Impuls do szybszej cyfryzacji rynku pracy

06.10.20
clock 5 min.
Joanna Sieradzka
Marcowy lockdown z dnia na dzień wymusił przeniesienie w sferę online właściwie wszystkich dziedzin życia: od zakupów spożywczych po pracę zawodową. Rynek pracy szczególnie odczuł zmianę, gdy tysiące pracowników z dnia na dzień weszło w tryb home office, a firmy musiały szybko znaleźć sposób na funkcjonowanie w nowej rzeczywistości.

O rewolucji w naszym życiu, jaką wywołała globalna fala zachorowań na COVID-19, napisano już chyba wszystko. Głębokie przemiany gospodarcze, społeczne czy polityczne zmieniły nasze postrzeganie świata. Wydarzyło się wiele złego, od regresu gospodarczego i społecznych niepokojów na całym świecie, po śmierć i chorobę wielu osób.

Jednak eksperci nieśmiało wspominają, że część zmian może mieć pozytywny wpływ. Nieco mniejszy konsumpcjonizm, spowolnienie zanieczyszczenia środowiska poprzez obniżenie ruchu turystycznego i działalności gospodarczej czy szybciej postępująca cyfryzacja wielu dziedzin życia – to nieco jaśniejsze strony wydarzeń z 2020 r. Skupmy się na rynku pracy i cyfryzacji właśnie. Jakie rozwiązania stały się podstawą funkcjonowania tego sektora od marca 2020 tego roku?

Praca zdalna i zdalna rekrutacja

Wprowadzenie tzw. lockdownu wymusiło na tysiącach pracowników przejście w tryb pracy zdalnej niemal z dnia na dzień. Tam gdzie tylko było to możliwe, pracodawcy delegowali pracowników na home office, nawet jeśli dotychczas dana firma nie korzystała z tego rozwiązania.

Tam, gdzie HO było elementem codziennej pracy, istniały już rozwiązania technologiczne i regulacje ułatwiające pracę z dala od biura: przenośne komputery, firmowe komunikatory do czatów i wideokonferencji (Google Hangouts, Microsoft Teams, Skype, ZOOM i inne). Tam, gdzie standardy te dotąd nie funkcjonowały, firmy musiały błyskawicznie wybrać i wdrożyć narzędzia umożliwiające codzienną pracę. Rzeczywistość sal konferencyjnych i szkoleniowych zastąpiły wideorozmowy w wirtualnych pokojach.

W ślad za przeniesieniem pracy poza biuro, firmy musiały zabezpieczyć firmowe dane, dokumenty i jak najszybciej wdrożyć niezbędne regulacje zapewniające cyberbezpieczeństwo. Jak podaje Computerworld [1] w ślad za TOP10VPN.com, popyt na rozwiązania VPN (Virtual Private Network) wzrósł globalnie w drugiej połowie marca o 42% i nadal jest o 22% wyższy niż przed pandemią. Coraz więcej firm przenosi swoje dane z fizycznych dysków do rozwiązań chmurowych i przyspiesza digitalizację papierowych egzemplarzy oraz wprowadzenie cyfrowego workflow: ewidencji czasu pracy, obiegu dokumentów księgowych itp.

W sferę online niemal całkowicie przeniosły się procesy rekrutacyjne. Gromadzenie aplikacji kandydatów przez specjalne aplikacje, szersze wykorzystanie internetowych serwisów ogłoszeniowych takich jak OLX i wykorzystanie ich funkcjonalności pociągnęło za sobą zdalną realizację kolejnych etapów rekrutacji. Rozmowy kwalifikacyjne odbywają się w dużej mierze poprzez komunikatory, również online kandydaci wykonują zadania rekrutacyjne.

Coraz więcej firm przenosi swoje dane z fizycznych dysków do rozwiązań chmurowych i przyspiesza digitalizację papierowych egzemplarzy.

Także procesy onboardingu dzieją się w sferze wirtualnej. Kurier dostarcza sprzęt pod wskazany adres, szkolenia stanowiskowe i wdrożenie przebiegają online, a często pracownicy zatrudnieni pół roku temu jeszcze nie mieli okazji widzieć jak wygląda siedziba ich firmy.

Uwierzytelnienie na odległość

Konieczność zachowania dystansu społecznego i izolacji spowodowała wzrost popularności narzędzi służących do zdalnego uwierzytelniania dokumentów, w tym także do podpisywania umów o pracę i aneksów do nich. Pracodawcy zaczęli szukać skutecznych prawnie sposobów na wiążące zawieranie umów, oto kilka z nich:

Jeśli pracownik posiada elektroniczny podpis kwalifikowany, używa go do zatwierdzenia dokumentu w procesie w pełni online i z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Pomimo iż od czasu lockdownu popularność tego rozwiązania rośnie i firmy oferujące ten elektroniczny podpis (w pełni równoważny odręcznemu) umożliwiają złożenie go bez wychodzenia z domu, nadal nie jest to powszechnie stosowane narzędzie.

Aby umowa spełniała rygor ważności, kwalifikowanego podpisu elektronicznego może użyć wyłącznie pracodawca, zaś pracownik – zwykłego e-podpisu. Jedną z częściej stosowanych opcji jest wersja chyba najprostsza, choć obarczona ryzykiem czynnika ludzkiego – pracodawca przesyła pracownikowi podpisany komplet dokumentów za pośrednictwem firmy kurierskiej, zaś nowozatrudniony odsyła tą samą drogą podpisany przez siebie egzemplarz.

W czym tkwi przewaga podpisu kwalifikowanego? Główną jego zaletą jest możliwość wiążącego podpisywania nie tylko dokumentów urzędowych online, lecz także dokumentów w formacie .PDF, .docx oraz e-maili.

Istnieje też alternatywa – niemal każdy obywatel może uwierzytelniać elektronicznie dokumenty urzędowe za pośrednictwem Profilu Zaufanego (eGO). To rozwiązanie umożliwia załatwienie online większości spraw, a do wyrobienia go wystarczy złożenie wniosku online i poświadczenie tożsamości w ciągu 14 dni w jednym z Punktów Potwierdzających (np. ZUS, US). Można się do niego logować przez niektóre systemy bankowości elektronicznej, wówczas można uruchomić Profil Zaufany bez wychodzenia z domu.

Rozwiązanie to zyskało ogromną popularność w czasie pandemii. Tylko w kwietniu 2020 r. Profil Zaufany założyło ponad 602 000 osób. Pod koniec kwietnia Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji udostępniło również Tymczasowy Profil Zaufany – ważny trzy miesiące, niewymagający poświadczenia tożsamości lub logowania poprzez bank.

Pandemia koronawirusa niewątpliwie przyspieszyła cyfryzację pewnych obszarów naszego funkcjonowania, wsparła upowszechnienie pracy zdalnej, elektronicznego obiegu dokumentów czy uwierzytelniania na odległość. Dzięki temu pewne procedury stały się łatwiejsze, umożliwiając oszczędność czasu, pieniędzy i załatwienie większej liczby spraw z własnego salonu. Być może bez tych dramatycznych wydarzeń także przyjęłyby się na rynku, nie da się jednak ukryć, że ostatnie miesiące znacząco wpłynęły na prędkość ich implementacji.

Przypisy:

Przeczytaj również: