Zmiany prawne dotyczące pracy zdalnej

12.07.22
clock 5 min.
Tomasz Palak
Musimy być przygotowani na zwiększoną liczbę zachorowań na koronawirusa i wynikające z nich obostrzenia, bo ostatnie statystyki niestety nie napawają optymizmem, ale sytuacja, w której coraz powszechniejszą pracę zdalną regulują tylko przepisy tymczasowe, nie jest normalna. Na szczęście na horyzoncie mamy już regulację, która wpłynie na home office w dłuższej perspektywie.

Gdy pandemia COVID-19 przestanie być zagrożeniem, może zabraknąć podstawy faktycznej (czyli zagrożenia epidemicznego), co może spowodować zniknięcie także podstawy prawnej do pracy zdalnej. Wynika to z art. 3 Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1842 ze zm.). Zgodnie z tymi przepisami już 3 miesiące po ustaniu zagrożenia przestają one obowiązywać.

Wiemy jednak, że zostawienie jakiejkolwiek regulacji dotyczącej pracy zdalnej jest pożyteczne dla wszystkich. Staje się ona rozwiązaniem coraz popularniejszym, a wynikająca z Kodeksu pracy instytucja telepracy nie do końca przystaje do realiów home office.

Aktualne przepisy dotyczące pracy zdalnej

Praca zdalna staje się przewagą dla potencjalnie rekrutowanych pracowników. Jej przydatność wiąże się też z wchodzącymi od sierpnia unijnymi zmianami zobowiązującymi m.in. do ułatwiania rodzicom opieki nad dzieckiem poprzez uelastycznienie pracy – nie tylko zmianą godzin czy wymiaru, ale również umożliwieniem pracy zdalnej.

Jednak praca zdalna wiąże się z ryzykiem i niebezpieczeństwami, np. kwestią tajności, nadzoru czy ubezpieczeń. Potrzebuje innego niż tymczasowe wirusowe uregulowania tego, w jaki sposób pracownik i pracodawca ustalają te kwestie albo po prostu godziny pracy. Trzeba to wpisać do Kodeksu pracy.

Home office w Kodeksie pracy

Wpisanie do Kodeksu to nie wszystko – zrobiono to zamiast znajdującej się tam w tej chwili telepracy. Znikną zatem wynikające z art. 67 i dalszych obowiązki typu przeprowadzenie szkolenia z urządzeń czy dostarczenie pracownikowi sprzętu koniecznego do telepracy. Podobnie jak ubezpieczania tego sprzętu – coraz częściej pracujemy na prywatnych komputerach i telefonach, więc regulacje te mogą nie pasować do rzeczywistości.

Warto zwrócić uwagę na to, że wejście pracy zdalnej do Kodeksu to nie zwykłe przeklejenie jej dotychczasowej treści z przepisów odnośnie do koronawirusa. Zamiast kopiuj-wklej intencją jest uzyskanie stanu, w którym praca zdalna zostanie już z nami na stałe.

Nie ma zatem powiązania jej z sytuacją w jakiś sposób nadzwyczajną czy nietypową. Równie dobrze praca zdalna może być wynikiem po prostu umówienia się na nią pomiędzy pracodawcą i pracownikiem czy większą grupą pracowników, np. zakładową organizacją związkową. Co więcej, przy niektórych grupach nie będzie negocjacji. Uwzględnianie wniosków tych pracowników o pracę zdalną będzie obligatoryjne, przykładowo będą to dotyczyć kobiet w ciąży i rodziców.

Kolejną nowością jest tzw. okazjonalna praca zdalna. Na czym polega to rozwiązanie? To praca zdalna nie na stałe, o którą raz na jakiś czas (zapewne 24 dni w roku) może wnioskować pracownik. Dopuszczalna forma takiego wniosku to nie tylko papier, ale również forma elektroniczna. Nie będzie zatem również przymusu na zasadzie, że wszyscy musimy pracować z domów.

Kontrola wykonywanej pracy bez niezapowiedzianych wizyt

Co jeśli organizacji nie uda się skonstruować porozumienia z zakładową organizacją związkową w miesiąc? Wówczas robi się to po prostu konsultowanym z pracownikami regulaminem. Podstawową regułą jest to, że koszty pracy zdalnej mają być po stronie pracodawcy. Jest to też znaczna różnica względem usuwanej telepracy.

To nie tylko zapewnienie narzędzi, ale także dbanie o serwisowanie czy pomoc techniczną – a także przeszkolenie z zakresu ich używania. Dopuszczalne zatem będzie stosowanie narzędzi prywatnych pracownika – wtedy pojawi się możliwość oczekiwania przez niego czy organizację związkową jakichś ryczałtów czy ekwiwalentów. I oczywiście pojawi się również temat tajności.

Potencjalnie konfliktogenną kwestią jest temat kontrolowania pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej. W rzeczywistości najczęściej jest to prywatne mieszkanie czy dom rodzinny. Oczywiście obie strony mają określić zasady tego typu kontroli, której istotą powinno być w pierwszej kolejności zadbanie o BHP i ochronę danych osobowych.

Jakie warunki musi spełniać kontrola tego typu? Przede wszystkim powinna nie naruszać prywatności pracownika, a także jego domowników. Przekłada się to zatem w praktyce na wspólnie ustalony termin jej odbycia (bez niezapowiedzianych wizyt) i odbywanie w godzinach pracy pracownika.

Kwestie do negocjacji

Wiele aspektów pozostawiono do ustalenia między pracodawcami i pracownikami. Jeśli grupy pracownicze będą wystarczająco silne, mogą wytargować rozumienie ekwiwalentu jako płacenie za domowy internet czy dojeżdżanie owocowych czwartków do pracownika zdalnego. Dlatego właśnie praca zdalna wciąż w pierwszej kolejności opierać się powinna na zaufaniu stron.

Spodziewać się możemy, że nadal pewne kwestie będą dookreślane między stronami na podstawie zwyczajów czy polubownych ustępstw. To nie znaczy jednak, że regulacja kodeksowa nie jest potrzebna. Jej powstanie warto ocenić jako krok w dobrym kierunku – zapewniający jakieś normy i zasady po zniknięciu pracy zdalnej wynikającej z ustaw covidowych, ale również regulujący temat na dłużej.

Zmiany zostały opracowane na podstawie projektu: https://www.sejm.gov.pl/Sejm9.nsf/druk.xsp?nr=2335.
Data wejścia w życie aktu prawnego nie jest znana, obecnie obowiązują przepisy ustawy covidowej.