Outsourcing – co to znaczy?
Outsourcing to skrót z ang. outside-resource-using, który oznacza wydzielenie ze struktury organizacyjnej firmy niektórych zadań bądź funkcji i przekazanie ich do wykonania innym podmiotom.
W polskim prawie nie znajdziemy definicji outsourcingu pracowniczego. Jedynie można posiłkować wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 27 stycznia 2016 r. (sygn. akt I PK 21/15). Wskazuje on, że istotą outsourcingu jest zlecenie przez korzystającego (insourcer), podmiotowi zewnętrznemu (outsourcer), wykonania określonego zadania. Strony zawierają umowę cywilnoprawną na piśmie określającą zakres prac. Co istotne pomiędzy podmiotem zlecającym a osobą wykonującą zadanie nie ma żadnego stosunku prawnego. Pracę wykonawcy ocenia i nadzoruje outsourcer.
Obecnie outsourcing traktuje się jako nowoczesną strategię zarządzania, dzięki której firma może skupić zasoby i środki finansowe na obszarach stanowiących podstawę jej działalności. Tym samym dążyć do zwiększenia swojej konkurencyjności na rynku i osiąganiu większych zysków. Pracodawca nie traci czasu na rekrutacje oraz wdrożenie nowego pracownika, a także nie zajmuje się opłacaniem za niego składek ZUS, podatków oraz planowanie urlopów. Outsourcing daje stabilność, dostęp do wykwalifikowanej kadry oraz zapewnia ciągłość świadczenia usług.
Jakie usługi są najczęściej oferowane w ramach outsourcingu?
Outsourcing pracowników jest najpopularniejszy w małych przedsiębiorstwach, w których nie opłaca się tworzyć nowych samodzielnych stanowisk pracy. Co więcej, powszechność pracy zdalnej i nowoczesne narzędzia ułatwiające komunikację i przepływ danych sprawiają, że pracodawcy chętnie najmują pracowników, wykonujących swoje obowiązki poza zakładem.
Najpopularniejsze usługi outsourcingowe to:
- Księgowość i kadry. Umowa z biurem rachunkowym daje firmie czas i spokój, ponieważ to biuro musi monitorować zmiany w prawie i dostosować do nich działania księgowo-kadrowe. Przy czym należy pamiętać, że outsourcing nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności przed urzędem skarbowym i innymi organami administracji publicznej.
- Doradztwo podatkowe i gospodarcze.
- Obsługa prawna. Outsourcing w tym przypadku może polegać na zawarciu umowy z kancelarią prawną lub prawnikiem dotyczący konkretnych zadań, np. analizy zapisów umów, wywiadu gospodarczego abo reprezentacji firmy przed sądami i urzędami.
- Rekrutacja i zarządzanie zasobami ludzkimi. Proces rekrutacji jest dość długi i absorbujący. Agencje mają już swoje bazy specjalistów, potrafią sprawnie przeprowadzić wstępne rozmowy i doradzić pracodawcy przy wyborze nowego pracownika. Takie rozwiązanie znacznie przyspiesza obsadzenie wakatu.
- Marketing i reklama. Zbudowanie własnego zespołu złożonego z wykwalifikowanych specjalistów jest czasochłonne i kosztowne. Zwykle koszt wynajęcia agencji jest znacznie tańszy.
- Outsourcing usług logistycznych i fulfillment. Najpopularniejsze usługi logistyczne to przewóz towarów oraz obsługa celna. Duże firmy nieposiadające własnego magazynu chętnie korzystają z fulfillmentu. Usługa polega na całkowitym outsourcingu wszystkich zadań logistycznych (magazynowanie towarów, znakowanie, pakowanie i wysyłka, niekiedy też zwroty).
- Usługi sprzątania i ochrony.
Outsourcing pracowniczy a praca tymczasowa
Praca tymczasowa ma charakter okresowy, sezonowy lub doraźnym i wykonywana jest na rzecz danej firmy przez określony czas. Maksymalnie jest to 18 miesięcy w ciągu kolejnych 36 miesięcy. Outsourcing pracowniczy zaś nie ma żadnych ram czasowych.
Pracę tymczasową reguluje ją Ustawa z dnia 9 lipca 2003 roku o zatrudnieniu pracowników tymczasowych, natomiast outsourcing podlega pod kodeks cywilny.
Pomiędzy firmą zlecająca usługę a pracownikiem w outsourcingu nie ma żadnego stosunku pracy. Z kolei przy pracy tymczasowej, zawierana jest umowa o charakterze trójstronny. Oznacza to, że stronami są: klient, czyli pracodawca użytkownik, agencja pracy tymczasowej – jako pracodawca oraz pracownik tymczasowy, zatrudniony przez agencję.
Pracownik tymczasowy jest bezpośrednio nadzorowany i podlega pod pracodawcę użytkownika. W outsourcingu wykonawcą jest agencja, która sama kontroluje swoich pracowników, a firma zlecająca jedynie weryfikuje prawidłowość wykonania powierzonych usług.
Outsourcing pracowniczy a leasing pracowniczy (bodyleasing)
Ponieważ ani outsourcing pracowniczy, ani leasing pracowniczy nie zostały określone w przepisach, zdarza się, że oba pojęcia są stosowane zamiennie. Przyjęło się, że bodyleasing oznacza krótkoterminowy „wynajem” specjalistów w danej dziedzinie do realizacji konkretnego projektu. Co oznacza, że firma nie przekazuje wszystkich procesów lub funkcji podmiotowi zewnętrznemu, jak to ma miejsce przy outsourcingu, a jedynie tymczasowo korzysta z jego pracownika. Przykładowo może to być audyt albo wdrożenie nowego systemu informatycznego.
Outsourcing a przejście zakładu pracy
Rezygnacja przez firmę z części samodzielnego wykonywania zadań i powierzenie ich zewnętrznemu podmiotowi może być uznane za przejście części zakładu pracy na nowego pracodawcę.
Jeśli w tej sytuacji outsourcer przejmuje wraz z zadaniami pracowników, ma tu zastosowanie art. 23(1) kodeksu pracy. Co oznacza, że staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy, czyli przejmuje pracowników z zachowaniem ciągłości zatrudnienia. Do tego na obu firmach ciąży obowiązek informacyjny wobec zatrudnionych o: przewidywanym terminie przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę, przyczynach oraz prawnych, ekonomicznych i socjalnych skutkach dla pracowników, w tym warunków zatrudnienia.
Koszty outsourcingu pracowniczego
Koszt outsourcingu pracowniczego zależy od rodzaju usługi, kwalifikacji pracownika, a także miejscowości. Inaczej będzie wyceniana praca samodzielnej księgowej, a inaczej pracownika marketingu albo rekrutera. Najistotniejsze jest, że firma ponosi wyłącznie wydatki zawarte w umowie z agencją wynajmującą pracownika, czyli koszt wynagrodzenia brutto plus prowizja agencji za obsługę.
Umowa outsourcingu pracowniczego
W outsourcingu pracowniczym bardzo ważna jest prawidłowo sformułowana umowa. Muszą zostać w niej zawarte zagadnienia odróżniające ją od pracy tymczasowej i bodyleasing’u. W innym wypadku obie strony mogą zostać posądzone uchylanie się od obowiązków zawartych w ustawie o pracy tymczasowej. Za co grożą kary.
Umowa outsourcingu pracowniczego powinna określać i opisywać:
- przedmiot umowy, którym powinno być świadczenie usług np. księgowości;
- kto i jaki sposób z ramienia usługodawcy będzie koordynował, wydawał polecenia i bezpośrednio nadzorował pracę personelu;
- jakie procesy albo funkcje ma realizować outsourcer na rzecz insourcera;
- sposób weryfikacji jakości świadczonych usług, np. poprzez ustalone ogólne wskaźniki;
- terminy realizacji usług i ew. poszczególnych zadań, np. złożenie zamówień, wysyłka;
- zasady odpowiedzialności firmy outsourcingowej za niewykonanie lub nienależyte wykonywanie obowiązków, np. posiadanie polisy OC, wprowadzenie kar umownych za naruszenie zapisów umowy albo ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa przez wynajętych pracowników;
- koszt całkowity usługi.
Umowy outsourcingu pracowniczego mogą mieć formę umów cywilnoprawnych – tzw. nazwanych np. umowy o świadczenie usług albo o dzieło oraz tzw. umów nienazwanych, zawieranych w ramach ogólnej zasady swobody kontraktowania.
Zalety outsourcingu pracowniczego
Większość pracodawców ciągle zastanawia się jak obniżyć stałe koszty. Jednym z rozwiązań jest outsourcing.
Zmniejszenie kosztów
Na pracodawcy ciąży obowiązek odprowadzania za pracownika części składek na ZUS, musi on dbać o to, aby zatrudniony miał sprawne narzędzia pracy i miejsce zgodne z przepisami BHP. Do tego na jego koszt odbywają się szkolenia BHP oraz okresowe badania lekarskie. Outsourcing pracowniczy ogranicza wydatki wyłącznie do kosztów zapisanych w umowie z firmą zewnętrzną.
Lepsza organizacja pracy
Zwolnienia lekarskie i urlopy potrafią dezorganizować pracę. Wynajmując firmę outsourcingową, nie musimy się o to martwić. To w jej gestii jest zapewnienie stabilności i ciągłości pracy. Co więcej, to ona będzie dbała o sprawy administracyjne i prowadzenie odpowiedniej dokumentacji kadrowo-płacowej.
Dostęp do wykwalifikowanych specjalistów
Znalezienie odpowiedniego specjalisty może zająć sporo czasu. A oferta pracy nie zawsze przyciąga właściwe osoby. Dlatego zlecając usługi np. księgowości, prawnicze albo marketingowe mamy dostęp do specjalistów od razu. Co ważne, w wielu firmach outsourcingowych pracują eksperci zajmujący się konkretną branżą, których można wynająć tylko do realizacji konkretnego zadania.
Skupienie się na głównych zadaniach firmy
Im więcej działów w firmie, tym więcej spraw pracowniczych do załatwienia. Świadomie rezygnując z niektórych z nich, można skupić się na działaniach, które przynoszą faktyczne zyski. Outsourcing pomaga też odciążyć zespół z nadprogramowych zadań w czasie np. urlopowym albo zmultiplikowanej liczby zleceń.
Wady outsourcingu pracowniczego
Mimo że outsourcing pracowniczy wydaje się z każdej strony korzystnym rozwiązaniem, niesie za sobą kilka niebezpieczeństw.
Ryzyko wydostania się poufnych informacji
Zlecając usługi firmie zewnętrznej, zwykle musimy dostarczyć jej niezbędnych danych albo dokumentacji, które w wielu przypadkach stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Im więcej osób z zewnątrz ma do nich dostęp, tym większe ryzyko, że ktoś udostępni je konkurencji.
Niestabilność zespołu
Zatrudnieni w firmie pracownicy zwykle mają wiele okazji do integracji: czy to w biurze, czy też na spotkaniach poza pracą. Przekłada to się na lepsze zrozumienie i efektywniejszą pracę w zespole. Osoba z zewnątrz nie zna obowiązujących zasad, stąd łatwiej jest o konflikty i nieporozumienia.
Problemy komunikacyjne
Zdarza się, że w firmach outsourcingowych jest duża rotacja pracowników. Co chwila inne adresy mailowe albo numery telefonów z pewnością będą rodzić problemy komunikacyjne.
Outsourcing pracowniczy – czy się opłaca?
Outsourcing pracowniczy, czyli powierzenie zadań i określonych funkcji firmie zewnętrznej, pomaga w wielu przypadkach zmniejszyć koszty zatrudnienia, odciążyć pracowników i skupić się na podstawowej działalności przedsiębiorstwa. Najpopularniejszymi usługami są: sprzątanie, ochrona, księgowość, IT oraz doradztwo prawne i rekrutacja.
Ponieważ outsourcing nie istnieje w polskim prawie, należy tak formułować umowy, aby nie nosiła ona znamion umowy o pracę tymczasową albo nie skutkowała przejściem zakładu pracy na innego pracodawcę. W oby przypadkach obie strony ponoszą konsekwencje wymienione w kodeksie pracy.
