Ocena pracownicza – kryteria i cel przeprowadzenia

Czym jest ocena pracownika i po co się ją przeprowadza?

Okresowa ocena pracownika to nic innego jak weryfikacja działań i efektywności pracownika. Dzięki niej można sprawdzić, czy spełnił on wcześniej wyznaczone wymagania i cele, a także określić mocne i słabe strony, a nawet wyznaczyć dalsze ścieżki rozwoju pracownika w przedsiębiorstwie. Okresowa ocena pracownika oraz ocena roczna pracownika może być jedynie rozmową pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, jednak najczęściej jest przygotowywana w formie dokumentu zawierającego ustalone dla danego stanowiska kryteria ocen. System ocen pracowniczych może wyglądać różnie w zależności od przyjętych założeń. Najważniejsze jednak, żeby miała ona charakter systematyczny. Najczęściej można spotkać się zatem z oceną okresową i roczną oceną pracownika.

Cele oceniania pracowników:

• administracyjne – pozyskanie danych do podejmowania decyzji odnośnie do wynagrodzeń, awansów, zwolnień, przesunięć, szkoleń itp.,
• informacyjne – zdobycie wiedzy o jakości oraz sposobie pracy i zachowaniach pracowników,
• motywacyjne – mobilizacja do efektywniejszej pracy i rozwoju kompetencji lub zmiany zachowań.

Kto ocenia pracowników?

Źródeł okresowej oceny pracowniczej może być kilka, jednak przede wszystkim pracowników ocenia przełożony. Dopuszcza się jednak sytuacje, w których o opinię proszone są inne osoby, np. współpracownicy, podwładni i klienci. Ich ocena musi być obiektywna, a przede wszystkim nie powinna być sformułowana w celu oczernienia czy zemsty, wynikającej z prywatnych nieporozumień. Bardzo często elementem arkusza oceny okresowej pracownika jest także rzetelna samoocena. 

W zależności od tego ile osób bierze udział w ocenie pracowniczej, możemy określić jej rodzaj: 

1. 1. Ocena pracownika 90 stopni – oceny dokonuje przełożony,
   2. Ocena pracownika 180 stopni – oprócz oceny przełożonego, pracownik dokonuje samooceny,
   3. Ocena pracownika 270 stopni – oceny dokonuje przełożony, sam pracownik oraz współpracownicy,
   4. Ocena pracownika 360 stopni – oceny dokonuje przełożony, sam pracownik, współpracownicy oraz podwładni,
   5. Ocena pracownika 360+ stopni – oceny dokonuje przełożony, sam pracownik, współpracownicy, podwładni oraz klienci. 

Co zawiera ocena pracownicza?

Jest kilka niezbędnych elementów, które powinny składać się na okresową ocenę pracownika, jeśli jest ona sporządzona w formie pisemnej. Oprócz arkusza powinna znajdować się w niej także część zawierająca opis stanowiska, aby łatwiej było dokonać oceny według właściwych kryteriów, a także opis procedur przeprowadzania oceny. Należy też pamiętać, że wszystkie elementy oceny muszą być zgodne z prawem oraz nie mogą w żaden sposób dyskryminować pracownika. 

Elementy arkusza oceny pracownika:

• dane personalne pracownika (np.: imię i nazwisko, data urodzenia, stanowisko, komórka organizacyjna/dział, wykształcenie, okres oceny),
• dane dotyczące poprzedniej oceny,
• informacja o skali ocen,
• ocena według określonych kryteriów,
• podsumowanie i wnioski.

Kryteria oceny pracownika

Nie ma jednej, uniwersalnej listy, która określa kryteria oceny pracownika. Zależą one przede wszystkim od branży, stanowiska i niezbędnych kwalifikacji. Najczęściej w każdej firmie ustala się różne kryteria dla konkretnych stanowisk. Można podzielić je na 4 kategorie: 

Kryteria kwalifikacyjne – ocenie mogą podlegać:

• wykształcenie (np. wiedza specjalistyczna),
• doświadczenie,
• umiejętności (znane języki obce, obsługa maszyn, zarządzanie pracownikami).

Kryteria efektywnościowe – ocenie mogą podlegać:

• kryteria finansowe (przychód, zysk, rentowność, koszty, oszczędności),
• kryteria jakościowe (poziom zadowolenia klienta, czas obsługi, liczba reklamacji, terminowość, dokładność),
• kryteria ilościowe (liczba sprzedanych produktów, transakcji),
• kryteria rynkowe (udział w rynku, liczba nowych klientów).

Kryteria behawioralne – ocenie mogą podlegać:

• dyspozycyjność,
• staranność,
• zdyscyplinowanie, przestrzeganie procedur,
• stosunek do klientów i współpracowników,
• zaangażowanie,
• inicjatywa, samodzielność, organizacja pracy własnej,
• kultura osobista,
• punktualność. 

Kryteria psychologiczne (osobowościowe) – ocenie mogą podlegać:

• zdolności intelektualne i ich wykorzystanie,
• postawy (np. postawa etyczna),
• umiejętność pracy w zespole/komunikatywność,
• motywacja,
• ambicje,
• odpowiedzialność,
• kreatywność,
• wytrwałość,
• pewność siebie,
• dokładność,
• odporność na stres.

Kryteria oceny pracownika – przykłady

W karcie oceny pracownika można zawrzeć naprawdę wiele szczegółowych kryteriów, jednak do tych najbardziej popularnych i ogólnych należą: 

• terminowość – w pracy bywają bardziej i mniej intensywne okresy, jednak jeśli pracownik zawsze spóźnia się z wykonaniem swoich zadań, albo wręcz przeciwnie – wykonuje je przed czasem, to na pewno będzie to uwzględnione w jego ocenie. 
• organizacja pracy – grupowanie obowiązków, wyznaczanie priorytetów czy planowanie pracy to coś, czego uczymy się wraz ze zdobywanym doświadczeniem. Jeśli jednak zauważymy, że nic w tym aspekcie pracownik nie zmienia, to może to skutkować negatywną oceną. 
• poprawność wykonania zadań – nie tylko czas i sposób wykonania zadań jest ważny, ale również to, jakie efekty przynoszą działania.
• wiedza i rozwój kwalifikacji – na wielu stanowiskach bardzo istotna jest nie tylko specjalistyczna wiedza w danym zakresie, ale także ciągłe podnoszenie kwalifikacji. 
• komunikacja z innymi/współpraca – umiejętność pracy w zespole to właściwie must have dzisiejszych czasów, dlatego życzliwość czy unikanie konfliktów to zdecydowanie cechy, które mogą podlegać ocenie okresowej czy rocznej ze strony pracodawcy. 
• etyka / postawa etyczna – na to kryterium zwraca uwagę chyba każdy pracodawca. Uczciwość, czy postępowanie zgodnie z prawem to cecha pożądana u każdego pracownika. 
• umiejętności – znajomość języków, umiejętność obsługi maszyn czy programów to elementy niezbędne na niektórych stanowiskach. 

Jak się przygotować do oceny pracowniczej?

Pracownik przede wszystkim powinien podejść do oceny ze spokojnym nastawieniem. Nie ma powodów, aby niepotrzebnie się stresować i martwić, zwłaszcza gdy wykonujemy swoją pracę w sposób rzetelny. Przed rozmową z pracodawcą warto zrewidować wykonywane zadania i przygotować zestawienie sukcesów i porażek zawodowych. Warto pamiętać, że ocena okresowa pracownika ma na celu sprawdzenie, jak dana osoba sobie radzi, a nie wytykanie jej niedociągnięć. W razie wątpliwości czy odmiennych odczuć zawsze można dopytać, czy poprosić o wyjaśnienia. 

Jak powinna wyglądać okresowa ocena pracownika?

Z założenia ocena okresowa pracownika powinna przynosić korzyści obu stronom – firmie i pracownikowi. Aby tak było, trzeba ją przeprowadzić we właściwy sposób. Ocena okresowa, roczna, kwartalna to często hasła, które spędzają sen z powiek pracownikom i prowokują do pytań o ich sens. To właśnie dlatego warto przede wszystkim zapoznać ocenianych z celami przeprowadzanej oceny. Drugą, równie istotną sprawą, jest przedstawienie członkom zespołu dokładnych reguł i kryteriów oceny, aby sposób jej przeprowadzania był przejrzysty dla wszystkich zainteresowanych. 

Dobrze skonstruowany system oceny pracowniczej:

• ma jasno określone cele,
• ma właściwie dobrane kryteria oceny, dostosowane do specyfiki organizacji i danego stanowiska,
• obejmuje oceną wszystkich pracowników organizacji, 
• jest cykliczny i powtarzalny w określonych terminach,
• jest oparty na jasnych i akceptowanych przez pracowników regułach, w szczególności do zasad oceniania, sposobu dokumentowania i procedury odwoławczej.

Najczęstsze błędy w technice oceniania

Do najczęściej popełnianych błędów należą:

• błędne ustalenie celów przeprowadzania oceny,
• ustalenie niewłaściwych procedur oceniania,
• pominięcie istotnych kryteriów oceny,
• przyjęcie zbyt wielu kryteriów,
• nieprzestrzeganie ustalonych procedur.

Ocena pracownicza – przykłady

Forma dokonywania oceny pracownika zależy od firmy i przyjętych w niej kryteriów. Czasem jest to tylko rozmowa czy ogólny opis, a czasem specjalny arkusz w formie tabeli składający się z kilku części. Poniżej przykładowe elementy arkusza oceny pracowniczej.

Część 1. Dane dotyczące ocenianego pracownika:

• imię i nazwisko,
• data urodzenia,
• stanowisko,
• dział,
• okres oceny,
• data przeprowadzania oceny.

Dane dotyczące poprzedniej oceny: 

• data ostatniej oceny, 
• wynik ostatniej oceny,
• dane osoby wystawiającej ostatnią ocenę.

Część 2. Ocena pracownika – skala oceny

W osobnych kolumnach znajdować powinna się samoocena i ocena od przełożonego. Skala ocen: 1–5 (1 – znacznie poniżej oczekiwań, 2 – poniżej oczekiwań, 3 – zgodnie z oczekiwaniami, 4 – powyżej oczekiwań, 5 – znacznie powyżej oczekiwań).

Ocena pracownika – kryteria kwalifikacyjne: 

• umiejętności językowe (znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym),
• umiejętność zarządzania zespołem,
• umiejętności IT.

Ocena pracownika – kryteria efektywnościowe:

• terminowość,
• dokładność,
• realizacja obowiązków służbowych.

Ocena pracownika – kryteria behawioralne:

• dobra organizacja pracy własnej,
• przestrzeganie procedur,
• wysoka kultura osobista,
• zaangażowanie w realizowane projekty,
• stosunek do współpracowników.

Ocena pracownika – kryteria psychologiczne:

• postawa etyczna,
• odpowiedzialność,
• komunikatywność,
• odporność na stres.

Arkusz powinien również zawierać podsumowanie i wnioski.

Negatywna ocena pracownika – co zrobić w tym przypadku?

Negatywna ocena pracownika nie zawsze musi oznaczać wypowiedzenie. Bywa, że pracownik nie odnajduje się na danym stanowisku, co wpływa na jego ocenę, jednak znakomicie sprawdza się w niektórych obowiązkach. W takich sytuacjach pracodawca może zaproponować pracownikowi przeniesienie np. do innego działu, dzięki czemu będzie mógł kontynuować swoją karierę i rozwijać się w pracy bardziej dopasowanej do jego predyspozycji. 

Czasami niska ocena nie jest zależna od samego zainteresowanego, zwłaszcza jeśli chodzi o kryteria efektywnościowe. Może ona być wynikiem np. kiepskiej sytuacji na rynku, gdzie mimo starań pracownik nie osiąga wyznaczonego celu. W takich przypadkach dobrą praktyką jest wspólne ustalenie planu naprawczego. Powinien on zawierać wskazówki oraz dobre praktyki, które pomogą pracownikowi osiągnąć zadowalające efekty. Jeśli pracownik po raz drugi otrzyma negatywną ocenę okresową, a wymagania stawiane przez pracodawcę nie zostały spełnione, może to doprowadzić do rozwiązania stosunku pracy. Pracodawca musi jednak pamiętać, że ocena na wniosek osoby ocenianej może podlegać kontroli sądu pracy, dlatego dokumentacja powinna być skonstruowana w sposób prawidłowy. 

Korzyści wynikające z oceny pracowniczej

Ocena pracownika przede wszystkim:

• daje możliwość zweryfikowania, czy pracownik wywiązuje się ze swoich obowiązków, a co za tym idzie — pomaga zwiększać efektywność wykonywanej przez niego pracy,
• pozwala wyróżnić sukcesy pracowników, co przekłada się na zwiększenie poczucia własnej wartości u podwładnych,
• pomaga podejmować decyzje o zmianach kadrowych (m.in. awansach, podwyżkach, premiach, zwolnieniach),
• usprawnia komunikację wewnętrzną,
• ułatwia ustalenie ścieżek rozwoju kariery. 

Okresowa ocena pracownicza przede wszystkim wpływa na rozwój pracownika. Może także przyczynić się do usprawnienia działania firmy. Dlatego właśnie warto ją przeprowadzać, a przede wszystkim nie należy jej się bać. 

Źródło: „Zarządzanie Zasobami Ludzkimi” Aleksy Pocztowski, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2008.