Aby mieć pewność, że każdy z istotnych elementów procesu wdrożenia będzie miał odzwierciedlenie w jego zdalnym przebiegu, warto skorzystać np. z założeń metody 4C i przechodząc przez jej kolejne elementy, rozważyć, jak w ramach posiadanych możliwości i przy dopasowaniu do specyfiki firmy, przełożyć poszczególne działania na formułę online.
1. Compliance – formalności a onboarding zdalny
Ten element to głównie procedury, czyli cały kadrowy obszar związany z potrzebną do wypełnienia dokumentacją oraz zapoznaniem się z regulaminami. Niektóre z firm przeprowadzają tę część offline, zapraszając przyszłego pracownika do siedziby na podpisanie umowy. Nie brakuje jednak narzędzi, które umożliwiają podpisanie dokumentów zdalnie. Dodatkowo, nawet jeśli ten element lub cały proces wdrożenia przeprowadzany jest stacjonarnie, warto zadbać o to, aby regulaminy i potrzebne dokumenty były zawsze dostępne online, najlepiej na dedykowanej platformie lub w firmowym intranecie. Niewątpliwie dbałość o automatyzację tego etapu może pozytywnie zaskoczyć pracownika, a dodatkowo pozwala na usprawnienie tego, co od lat przebiegało w papierowej formie.
2. Clarification – jak przekazać pracownikowi znaczenie jego roli
Przedstawienie i wyjaśnienie zasad oraz sposobu funkcjonowania firmy tak, aby nowa osoba zrozumiała swoje miejsce pracy, to niemałe wyzwanie, zwłaszcza jeśli działamy online. W tym obszarze powinniśmy omówić zadania, cele oraz oczekiwania. Wyjaśnienie pracownikowi tego, na czym polega jego rola, to podstawa, aby można było uznać, że onboarding przebiegł prawidłowo.
Przy wdrożeniu zdalnym można postawić na połączenie spotkań online z przygotowaniem i przesłaniem szczegółowego opisu poszczególnych etapów wdrożenia. Pracownik, który rozpoczyna pracę zdalną, staje przed dużo większym wyzwaniem w zakresie funkcjonowania w pierwszych tygodniach, niż osoby pracujące stacjonarnie. Dużo łatwiej bowiem zapytać osobę siedzącą przy biurku obok, jeśli się czegoś nie wie, niż dzwonić lub pisać wiadomość na komunikatorze do osób, których nie miało się okazji zobaczyć osobiście. Poza tym nowo zatrudniona osoba często nie wie do końca, na czym będzie polegała jej praca w kolejnych dniach, dlatego też przy pracy zdalnej, tak ważne jest uporządkowanie tego etapu.
3. Culture – poznanie kultury organizacyjnej
Jednym z ważniejszych obszarów jest przekazanie zasad i sposobu działania firmy w ramach kultury organizacyjnej – zarówno tej formalnej, jak i nieformalnej. To obszar, który zbudowany na fundamentach dwóch poprzednich, zaczyna wzbudzać u pracownika poczucie przynależności do zespołu i firmy. Działania, które powodują, że staje się częścią kultury, do której dołącza, są niezwykle istotne i dużo trudniejsze zdalnie niż przy pracy stacjonarnej. Dlatego też ważne jest włączanie nowego pracownika już od pierwszych dni, a działania można zacząć jeszcze przed startem pracy.
Dobrze sprawdzi się tu welcome pack wysłany do nowo zatrudnionej osoby. Ważne, aby składał się on z przemyślanych elementów dopasowanych do firmy oraz jednocześnie wywoływał pozytywne emocje. Poza tym nieodzowny będzie culture book, który pomoże zrozumieć, co w danej firmie jest istotne oraz z czego wypływają jej wartości.
Dodatkowo warto przemyśleć, jak zapewnić pracownikowi możliwość włączenia w zespół, z którym będzie realizował swoje zadania oraz jak pomóc mu zrozumieć funkcjonowanie poszczególnych działów. Dobrym pomysłem będą spotkania online, w trakcie których pracownik otrzyma informacje o merytorycznych aspektach pracy. Warto urozmaicić rozmowy anegdotami czy ciekawymi informacjami, takimi jakie pracownik miałby szansę usłyszeć, chociażby spotykając innych w firmowej kuchni.
Ważną częścią kultury organizacyjnej są ludzie, także trzeba pokierować procesem wdrożenia w taki sposób, aby doprowadzić do jak największej liczby interakcji między pracownikami. Mają one znaczenie także dla kolejnego etapu 4C – connection.
4. Connection – poznanie relacji i zespołu
Relacje są niezwykle istotne, bez nich trudno jest mówić zaangażowaniu czy efektywności. O ile przy pracy stacjonarnej wiele działań z zakresu relacji dzieje się samoistnie podczas spotkań nieformalnych czy codziennych interakcji, o tyle przy zdalnym funkcjonowaniu, trzeba zaplanować, w jaki sposób nowo zatrudniona osoba ma stać się częścią zespołu.
W ramach tego obszaru należy zadbać o poznanie powiązań i zrozumienie, kto jest kim w firmie oraz z kim należy się kontaktować w zakresie poszczególnych zadań. Jeśli właściwie opracuje się obszar kultury organizacyjnej i zadba o to, aby pracownik w trakcie poszczególnych etapów wdrożenia spotykał się online z innymi osobami, które będą otwarte na włączenie go do zespołu, nie powinno być problemów w zapoczątkowaniem relacji. Dodatkowo dobrze, aby przy onboardingu zdalnym pracownik miał wsparcie buddy’ego, z którym będzie kontaktował się w sytuacji niepewności i który będzie opiekunem w całym procesie wdrożenia. W kolejnych tygodniach pracy należy pamiętać o włączaniu nowo zatrudnionej osoby do cyklicznych spotkań z zespołem.
Znaczenie pre-boardingu przy wdrażaniu pracownika
Część działań nawiązujących do powyższych obszarów warto rozpocząć jeszcze w okresie pre-boardingu. Jeśli czas oczekiwania na pracownika trwa kilka tygodni czy miesięcy, to jest to okres, który może sprzyjać spokojnemu wprowadzaniu nowej osoby w realia firmy i zespołów. Z jednej strony zwiększa to efektywność późniejszego procesu wdrożenia, z drugiej jest bardzo pozytywnie odbierane przez pracownika. Okres obawy i niepewności wiążący się z oczekiwaniem na zmianę pracy, można przekuć w ekscytację nowym miejscem i pozytywne oceny nowego pracodawcy jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia.
Jeśli czas oczekiwania na pracownika trwa kilka tygodni czy miesięcy, to jest to okres, który może sprzyjać spokojnemu wprowadzaniu nowej osoby w realia firmy i zespołów.
O tym, na co konkretnie zwrócić uwagę przy wdrożeniu zdalnym pracownika, warto doczytać w artykule TUTAJ.
Odpowiednio zorganizowany onboarding ma duże znaczenie dla zaangażowania pracownika oraz wpływa na skrócenie czasu potrzebnego na jego efektywne działanie na danym stanowisku. Poza tym to zwiększenie pewności, że pracownik zostanie z nami na dłużej, nie zniechęci się i na starcie nie zmieni pracy.
Dostosowanie działań wdrożeniowych do formuły online jest jak najbardziej możliwe i nie musi wiązać się z rezygnacją z pewnych zagadnień, czy zmniejszeniem skuteczności procesu. Warto zastanowić się, w jaki sposób dopasować poszczególne obszary do potrzeb i możliwości firmy, a metodę 4C potraktować jak check listę, która przypomni o najważniejszych zagadnieniach.
