List intencyjny – czy jest wiążący? Jakie powoduje konsekwencje prawne?

List intencyjny – co to jest?

List intencyjny to wstępna deklaracja chęci współpracy w przyszłości. Najczęściej ma formę pisemną albo elektroniczną. W liście jedna ze stron wyraża wolę prowadzenia dalszych negocjacji lub intencję podjęcia współpracy. Druga otrzymawszy dokument, podpisuje go, potwierdzając zawarte w nim ustalenia.

Czy list intencyjny jest wiążący?

Ponieważ list intencyjny nie jest uregulowana prawnie, nie ma mocy wiążącej. Oczywiście może on zawierać ustalone obowiązki i uprawnienia stron, aczkolwiek nie stanowią one żadnego zobowiązania.

Po co zawiera się list intencyjny?

Pomimo że list intencyjny jest niezobowiązujący, to w biznesie jest bardzo popularną formą potwierdzenia woli współpracy. Dokument podpisuje się zwykle po osiągnięciu porozumienia co do nawiązania kooperacji lub też w trakcie negocjacji. Celem listu jest określenie szczegółów przyszłego kontraktu lub planowanych działań. Podpisanie dokumentu przez obie strony świadczy też o wiarygodności firm i woli dalszych negocjacji zakończonych oczywiście podpisaniem umowy o współpracy.

Listy intencyjne mogą też być warunkiem starania się o dofinansowanie. Dla urzędników podpisanie takiego dokumentu będzie sygnałem, że biznes ma szansę powodzenia, a początkujący przedsiębiorca jest traktowany poważanie.

List intencyjny stosuje się też przy procesie rekrutacji pracowników. Pracodawca w ten sposób wyraża wolę zatrudnienia danej osoby na wcześniej wynegocjowanych warunkach. Natomiast wielu kandydatów składa wypowiedzenia w dotychczasowych miejscach zatrudnienia, dopiero po uzyskaniu listu intencyjnego. Takie rozwiązanie jest korzystne w sytuacji, kiedy to przyszły pracownik ma 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Wprawdzie list nie jest wiążący, jednak zerwanie zawartych w nim porozumień, może wpłynąć na wiarygodność firmy, jak i kandydata. Pamiętajmy, że w dobie internetu wiadomości o nielojalnych pracodawcach szybko się rozprzestrzeniają.

Czy można pociągnąć stronę do odpowiedzialności za naruszenie postanowień listu intencyjnego?

Mimo że list intencyjny nie wywołuje żadnych skutków prawnych, to są sytuacje, kiedy można pociągnąć drugą stronę do odpowiedzialności.

Jedną z nich jest przypadek, kiedy po podpisaniu listu, stron rozpoczyna lub kontynuuje negocjacje z firmą konkurencyjną. Wtedy dochodzi do konfliktu interesu, co może skutkować, posądzeniem o tzw. negatywne naruszenie interesu umowy i w efekcie do żądania odszkodowania. Poszkodowana strona musi wykazać jakie szkody poniosła przez to, że podjęła negocjacje zmierzające do zawarcia kontraktu z nielojalnym partnerem. Zadośćuczynienia można też domagać się za prowadzenie negocjacji z naruszeniem dobrych obyczajów, np. za odejście od pertraktacji bez podania przyczyn, lub bezpodstawne przedłużanie rozmów.

Pamiętaj, że jeśli w liście intencyjnym są wymienione wszystkie elementy umowy przedwstępnej, to jest on traktowany jak owa umowa. Zatem za jej niedotrzymanie grożą konsekwencje.

Na przykład zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy umowa o pracę zawiera m.in.:

• opis rodzaju pracy;
• miejsce wykonywania pracy;
• wysokość wynagrodzenia wraz z rozpisaniem jego składników;
• wymiar czasu pracy;
• datę rozpoczęcia pracy.

List intencyjny a umowa przedwstępna

List intencyjny i umowę przedwstępną podpisuje się przed zwarciem właściwej umowy i oba dokumenty zawierają opis przyszłych warunków współpracy. Z tych powodów wiele osób używa tych pojęć zamiennie – co jest dużym błędem. O ile list nie jest zdefiniowany w przepisach, o tyle definicja umowy przedwstępnej znajduje się w Kodeksie cywilnym. I to jest pierwsza i najważniejsza różnica pomiędzy tymi dokumentami.

Zgodne z art. 389 za umowę przedwstępną uznaje się dokument, w którym jedna ze stron lub obie zobowiązują się do zawarcia w przyszłości z góry oznaczonej umowy tzw. przyrzeczonej. Przepisy określają też, że powinna ona zawierać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej, co nie jest określone w przypadku listu intencyjnego.

Kolejna różnica między dokumentami wynika z zapisu k.c. Podpisanie umowy przedwstępnej rodzi zobowiązanie jej dotrzymania. W sytuacji, kiedy jedna ze stron się uchyli, druga ma prawo żądać naprawienia szkody, którą poniosła przez fakt, że nie doszło do zawarcia umowy przyrzeczonej.

List intencyjny a rekrutacja

List intencyjny w procesie rekrutacji świadczy o zamiarze zatrudnienia ze strony pracodawcy i podjęcia pracy ze strony pracownika. Oczywiście jest to oświadczenie woli, które teoretycznie nie zobowiązuje do niczego. Muszą to wziąć pod uwagę pracownicy, którzy na jego podstawie składają wypowiedzenie w obecnym miejscu pracy. W sytuacji, kiedy przyszły pracodawca wycofa się z uzgodnień zawartych w liście, np. z powodu wstrzymania rekrutacji wynikającej z aktualnej kondycji firmy, taka osoba zostaje bez pracy.

Kto powinien wyjść z inicjatywą podpisania? Najczęściej do podpisania listu dąży strona, której bardziej zależy na pozytywnym zakończeniu negocjacji.

Na jakim etapie rekrutacji powinien zostać podpisany? Zwykle do parafowania dokumentu dochodzi na ostatnim etapie rekrutacji, kiedy strony zaakceptują warunki współpracy.

Co powinien zawierać list intencyjny?

Treść, jaką powinien zawierać list, nie jest określona w żadnych przepisach, zatem mogą znaleźć się w nim dowolne zapisy ustalone przez strony. Podstawowymi elementami są:

• data i miejsce podpisania dokumentu;
• podpisy obu stron;
• zobowiązanie stron do prowadzenia negocjacji w dobrej wierze;
• oświadczenie o zaakceptowaniu już uzgodnionych postanowień.

W przypadku pertraktacji handlowych list zwykle wskazuje kierunek, w jakim zmierzają rozmowy przyszłych kontrahentów oraz określa szczegóły planowanej współpracy. Zatem może zawierać on wstępne ustalenia, zakres współpracy lub ramowe założenia planowanego projektu.

W liście intencyjnym podpisywanym przy rekrutacji powinny być m.in. następujące zapisy:

• dane firmy i kandydata;
• informację o wynegocjowanym wynagrodzeniu;
• przewidywana datę podpisania umowy o pracę;
• zaakceptowany zakres obowiązków na danym stanowisku.

List intencyjny – wzór

LIST INTENCYJNY

Podpisany w ……. (miejscowość) ….w dniu …………. między:

(nazwa firmy)………………………………………………………………………………………….

reprezentowaną przez ………………………………………………………………………………

a

(nazwa firmy lub imię i nazwisko osoby)……………………………………………………………

reprezentowaną przez ……………………………………………………………………………….

• 1

Strony wyrażają wolę współpracy w zakresie:

…………………………………………………………………………………………………………

• 2

1. Sposób realizacji działań, o których mowa w § 1 zostaną ustalane w odrębnej umowie.
2. Niniejszy list intencyjny nie powoduje żadnych zobowiązań finansowych dla żadnej ze Stron.

• 3

Niniejszy list intencyjny został sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

(pieczęć i podpis) (pieczęć i podpis)