Pandemia przyspieszyła cyfryzację w HR

22.12.20
clock 3 min.
Joanna Sieradzka
Wyśrubowane wymogi RODO, konieczność wieloletniego przechowywania dokumentów w archiwach i realia zdalnych rekrutacji sprawiły, że e-teczki osobowe zaczęły się pojawiać w coraz większej liczbie firm. Od czasu pierwszego lockdownu aż 44% firm badanych przez Deloitte rozpoczęło cyfryzację obszaru kadr.

O wymuszonej lockdownem cyfryzacji poszczególnych procesów pisałam nie tak dawno TUTAJ. Warto jednak, w świetle najnowszych danych, pochylić się konkretnie nad tematem e-teczek osobowych. Już w pierwszym dniu zatrudnienia pracownika sterta dokumentów jest bardzo pokaźna. Od kiedy dodatkowo musimy uzyskać wszystkie niezbędne zgody RODO, stała się jeszcze bardziej obszerna.

Konieczność systematycznego uzupełniania, katalogowania oraz przechowywania papierowych dokumentów przez odpowiedni czas w ściśle określonych warunkach sprawia, że – według doniesień Pulsu HR – do obsługi dokumentacji było często potrzebne od dwóch do aż pięciu osób zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin! Dla porównania obsługa e-dokumentacji angażuje tylko jednego pracownika i nie pochłonie w 100% jego czasu pracy. Cyfryzacja tego obszaru pozwala zaoszczędzić działom kadr aż 30%.

Przed wybuchem pandemii niemal połowa (dokładnie 48%) akt pracowniczych w polskich firmach funkcjonowała wyłącznie w formie papierowej, 41% było choćby częściowo przechowywanych w formie cyfrowej, jak wynika z badań Iron Mountain i SGH. Co było tego przyczyną? Jednym z powodów może być zakorzenione przez lata przekonanie, że tak wrażliwe dane, jakimi są akta osobowe pracowników, muszą pozostać na papierze, w zamkniętej na klucz szafie.

Niemal połowa akt pracowniczych w polskich firmach funkcjonowała przed pandemią wyłącznie w formie papierowej.

Być może hamulcem na drodze do pełnej cyfryzacji twardego HR było odkładanie potrzeb tego obszaru w czasie, podczas gdy inne obszary działalności przedsiębiorstw są chętnie cyfryzowane, jak choćby te związane z finansami. Jak podają eksperci, koszt obsługi papierowej faktury to ok. 2 zł.

Przy założeniu, że każdego roku w kraju wystawia się ok. 1,5 mld faktur, koszty są kolosalne i pewnie dlatego kadry i ich potrzeby zostawały w tyle i zespoły twardego HR niemal tonęły w kolejnych teczkach, skoroszytach i segregatorach. Kiedy przyszedł marzec 2020 r. i cały kraj wpadł w lockdownowy stupor, potrzeba e-teczek osobowych i e-kadr nagle stała się paląca.

Okazało się także, że przeniesienie teczek osobowych do sfery online przyniesie realne, także i finansowe oszczędności. Jak szacują eksperci, koszt prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej opiewa rocznie na ok. 130 mln zł. Przy założeniu, że szacunkowe koszty procesowania papierowej faktury to 2 zł, łączny koszt papierowych faktur i teczek pracowniczych to aż 2,38 mld zł!

Twardy i miękki HR coraz szybciej podlegają dynamicznemu procesowi cyfryzacji. Zaczęło się od obszaru rekrutacji, gdzie zintegrowane systemy zarządzania zgłoszeniami kandydatów rozpoczęły cyfrową (r)ewolucję. Nawet jeśli firma ma niewielkie potrzeby rekrutacyjne i nie czuje presji wdrożenia serii zaawansowanych narzędzi, można skorzystać z możliwości, jakie dają serwisy z ogłoszeniami o pracę.

OLX Praca wprowadził zakładkę „Szukam pracy”, w której kandydat może uzupełnić swój profil zawodowy, zamiast dołączać tradycyjne CV. Dzięki temu rekruter za pomocą paru kliknięć ma pod ręką pełny profil kandydata, bez konieczności angażowania innych platform online. Otrzymuje proste i intuicyjne narzędzie oszczędzające sporo czasu na katalogowanie spływających dokumentów i wydobywanie z nich pożądanych informacji.

Wydaje się, że proces cyfryzacji teczek osobowych możemy dopisać do listy plusów pandemii – nie da się bowiem ukryć, że COVID-19 przyspieszył decyzyjność firm w wielu kluczowych obszarach, jak np. w sprawie cyfryzacji pracowniczych akt osobowych.