Przyczyn braku produktywności w zespole może być wiele i niekoniecznie muszą być one bezpośrednio związane z poziomem zaangażowania pracownika lub jego złą organizacją pracy. Może być to spowodowane błędnym podziałem prac i obowiązków w danym dziale, niedopasowaniem kompetencji do danego pracownika.
Jeśli obserwujemy brak produktywności w zespole, to warto na początek przyjrzeć się opisom stanowisk pracy i przeanalizować, czy przyjęty podział obowiązków jest odpowiedni, czy np. nie wymaga aktualizacji. Za sprawą audytu może się okazać, że mamy sytuację, w której pracownicy dublują się w zadaniach – lub co gorsze – nie wiedzą, że są za daną czynność są odpowiedzialni. Jeśli nie posiadamy opisów stanowisk w organizacji, to warto je wprowadzić. Zdaję sobie sprawę, że jest to czynność pracochłonna, ale pozwala ona zdiagnozować ewentualne niedociągnięcia i uporządkować podział obowiązków w zespole, co bezpośrednio wpłynie na jego efektywność pracy.
Obserwuj, pytaj, analizuj
Na pewno łatwiej jest przeanalizować produktywność pracownika fizycznego, wówczas możemy namacalnie zobaczyć wyniki jego pracy. Sytuacja komplikuje się, gdy chcemy zweryfikować efektywność pracownika umysłowego. Jak to zrobić? Jednym z rozwiązań jest po prostu obserwacja pracy swojego zespołu, sprawdzanie jego wyników, a następnie ich analiza. Oprócz obserwacji możemy przeprowadzić wywiady indywidualne z zespołem, w których zapytamy o przyczyny danego rezultatu, poprosimy o uzasadnienie i zweryfikujemy jego zasadność.
Szukaj rozwiązania z zespołem
Możemy również poprosić zespół o zastanowienie się nad rozwiązaniem problemu i pomysłami na podniesienie efektywności. Warto zaangażować w ten proces swoich pracowników, gdyż możemy tą drogą otrzymać ciekawe propozycje rozwiązań, o których sami byśmy nie pomyśleli. Narzucanie sposobu pracy może czasami spotkać się z odwrotnym skutkiem od zamierzonego, jeśli natomiast pracownicy sami staną się właścicielem lub współautorem danego pomysłu, to możemy liczyć, że będą bardziej w niego zaangażowani. Jeśli w zespole mamy stanowiska o takim samym zakresie obowiązków, jak np. zespół pracowników obsługi klienta w call center, to możemy produktywność zespołu przeanalizować, porównując wyniki ich pracy, i na tej podstawie przystąpić do szukania odpowiedniego rozwiązania.
Shadowing lub badanie migawkowe
Jeszcze innym sposobem, który może sprawdzić się przy analizowaniu pracy umysłowej to weryfikowanie efektywności pracy za pomocą badania fotografii dnia pracy. Polega ono na dokładnej obserwacji wszystkich czynności wykonywanych przez pracownika i zapisywaniu ich w formularzu, włączając w to czas rozpoczęcia i zakończenia każdej czynności. Osoba, która przeprowadza badanie, niczym cień porusza się za pracownikiem i towarzyszy mu w ciągu dnia pracy. Po dokonaniu badania czynności wykonywane przez pracownika są oceniane pod kątem obniżania lub podnoszenia jego efektywności. Taki sposób badania pomaga zdiagnozować, które elementy działają sprawnie, a które wymagają ulepszenia.
Świadomość tego, co motywuje nasz zespół, pozwala nam lepiej zarządzać jego potencjałem.
Drugi rodzaj sprawdzania produktywności, to badanie migawkowe. Polega ono na próbkowaniu, a więc wyrywkowej obserwacji pracownika. Szczegółowy opis powyższych metod, wraz z przykładowymi formularzami możemy znaleźć na stronie luqam.com. Badania mogą być wykonywane przez osobę z firmy, ale dobrym rozwiązaniem jest również zaangażowanie zewnętrznego konsultanta. Zarówno badanie migawkowe, jak i shadowing to badania dosyć czasochłonne i jednorazowe.
Sięgnij po aplikacje
Gdy zależy nam na bieżącym monitoringu, to możemy w tym celu wykorzystać darmowe narzędzia do mierzenia efektywności pracy zespołu, np. aplikację Clockify. Rozwiązanie to umożliwia dodawanie czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy, wpisywanie poszczególnych zadań oraz czasu ich wykonania. W aplikacji możemy tworzyć zespoły i na bieżąco monitorować naszych pracowników, tym samym sprawdzając efektywność ich działań. Rozwiązanie to może być pomocne szczególnie dla tych, którzy chcą weryfikować produktywność osób pracujących w trybie zdalnym.
Podobnym rozwiązaniem, tyle że odpłatnym, jest system Beeoffice, który również posiada narzędzie do zarządzania aktywnościami pracowników i śledzenia czasu pracy. Osobiście nie jestem wielkim zwolennikiem takich rozwiązań, bo sama z doświadczenia wiem, że spisywanie na bieżąco zadań wykonywanych w ciągu dnia jest dosyć dokuczliwe i pochłania energię naszych pracowników. Jednak nie ma idealnych rozwiązań i czasami musimy pójść na kompromis. Te narzędzia są z pewnością ważne przy rozliczaniu godzinowym. Jeśli jednak nie mamy takiego systemu pracy, to raczej rekomendowałabym tego typu aplikacje traktować po prostu jako formę badania i wprowadzić ją tymczasowo.
Po zweryfikowaniu źródła problemu możemy przywrócić samodzielny tryb pracy i sprawdzać rezultaty. Dla mnie zaufanie do pracownika jest jednym z filarów motywacji i zdrowej współpracy, natomiast tego rodzaju aplikacje, choć kuszące w swej formie, mogą wysyłać komunikat, że nasz poziom zaufania jest relatywnie niski.
Pamiętaj, aby doceniać
Niezależnie od formy, jaką wybierzemy do weryfikacji produktywności, musimy zadbać również o motywację zespołu. Dziękowanie za dobrze wykonaną pracę lub inne formy gloryfikacji za osiągnięcia to podstawa. Wspierajmy nasz zespół poprzez dzielenie się wiedzą, informacjami i udzielanie feedbacku. Słuchajmy swoich pracowników. Świadomość tego, co motywuje nasz zespół, pozwala nam lepiej zarządzać jego potencjałem. O tym, jak zrozumieć motywacje swojego teamu, pisałam w artykule: Aby pracownikowi chciało się chcieć. Zachęcam do lektury!
