Monitoring absencji i sposoby na jej przeciwdziałanie

15.07.20
clock 5 min.
Marlena Charlińska
W ostatnich miesiącach zarządzanie absencjami pracowniczymi stało się jednym z obszarów, z którymi przedsiębiorstwa musiały się zmierzyć. Wielu pracowników korzystało ze zwolnień chorobowych czy z zasiłku opiekuńczego. A nieobecności trwające dłużej mogą powodować mniej lub bardziej negatywne konsekwencje dla organizacji na wielu płaszczyznach.

Nieobecność pracownika w miejscu pracy podyktowana jest różnymi przyczynami. Pod pojęciem absencji możemy rozumieć zarówno zwolnienie z tytułu choroby, zwolnienie z tytułu opieki nad dzieckiem, ale może to być również absencja w wyniku korzystania z różnego rodzaju urlopów, takich jak: wypoczynkowy, macierzyński, rodzicielski, wychowawczy czy urlop bezpłatny. Każda nieobecność pracownika w miejscu pracy, niezależnie od powodu, wiąże się z pewnymi wyzwaniami dla organizacji.

Konsekwencje absencji

W organizacji każdy pracownik ma swoje odrębne obowiązki, czasami zajmuje się bardzo wąską dziedziną, co przekłada się na fakt, że absencja pracownika może stanowić poważny problem organizacyjny. Może ona również generować dodatkowe koszty dla firmy. Jeżeli pracownik przebywa na dłuższym zwolnieniu, to firma może być zmuszona zatrudnić kogoś tymczasowo, a to z kolei pociągnie za sobą koszt nie tylko rekrutacji, ale również konieczności zapewnienia odpowiednich szkoleń i badań. Jeśli chcemy zastąpić nieobecnego pracownika kimś z zespołu i przypisać tej osobie dodatkowe obowiązki obok już istniejących, to może to oznaczać konieczność wypłacania nadgodzin.

W wyniku absencji mogą też pojawić się koszty, które na pierwszy rzut oka nie są oczywiste. Załóżmy, że mniej doświadczony kolega przejmuje stanowisko nieobecnego pracownika. W wyniku jego niewystarczającego doświadczenia uszkadza on drogą maszynę. Dla firmy będzie to oznaczać koszt naprawy, a być może również opóźnienie w produkcji.

Jeżeli pracownik przebywa na dłuższym zwolnieniu, to firma może być zmuszona zatrudnić kogoś tymczasowo, a to z kolei pociągnie za sobą koszt nie tylko rekrutacji, ale również konieczności zapewnienia odpowiednich szkoleń i badań.

Z nieobecnością pracownika może wiązać się również ryzyko ewentualnych strat. Załóżmy, że pracownik był naszym czołowym sprzedawcą, miał świetne kontakty z kluczowymi klientami, ale w wyniku jego nieobecności firma utraciła niektóre z wypracowanych relacji, a w konsekwencji klient wycofał się z dalszej współpracy. A zatem absencje pracownicze mogą powodować mniej lub bardziej negatywne konsekwencje dla organizacji na wielu płaszczyznach.

Epidemia a absencja

Epidemia zaskoczyła wszystkich i niestety spowodowała, że problem absencji stał się jednym z czołowych, z jakimi musiały zmagać się organizacje. Brak pracowników w szczególności uderzył w branżę gastronomiczną, hotelarską, handel, transport i sektor węglowy.

Część pracowników zmuszona była przebywać na kwarantannie domowej, inni z kolei brali zwolnienia z tytułu opieki nad dziećmi. Dodatkowym problemem było zamknięcie granic, które spowodowało mniejszy napływ pracowników z Ukrainy. Według szacunków Polskiego Związku Pracodawców Budownictwa i Ogólnopolskiej Izby Gospodarczej Drogownictwa dostępność kandydatów do pracy zza granicy spadła o co najmniej 20%.

Niewątpliwie sytuacja, jaka miała miejsce w ostatnich miesiącach nie należy do standardowych i mogła znacznie podnieść wskaźnik poziomu absencji, ale jak pokazują badania, problem nieobecności i fluktuacji pracowniczej stanowił wyzwanie jeszcze przed pandemią. Według badań manaHR wskaźnik fluktuacji ogólnej w Polsce w latach 2019 i 2018 wynosił 15% i 16% w roku 2017. Czy istnieją zatem sposoby, aby jakoś przeciwdziałać absencji?

Monitoring absencji

Z pewnością pierwszym działaniem, jakie warto wdrożyć w organizacji, to monitoring nieobecności i weryfikowanie jej wskaźników. Wzorów na wyliczenie wskaźników jest wiele i wszystko zależy od tego, jakie dane chcemy uzyskać. Inny wzór zastosujemy na wyliczenie kosztów nieobecności, np. koszty absencji = liczba opuszczonych dni pracy X średnie wynagrodzenie/całkowita liczba pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty), a jeszcze inny, kiedy będziemy chcieli uzyskać ogólny wskaźnik absencji: wskaźnik absencji = liczba opuszczonych dni pracy/liczba wszystkich dni pracy X przeciętna liczba pracowników.

Kiedy już uzyskamy interesujące nas dane, to w kolejnym etapie musimy się zastanowić i zbadać, co jest przyczyną absencji. Czy przyczyną nieobecności są zbyt ciężkie warunki pracy, co w konsekwencji prowadzi do urazów i innych dolegliwości zdrowotnych, czy być może przyczyną licznych absencji jest brak motywacji, relacje z szefem, atmosfera w pracy, a być może jest to trudna sytuacja rodzinna pracownika. Kiedy poznamy podłoże problemu warto zastanowić się nie tylko nad tym, jak możemy poprawić sytuację, ale też jaki wskaźnik będzie świadczył o jej poprawie i stanie się naszym finalnym celem. Dopiero potem możemy przystąpić do wdrażania planu naprawczego.

Jak przeciwdziałać absencjom?

W zależności od wcześniej zweryfikowanych wskaźników i przyczyn można przykładowo wdrożyć takie rozwiązania, jak: dodatkowy pakiet badań profilaktycznych, szkolenia, poprawę warunków
i bezpieczeństwa pracy, wprowadzenie możliwości pracy zdalnej, zmianę lub urozmaicenie zakresu obowiązków czy kontrolę prawdziwości zwolnień lekarskich. O tym, jakie środki najlepiej sprawdzą się w danej organizacji, decydować będzie przede wszystkim charakter przedsiębiorstwa.

Najrozsądniej jest nie dopuszczać w organizacji do sytuacji, w której tylko jeden pracownik posiada wiedzę i umiejętności z danej dziedziny. W ten sposób organizacja staje się uzależniona od tej osoby i istnieje ryzyko, że wraz z jej brakiem firma straci cenną wiedzę. Warto już wcześniej, z wyprzedzeniem, ustalić system zastępstw i przeszkolić pod tym kątem pracownika, który ma pełnić funkcję ewentualnego zastępcy.

Można również pomyśleć o stworzeniu kompleksowego systemu pod kątem ewentualnych absencji, a więc biblioteki dokumentów, bazy klientów, instrukcji korzystania z różnych systemów (filmy tutorialowe) i przeszkolenia z nich pozostałych pracowników itp.

Zawsze może wydarzyć się nieprzewidziana sytuacja, gdzie np. nasz pracownik ulegnie poważnemu wypadkowi i nie będzie mieć możliwości przekazania nikomu swojej wiedzy. Dla przedsiębiorstwa może być to bardzo poważny problem. Stąd, jeżeli tylko to możliwe, należy przeciwdziałać takim scenariuszom i myśleć o systemie zastępstw w kategoriach strategicznych działań organizacji.