika, który zna już przecież firmowe zwyczaje i procedury. Wewnętrzne metody rekrutacji mogą również pozytywnie wpływać na motywację pracowników i budować wizerunek firmy jako miejsca pozwalającego na dalszy rozwój.

Niewątpliwym minusem wewnętrznej rekrutacji do pracy jest możliwość wystąpienia niezdrowej rywalizacji pomiędzy pracownikami. Warto też zauważyć, że przesunięcie danej osoby z jednego działu do drugiego może znacząco osłabić ten pierwszy, a to często będzie oznaczało konieczność przeprowadzenia kolejnej rekrutacji – tym razem zewnętrznej.

Rekrutacja zewnętrzna

Jak łatwo się domyślić, rekrutacja zewnętrzna oznacza poszukiwanie kandydata na dane stanowisko poza strukturami organizacji. Po jej zakończeniu w firmie pojawia się więc nowa osoba, która wymaga wdrożenia. W celu przeprowadzenia takiej procedury pracodawca może wykorzystać następujące metody:

• publikacja oferty pracy w ogólnokrajowych serwisach internetowych,
• publikacja ogłoszenia w firmowych mediach społecznościowych lub na stronie www,
• współpraca z urzędem pracy lub agencją pracy,
• zastosowanie systemu poleceń wśród pracowników firmy,
• publikacja ogłoszenia w mediach tradycyjnych (gazety, radio, billboardy, telewizja),
• direct search – polega na nawiązaniu bezpośredniego kontaktu (np. przez LinkedIn) z kandydatem, którym firma się interesuje, a który wcale nie musi szukać nowej pracy.

Rekrutacja zewnętrzna daje pracodawcy zdecydowanie większe możliwości niż wewnętrzna. Pozwala na znalezienie wyspecjalizowanego kandydata o profilu idealnie dopasowanym do stanowiska, a także na budowę bazy kontaktów na potrzeby kolejnych procesów. Zatrudniony w ten sposób pracownik wniesie też do organizacji powiew świeżości i umożliwi jej rozwój w nowych kierunkach.

Niestety zewnętrzne metody rekrutacji pracowników są stosunkowo kosztowne i czasochłonne. Wymagają też zaangażowania wielu osób i mogą spotkać się z brakiem akceptacji specjalistów już zatrudnionych w firmie i starających się o awans. Zauważ też, że nowy pracownik będzie potrzebował zaawansowanego onboardingu (pochłaniającego czas i pieniądze), a ostatecznie wcale nie musi odnaleźć się w organizacji.

Rekrutacja mieszana

W mieszanej rekrutacji udział biorą zarówno pracownicy firmy, jak i osoby spoza jej struktur. W takim przypadku odpowiednie informacje publikuje się w wewnętrznych i zewnętrznych kanałach komunikacji. Osoby już zatrudnione w organizacji zyskują więc szanse na zasłużony awans, a pracodawca zachowuje dostęp do szerokiego grona kandydatów.

Przebieg

Rodzaje rekrutacji można też podzielić ze względu na przebieg procesu. W tradycyjnym wariancie składa się on z 3 etapów, lecz w niektórych przypadkach konieczne okazuje się przeprowadzenie kilku dodatkowych. Niezależnie od zastosowanego modelu, najważniejszy krok w całej procedurze stanowi niewątpliwie rozmowa kwalifikacyjna. Jakie etapy mogą ją poprzedzać i następować po niej?

Rekrutacja standardowa trzyetapowa

3 podstawowe etapy rekrutacji pracowników to:

1. Selekcja kandydatów – zazwyczaj na podstawie CV i innych dokumentów aplikacyjnych, takich jak list motywacyjny.
2. Rozmowa kwalifikacyjna – w ramach której stosuje się także różnego rodzaju zadania rekrutacyjne.
3. Wybór kandydata – propozycja pracy dla najlepszego aplikanta i ustalenie warunków współpracy.

Taki sposób rekrutacji okaże się w zupełności wystarczający w przypadku stanowisk o wąskim zakresie obowiązków. Im wyższe wymagania pracodawcy i odpowiedzialność zawodowa, tym więcej dodatkowych etapów może obejmować proces zatrudniania pracownika.

Rekrutacja wieloetapowa

Jeśli rozmowa kwalifikacyjna nie wystarcza do wyłonienia nowego pracownika, firma musi skorzystać z dodatkowych etapów procesu rekrutacji. Są to na przykład kolejne spotkania albo specjalne zadania próbne. W efekcie cała procedura może wydłużyć się nawet do 9 kroków.

Rekrutacja wieloetapowa obejmuje najczęściej:

• sesje assessment centre – czyli spotkania grupowe, w trakcie których wszyscy najlepsi kandydaci biorą udział w symulacji określonych zadań i sytuacji występujących na danym stanowisku,
• indywidualne testy – mogą skupiać się na wiedzy lub aspektach psychologicznych,
• zadania próbne – wykorzystywane przez rekruterów zarówno w ramach selekcji kandydatów przed rozmowami, jak i podczas spotkań,
• próbny dzień pracy – pozwala sprawdzić, na ile najlepsi kandydaci odnajdują się w firmie i jak radzą sobie z podstawowymi zadaniami,
• dodatkowe rozmowy kwalifikacyjne – przydają się na przykład wtedy, gdy spotkania prowadzone przez pracownika HR mają jedynie na celu wstępną selekcję kandydatów dla przełożonych poszczególnych działów.

Etapy rekrutacji pracownika

O ile w przypadku stanowisk niewymagających bogatego doświadczenia i wysokich kwalifikacji jedna rozmowa może wystarczyć pracodawcy, o tyle rekrutacja specjalistyczna będzie wymagała kilku dodatkowych kroków. Ich dobór leży jednak w gestii firmy, toteż w każdym przypadku ostateczny proces może wyglądać zupełnie inaczej.

Niezależnie od rodzaju rekrutacji i liczby jej etapów, pracodawca musi jednak pamiętać o wszystkich dodatkowych procesach, które jej towarzyszą. O jakich krokach mowa?

Określenie potrzeb kadrowych

Pracodawca, który uważa, że potrzebuje dodatkowych rąk do pracy, nie zawsze ma rację. Czasami lepszym rozwiązaniem niż rekrutacja okaże się optymalizacja zakresu obowiązków wśród pracowników i lepsze zarządzanie czasem. Właśnie dlatego przed ewentualną publikacją oferty pracy należy przeprowadzić szczegółową analizę potrzeb kadrowych. Warto skorzystać w tym celu z pomocy zespołu HR. Dzięki temu pracodawca zyska pewność, że rekrutacja jest konieczna, a przeznaczone na nią zasoby nie zostaną zmarnowane.

Stworzenie profilu wzorowego kandydata

Kiedy decyzja o przeprowadzeniu rekrutacji zostanie już podjęta, konieczne okaże się określenie wymogów na dane stanowisko. Pracodawca – najlepiej przy pomocy kierownika właściwego działu oraz specjalisty HR – powinien przygotować profil idealnego kandydata, który uwzględni między innymi zakres obowiązków i niezbędne cechy oraz umiejętności przyszłego pracownika. Będzie to doskonały punkt wyjścia zarówno do rozmów kwalifikacyjnych, jak i późniejszego onboardingu. Warto pamiętać, że na tym etapie pracodawca musi też określić budżet przewidziany na nowe stanowisko.

Przygotowanie ogłoszenia o pracę

Aby poinformować potencjalnych kandydatów o wakacie, należy stworzyć i opublikować odpowiednie ogłoszenie. Muszą się w nim oczywiście znaleźć określone wcześniej wymogi, a także krótki opis stanowiska i samej firmy. W dobrym tonie jest również zamieszczenie w ofercie proponowanego wynagrodzenia (choćby w formie widełek) oraz listy dodatkowych benefitów, na które mogą liczyć pracownicy. Pamiętaj, że ogłoszenie powinno być odpowiednio dostosowane do pokolenia, którego przedstawiciele mają na nie odpowiedzieć.

Wybór miejsc, gdzie ogłoszenie będzie opublikowane

Jedną z najważniejszych kwestii w temacie ogłoszenia okaże się miejsce jego publikacji. Pamiętaj, że oferta powinna trafić tam, gdzie szybko i skutecznie dotrze do interesujących pracodawcę odbiorców. Pomocne mogą się więc okazać różnego rodzaju grupy społecznościowe, a nawet targetowane reklamy w wyszukiwarce. Zupełnie innymi kanałami należy komunikować się z absolwentami studiów, a innymi z doświadczonymi ekspertami. Różnice dotyczą też pracowników umysłowych i fizycznych. Każda z tych grup ma swoje preferowane media, więc przed publikacją ogłoszenia warto wybrać te właściwe.

Wstępna selekcja kandydatów

Właściwa rekrutacja pracowników zaczyna się od wstępnej selekcji kandydatów na podstawie przesłanych CV i listów motywacyjnych. Dzięki tym dokumentom przedstawiciele pracodawcy mogą ocenić, czy aplikant nadaje się na dane stanowisko. Zwracają więc uwagę na jego doświadczenie zawodowe i posiadane kompetencje. Na tym etapie rekruterzy rezygnują z kandydatów, którzy nawet „na papierze” nie spełniają wymogów przedstawionych w ogłoszeniu o pracę.

Rozmowa kwalifikacyjna

Selekcja CV pozwala wybrać kandydatów, którzy zostaną zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną. Jak już wiesz, jest to podstawowe narzędzie rekrutacyjne, pozwalające zweryfikować kompetencje i umiejętności aplikantów w praktyce. Spotkanie może odbyć się na żywo lub online i służy nie tylko pracodawcy, ale i samym kandydatom. To dla nich najlepsza okazja, aby dowiedzieć się czegoś więcej o firmie i ocenić, czy takie miejsce pracy im odpowiada. Rekrutacja może obejmować tylko jedną rozmowę kwalifikacyjną bądź kilka (z różnymi osobami). Czasami pierwsza z nich odbywa się przez telefon.

Ostateczny wybór kandydata

Podjęte dotychczas kroki powinny pozwolić rekruterowi na wyłonienie najlepszego kandydata na stanowisko. Decyzja ta musi zostać zazwyczaj skonsultowana z zarządem. Pamiętaj, że jest ona podejmowana na podstawie nie tylko konkretnych kwalifikacji zweryfikowanych podczas rozmów, ale też ogólnego wrażenia, jakie aplikant zrobił na poszczególnych etapach rekrutacji.

Podziękowanie za udział w rekrutacji

Ocena kandydatów po rozmowach kwalifikacyjnych powinna zakończyć się podziękowaniami za udział w rekrutacji. Jedna z aplikujących osób otrzyma wówczas propozycję pracy, a pozostałe – odpowiedź negatywną. Pamiętaj, że wszyscy aplikanci – niezależnie od wyników – zasługują na kontakt ze strony pracodawcy. Ci, którym się nie powiodło, uzyskają przynajmniej informację zwrotną i dowiedzą się, nad jakimi aspektami swojej kariery powinni jeszcze popracować.

Preonboarding i zatrudnienie

Mimo że właściwa rekrutacja jest już na tym etapie zakończona, zatrudnienie kandydata i preonboarding nadal należy traktować jako istotną część całej procedury. Nowy pracownik musi podpisać umowę i poznać firmę od środka. Na potrzeby tych działań trzeba zaangażować nie tylko jego bezpośredniego przełożonego, ale też przedstawiciela działu kadr. W efekcie pracodawca uniknie ewentualnych nieporozumień, wskutek których zatrudniony mógłby natychmiast zrezygnować z wakatu.

Employer branding a proces rekrutacyjny

Employer branding to wszystkie działania, które mają na celu budowę wizerunku firmy jako atrakcyjnego pracodawcy. Można więc uznać, że jest to jeden z fundamentów udanej rekrutacji. Im lepsza opinia przedsiębiorstwa na rynku pracy, tym więcej aplikacji w odpowiedzi na ogłoszenie i tym bardziej wartościowy profil kandydatów. Firma z naprawdę dobrze rozwiniętym employer brandingiem może więc liczyć na zainteresowanie ze strony najlepszych pracowników.

Wpływ na employer branding mają takie elementy jak:

• identyfikacja wizualna – np. logo i kolorystyka, które powinny być konsekwentnie stosowane w ogłoszeniach o pracę i innych materiałach firmy,
• film rekrutacyjny – może prezentować siedzibę firmy oraz wypowiedzi pracowników na jej temat,
• udział w targach pracy i konferencjach – aspekt pozwalający budować rozpoznawalność w branży,
• współpraca z agencjami i urzędami pracy – to instytucje, które mogą dostarczać firmie wyspecjalizowanych pracowników,
• media społecznościowe – za sprawą publikowanych treści firma powinna budować sobie pozytywny wizerunek w sieci,
• satysfakcjonujące warunki pracy – atrakcyjne wynagrodzenia, rozwinięty system benefitów, organizacja wyjazdów integracyjnych, wyczerpujący onboarding.

RODO w rekrutacji

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) stanowi, że pracodawca nie ma prawa wykorzystywać żadnych informacji o kandydacie poza tymi, które podał on sam. Oznacza to, że rekruter nie może poszukiwać danych na temat aplikanta np. w mediach społecznościowych, jeśli linki do jego profili nie zostały zamieszczone w CV lub liście motywacyjnym. Co więcej, do użycia informacji z dokumentów aplikacyjnych uprawnia wyłącznie odpowiednia klauzula. Jeśli kandydat zapomni o jej zamieszczeniu, pracodawca nie może nawet nawiązać z nim kontaktu w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego.

Jak przeprowadzić rekrutację? Podsumowanie

Dzięki powyższym wskazówkom wiesz już, jak rekrutować pracowników. Pamiętaj, że proces zatrudniania w każdym przypadku może wyglądać nieco inaczej. Aby wybrać jak najlepszego kandydata na stanowisko, dobrze zastanów się, na jakich cechach i kompetencjach zależy Ci najbardziej. Skorzystaj też z nowoczesnych metod rekrutacji (np. direct search lub sesje assessment centre) i zadbaj o swój employer branding!