Praca hybrydowa – na czym polega ten model pracy? Jakie ma zalety?

Praca hybrydowa – co to jest?

Przez wiele lat praca z domu, czyli home office to był luksus, dostępny wyłącznie dla menadżerów. Czas pandemii pokazał, że wykonywanie obowiązków w tej formie jest efektywne i daje wiele korzyści pracownikom, jak i pracodawcom.

Regulacje pracy zdalnej i jej definicję wprowadziła dopiero nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 7 kwietnia 2023 r. Zgodnie z art. 67 k.p. praca zdalna polega na wykonywaniu obowiązków służbowych całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.

Przepisy wyróżniają trzy formy pracy:

• całkowicie zdalną, czyli wykonywaną wyłącznie poza firmą;
• częściowo zdalną, czyli tzw. hybrydową – pracownik może wykonywać zadania w biurze i poza nim;
• zdalną okazjonalną – wykonywaną każdorazowo na wniosek pracownika w wymiarze maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym.

Praca hybrydowa w kodeksie pracy

Wykonywanie pracy hybrydowej wymaga uzgodnienia przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika.

Pracodawca ma obowiązek określania zasad wykonywania pracy hybrydowej lub całkowicie zdalnej w:

• porozumieniu między pracodawcą i zakładową organizacją związkową;
• regulaminie pracy obowiązującym w danej firmie.

Firma musi też zapewnić pracownikowi niezbędne materiały i narzędzia pracy.

Pracodawca nie ma obowiązku uwzględniać wniosku pracownika o zastosowanie wobec niego hybrydowego systemu pracy, chyba że:

• jest to pracownica w ciąży, albo
• rodzic wychowujących dziecko:
  • do ukończenia przez nie 4 lat;
  • z orzeczeniem o: niepełnosprawności; potrzebie kształcenia specjalnego lub konieczności zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
  • z zaświadczeniem chorobie zagrażającej jego życiu;
  • z opinią o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju;
• opiekuje się on członkiem gospodarstwa domowego mającym orzeczenie o niepełnosprawności.

W jakich zawodach znajdzie zastosowanie praca w systemie hybrydowym?

Praca hybrydowa sprawdzi się na każdym stanowisku pracy, które nie wymaga stałej obecności fizycznej w firmie, czy to ze względów bezpieczeństwa danach, czy charakteru pracy. Zatem odpadają pracownicy produkcji, magazynów, służby zdrowia i obsługi klienta. W związku z tym na tryb hybrydowy mogą liczyć osoby zatrudnione w biurach. Zawody gdzie znajduje zastosowanie ten model pracy to m.in.:

• pracownicy branży IT, np. programiści, testerzy oprogramowania albo gier;
• księgowi;
• pracownicy działu kadr;
• osoby zatrudnione na stanowiskach administracyjno-biurowych;
• dziennikarze;
• copywriterzy;
• redaktorzy i korektorzy;
• tłumacze pisemni;
• graficy;
• pracownicy marketingu;
• pracownicy branży e-commerce;
• pracownicy fundacji i stowarzyszeń;
• osoby zatrudnione w działach: zakupu, sprzedaży;
• logistycy;
• architekci.

Jak tryb hybrydowy wpływa na efektywność pracowników?

Efektywność pracowników w dużej mierze zależy od ich osobowości, sytuacji rodzinnej, zaangażowania w pracę oraz menadżera zarządzającego zespołem.

Osoby zdyscyplinowane, sumienne i zaangażowane będą prawdopodobnie tak samo wydajne jakby pracowały stacjonarnie. Ci leniwy, zawsze znajdą wymówkę, aby odłożyć zdanie na potem. Z kolei osoby mające dzieci i pracujące hybrydowe zwykle starają się szybciej skończyć pracę, aby mieć więcej czasu dla rodziny.

Problem z wydajnością mogą osoby, które łatwo się rozpraszają i nie potrafią samodzielnie zorganizować sobie dnia pracy. Tacy pracownicy często spędzają cały dzień przy komputerze.

Zalety pracy hybrydowej

Praca w systemie hybrydowym daje wiele korzyści pracownikowi, jak i pracodawcy.

Z pozycji zatrudnionego plusami są m.in.:

• oszczędność czasu na dojazdach do siedziby firmy i do domu;
• możliwość dłuższego snu;
• oszczędność pieniędzy na paliwie albo biletach komunikacyjnych;
• brak monotonii – czas pracy można przeplatać drobnymi obowiązkami domowymi, np. wstawieniem prania albo rozładowaniem zmywarki;
• work-balance, czyli możliwość zrównoważenia życia zawodowego z życiem osobistym;
• chwilowe oderwanie się od zgiełku biurowego;
• możliwość pracy z dowolnego miejsca, np. z domku letniskowego.

Korzyści z wdrożenia hybrydowego systemu pracy dla pracodawcy:

• opcja zmniejszenia powierzchni biurowej przy wprowadzeniu tzw. biurek rotacyjnych oraz liczby miejsc parkingowych, co generuje oszczędności;
• mniejsze wydatki na artykuły sanitarne oraz rachunki za energię elektryczną, oraz wodę;
• większe możliwości rekrutacyjne i brak ograniczenia terytorialnego;
• praca hybrydowa jest pożądanym benefitem, który może przyciągnąć i zatrzymać specjalistów oraz zmniejszyć rotację;
• elastyczny czas pracy, jaki daje forma hybrydowa, sprzyja efektywności pracowników i zwiększa ich lojalność.

Jakie wyzwania system hybrydowy może stawiać przed pracownikami i pracodawcami?

Wbrew pozorom system hybrydowy stwarza wiele wymagań pracownikom i pracodawcom.

Pracownicy muszą się zmagać z:

• samodzielną organizacją miejsca pracy, czyli zapewnieniem dobrego oświetlenia, ergonomicznego krzesła i biurka;
• samodzielnym planowaniem pracy i ustalaniem priorytetów – to, że jesteśmy na home office, nie oznacza, że pracodawca nie może nas skontrolować – często firmy wdrażają programy komputerowe weryfikujące to, co przegląda pracownik na służbowym laptopie;
• brakiem bezpośredniej kontroli przełożonego, co może przyczynić się do większej prokrastynacji zadań;
• zachowaniem równowagi między życiem prywatnym a czasem przeznaczonym na zadania służbowe, dotyczy to w szczególności osoby skłonne do pracoholizmu i perfekcji.

Natomiast dla pracodawcy w hybrydowym modelu pracy wyzwaniem są:

• opracowanie modelu i zasad pracy hybrydowej, odpowiadającej potrzebom firmy i jej specyfice oraz oczekiwaniom pracowników;
• wprowadzenie odpowiednich zabezpieczeń oraz przeszkolenie pracowników w zakresie ochrony danych, oraz tajemnic firmowych;
• stworzenie bezproblemowej i szybkiej łączności online, zapewniającej komunikację między członkami zespołów pracujących w trybie stacjonarnym oraz zdalnym; 
• efektywne zarządzanie pracownikami i zadaniami;
• stworzenie modelu do kontroli produktywności pracowników i czasu ich pracy w domu;
• osłabienie poczucia wspólnoty z resztą współpracowników oraz możliwość utraty identyfikacji z firmą.

Jak wprowadzić hybrydowy model pracy? Adaptacja i onboarding w Twojej firmie

Aby praca zdalna w modelu hybrydowym była efektywna i zadowalała obie strony, powinna być dobrze przemyślana pod względem technicznym oraz zarządzania zespołem. Regulamin obowiązujący w zakładzie musi zawierać zapisy dotyczące ochrony danych i procedury korzystania z programów i dokumentów w trakcie pracy zdalnej, jak i stacjonarnej. Ważne jest też opracowanie najwygodniejszej formy komunikacji, np. codzienne spotkania na video czatach.

Nie wolno też zapomnieć o integracji pracowników. System pracy zdalnej sprzyja konfliktom, nieporozumieniom i izolacji. Dlatego, aby stworzyć zadany zespół, należy inicjować wspólne aktywności np. wyjścia na lunch, szkolenia działowe albo imprezy integracyjne. Jest to szczególnie istotne dla nowych pracowników, którzy nie znają kultury organizacyjnej ani tego, kto jest kim w firmie.

Pracownik zatrudniony w modelu pracy hybrydowej powinien mieć możliwość osobistego poznania większość osób, z którymi będzie miał do czynienia. Warto przygotować mu teczkę z opisem najważniejszych zasad i procedur oraz ścieżkę do dokumentów znajdujących się na firmowych dyskach. Aby proces adaptacji przebiegł pozytywnie, pracownik HR oraz manager powinni być w stałym kontakcie z nową osobą, poprzez wykorzystanie środków bezpośredniego porozumiewania się np. video rozmowy lub służbowe komunikatory.

Podsumowanie

Hybrydowy system pracy to dobry motywator dla pracowników. Pozwala im pospać dłużej, bez stresu, że spóźnią się do pracy i połączyć domowe obowiązki ze służbowymi. Pracodawca z kolei jest usatysfakcjonowany, ponieważ zdania są wykonane na czas, a załoga zadowolona. Jednak aby współpraca przebiegała efektywnie, obie strony muszą przestrzegać regulaminu i zasad. Jest to szczególnie ważne w zawodach wymagających pracy na poufnych danych wewnętrznych i zewnętrznych np. należących do klientów.