Jak zatrudnić obcokrajowca spoza Unii Europejskiej? Procedury, przepisy i wskazówki

08.03.22
clock 14 min.
Patrycja Polaczuk-Rutkowska
Zatrudnienie osób będących obywatelami krajów, które nie należą do Unii Europejskiej, w praktyce nie musi oznaczać konieczności przejścia przez skomplikowane procedury oraz długiego oczekiwania na niezbędne pozwolenia. Od 2018 r. w polskim prawie obowiązują przepisy znacznie ułatwiające te formalności, między innymi w sytuacji zatrudniania pracowników z Ukrainy.

Od kilku lat w polskim prawie obowiązują regulacje znacznie ułatwiające te formalności, między innymi w sytuacji zatrudniania pracowników z Ukrainy. Jednak już w najbliższym czasie polski rząd zamierza znacznie poluzować te przepisy. Osoby, które opuściły Ukrainę z powodu działań wojennych, mogą spodziewać się jeszcze dalej idących udogodnień. A to dzięki specustawie, której projekt jest obecnie opracowywany.

Obcokrajowców spoza Unii Europejskiej może zatrudnić każdy pracodawca – zarówno osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, osoby prawne (np. fundacje, spółki, stowarzyszenia, uczelnie, spółdzielnie czy związki wyznaniowe), jak również osoby fizyczne, które nie prowadzą firmy (np. w roli opiekunów do dzieci). Obywatele państw spoza Unii Europejskiej mogą pracować w naszym kraju, m.in. gdy:

  • posiadają oni zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. zezwolenie jednolite),
  • podmiot, który chce ich zatrudnić, uzyska dla nich odpowiednie zezwolenie na pracę złoży oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy.

Podstawą ich zatrudnienia powinna być umowa o pracę lub jedna z umów cywilnoprawnych. O tym, jakie znaczenie ma zawarcie umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej, dowiesz się z dalszej części tekstu.

Uzyskanie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę (ubiega się o nie obcokrajowiec, a nie pracodawca) czy nawet zezwolenia na pracę sezonową (występuje o nie pracodawca) wiąże się z dość skomplikowaną procedurą i dłuższym oczekiwaniem na urzędową decyzję. Ponadto w przypadku zezwolenia na pracę sezonową, można je uzyskać jedynie na maksymalnie 9 miesięcy w roku kalendarzowym i tylko w odniesieniu do branż sezonowych, takich jak hotelarstwo czy rolnictwo.

Na szczęście od kilku lat w polskim prawie obowiązują wyjątki, umożliwiające cudzoziemcom spoza UE podjęcie pracy w znacznie szybszym i prostszym trybie. Ponadto na dniach w życie ma wejść specustawa, regulująca kwestię obecności uchodźców z Ukrainy, dzięki czemu będą oni mieli swobodny dostęp do polskiego rynku pracy. Jednak na ten moment prace nad jej projektem wciąż trwają i nim wejdą w życie nowe zasady, pracodawców obowiązują poniżej przedstawione zasady zatrudniania.

Więcej o specustawie można przeczytać TUTAJ.
A poniżej nagranie z webinaru z Piotrem Płońskim na temat zmian wynikających ze specustawy:
https://praca.olx.pl/rekruter/post/specustawa-omowienie-najwazniejszych-zmian-webinar-z-piotrem-plonskim.

Zatrudnienie na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie państw, do których obywateli stosuje się niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową oraz przepisy dotyczące oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi obywatele 6 państw, a mianowicie: Ukrainy, Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii oraz Rosji, mogą podjąć pracę w Polsce na podstawie oświadczenia – bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę.

Jest to zdecydowane ułatwienie procesu legalnego zatrudnienia cudzoziemców będącymi obywatelami wskazanych wyżej spoza Unii Europejskiej, ponieważ w praktyce postępowania w przedmiocie wniosków o wydanie zezwolenia na pracę oraz zezwolenia jednolitego trwają zdecydowanie dłużej niż procedura oświadczeniowa. Osoba gotowa do podjęcia pracy, może ją rozpocząć już po wpisaniu oświadczenia do ewidencji oświadczeń prowadzonej przez Starostę właściwego dla pracodawcy. Co do zasady wpis oświadczenia do ewidencji oświadczeń powinien nastąpić nie później niż w terminie 7 dni roboczych od złożenia oświadczenia.

Zatrudnienie na podstawie oświadczenia umożliwia wykonywanie pracy w Polsce przez 24 miesiące bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę.

W procedurze oświadczeniowej należy spełnić następujące warunki:

  • okres wykonywania pracy wskazany w złożonym oświadczeniu nie może być dłuższy niż 24 miesiące, a dzień rozpoczęcia pracy musi nastąpić nie później niż za 6 miesięcy od daty złożenia oświadczenia,
  • prace, które będzie wykonywał cudzoziemiec nie dotyczą prac sezonowych, na które trzeba uzyskać zezwolenie,
  • wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie będzie niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.

Procedura powierzenia pracy na podstawie oświadczenia – 2 główne etapy

I etap – rejestracja oświadczenia o powierzeniu pracy obywatelowi spoza UE

W pierwszej kolejności pracodawca powinien ustalić właściwy dla niego ze względu na siedzibę firmy albo miejsce jego zamieszkania, powiatowy urząd pracy. W przypadku pracodawców będących osobami fizycznymi właściwość urzędu pracy określa miejsce stałego pobytu lub zameldowania na pobyt stały tej osoby.

Na stronie https://psz.praca.gov.pl/wybor-urzedu znajduje się lista wszystkich powiatowych urzędów pracy z podziałem na poszczególne województwa wraz z odnośnikami do ich stron internetowych. Na stronach internetowych tych instytucji można uzyskać szczegółowe informacje oraz pobrać niezbędne dokumenty.

Po ustaleniu właściwego powiatowego urzędu pracy pracodawca powinien złożyć w nim oświadczenie o powierzeniu cudzoziemcowi pracy.

Oświadczenia można złożyć pisemnie lub za pośrednictwem strony internetowej https://www.praca.gov.pl/. Wcześniej warto jednak odwiedzić stronę internetową powiatowego urzędu pracy i potwierdzić, w jakiej wersji przyjmowane są obecnie oświadczenia – w elektronicznej czy papierowej (z uwagi na epidemię niektóre urzędy wymagają rejestracji elektronicznej). Na stronie dostępne są dwie wersje przedmiotowego oświadczenia, w tym jedno przeznaczone jest dla agencji pracy tymczasowej i dotyczy powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi w charakterze pracownika tymczasowego (PSZ-OPWPA).

Oświadczenie składane elektronicznie wymaga podpisu kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym.

Aby zarejestrować oświadczenie o powierzeniu pracy obywatelowi spoza UE należy przedstawić następujące dokumenty (lub załączyć ich skany):

  • dowód dokonania opłaty w wysokości 30 zł,
  • oświadczenie pracodawcy o niekaralności za czyny o których mowa w art. 88z ust. 5 pkt 1–6 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy,
  • kopię dowodu osobistego lub kopię wypełnionych stron z danymi z dokumentu podróży pracodawcy (w przypadku pracodawców będących osobami fizycznymi),
  • kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży potencjalnego pracownika lub kopię innego ważnego dokumentu tożsamości, a jeżeli osoba ta nie przebywa na terytorium Polski – kopię dokumentu podróży z jej danymi osobowymi (pamiętaj, że jako przyszły pracodawca nie możesz przetrzymywać oryginałów tych dokumentów, ale jesteś zobowiązany do posiadania w aktach ich kopii co najmniej tak długo, jak długo będziesz zatrudniał tę osobę).

Wypełniając oświadczenie o powierzeniu pracy, należy podać następujące dane:

  • dane pracodawcy,
  • dane cudzoziemca, którego zamierzasz zatrudnić,
  • datę rozpoczęcia oraz okres wykonywania pracy,
  • rodzaj umowy będącej podstawą wykonywania pracy,
  • wysokość wynagrodzenia brutto – podane wynagrodzenie nie może być niższe od płacy pracowników na podobnym stanowisku lub wykonujących taką samą pracę,
  • podklasę Polskiej Klasyfikacji Działalności Gospodarczej,
  • zawód i miejsce wykonywania pracy.

Następnie w ciągu 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia, o ile nie było potrzeby dokonania jakichkolwiek dodatkowych wyjaśnień, oświadczenie powinno zostać wpisane do ewidencji oświadczeń, co umożliwia rozpoczęcie wykonywania pracy przez cudzoziemca.

Starosta może również wydać decyzję o odmowie wpisania oświadczenia do ewidencji np. w sytuacji, kiedy stwierdzone zostanie, że oświadczenie zostało złożone dla pozoru lub w toku wyjaśnień starosta stwierdzi, że firma starająca się o rejestrację, nie posiada środków finansowych wystarczających na pokrycie wynagrodzenia przyszłego pracownika. Od negatywnej decyzji starosty można się odwoływać do ministra właściwego do spraw pracy.

II etap – podpisanie umowy o pracę oraz zgłoszenie rozpoczęcia zatrudnienia do PUP

Po podpisaniu przez pracodawcę i pracownika umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej podmiot powierzający pracę jest zobowiązany poinformować o tym fakcie właściwy powiatowy urząd pracy w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu. Jeśli nie dojdzie do rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca, to również należy ten fakt zgłosić do PUP (pisemnie lub za pośrednictwem strony https://www.praca.gov.pl/).

Ważnym obowiązkiem pracodawcy jest to, że musi on zawrzeć pisemną umowę z zatrudnianym cudzoziemcem. Treść tego dokumentu powinna być sporządzona również w języku zrozumiałym dla zatrudnianej osoby i powinna zawierać te same warunki, które pojawiły się w zarejestrowanym oświadczeniu o powierzeniu pracy. Jeżeli już podczas zatrudnienia warunki pracy uległy zmianie, należy ponownie złożyć stosowne oświadczenie. Nie jest to jednak wymagane w kilku określonych sytuacjach, a mianowicie gdy np.:

  • doszło do zmiany siedziby lub miejsca stałego pobytu zatrudnianej osoby, nazwy lub formy prawnej zatrudniającej ją organizacji,
  • nastąpiło przejęcie zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę,
  • obcokrajowiec jest pracownikiem tymczasowym agencji pracy tymczasowej i zostaje skierowany do pracy u innego pracodawcy (o ile nie zmieniły się pozostałe warunki jego pracy).

Ponadto należy pamiętać, że każdy podmiot powierzający pracę osobom niebędącym obywatelami Polski musi przestrzegać takich samych obowiązków, jak w przypadku zatrudniania rodzimych pracowników (dotyczy to np. obowiązku zgłoszenia obcokrajowców do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od dnia podjęcia przez nich pracy). W przeciwnym razie pracodawcy grożą poważne sankcje, które w przyszłości mogą skutkować np. odmówieniem wpisu do ewidencji oświadczeń przy kolejnej próbie zatrudnienia obcokrajowców z ww. 6 państw.

Procedura dotycząca uzyskania zezwolenia na pracę

A co jeśli chcemy, aby osoba, którą zatrudniamy w ramach zarejestrowanego oświadczenia, została z nami dłużej niż ustawowe 24 miesiące? Pracodawca może złożyć wniosek o wydanie cudzoziemcowi zezwolenia na pracę. Zezwolenie na pracę pracodawca może uzyskać u właściwego wojewody. Maksymalny okres, na jaki wydawane jest zezwolenie, to 3 lata.

Dużym plusem tego rozwiązania jest to, że pracownik może nieprzerwanie wykonywać dla polskiego pracodawcy swoje obowiązki (na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy), oczekując jednocześnie na decyzję z urzędu dotyczącą zezwolenia.

Warto również pamiętać, że zezwolenie na pracę jest ważne tylko u konkretnego pracodawcy, który o to zezwolenie wnioskował.

Projektowane zmiany w przepisach związane z działaniami wojennymi na Ukrainie

W związku z działaniami wojennymi na Ukrainie planowe są zmiany w przepisach mające na celu ułatwienie podejmowania pracy na terenie Polski obywatelom Ukrainy. Zgodnie z rządowym projektem ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, powierzenie pracy obywatelom Ukrainy będzie wymagało wyłącznie powiadomienia o fakcie rozpoczęcia wykonywania pracy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, w terminie 7 dni od podjęcia pracy. Ostateczny kształt zmian będzie jednak znany dopiero po podpisaniu ustawy przez Prezydenta RP i opublikowania jej w dzienniku ustaw.

Zatrudnianie obcokrajowców: instytucje i kontakty

Poniżej znajdziesz nazwy instytucji oraz adresy stron internetowych, które będą pomocne w momencie podjęcia decyzji o zatrudnieniu obcokrajowców spoza UE. Możesz również skontaktować się z Zieloną Linią (jest to infolinia urzędów pracy) pod numerem telefonu: 19524 (w niektórych przypadkach wymagane jest dodanie numeru kierunkowego danego województwa).

Jeśli chcesz, możesz udostępnić swoje ogłoszenie o pracę dla obywateli z Ukrainy również w powiatowym urzędzie pracy lub na jego stronach. Możesz poprosić właściwy urząd pracy o przetłumaczenie Twojej oferty na język ukraiński. Twoja oferta pojawi się wówczas w Centralnej Bazie Ofert Pracy na stronie https://oferty.praca.gov.pl (również w języku ukraińskim).

Swoją ofertę możesz również opublikować w serwisie OLX, gdzie możesz zaznaczyć opcję, w której podana jest informacja o chęci zatrudniania osób z Ukrainy.

Wydziały Spraw Cudzoziemców oraz Wydziały Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców w Urzędach Wojewódzkich

  • Dolnośląski Urząd Wojewódzki Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

Plac Powstańców Warszawy 1

50-951 Wrocław

tel. (71) 340 66 55

www.duw.pl

  • Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

ul. Jagiellońska 3

85-950 Bydgoszcz

tel. (52) 349 72 40

www.bydgoszcz.uw.gov.pl

  • Lubelski Urząd Wojewódzki Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

ul. Spokojna 4

20-914 Lublin

tel. (81) 742 44 26

www.lublin.uw.gov.pl

  • Lubuski Urząd Wojewódzki Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

ul. Jagiellończyka 8

66-400 Gorzów Wielkopolski

tel. (95) 711 57 09

www.lubuskie.uw.gov.pl

  • Łódzki Urząd Wojewódzki Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

ul. Piotrkowska 103

90-425 Łódź

tel. (42) 664 17 04

www.lodz.uw.gov.pl

  • Małopolski Urząd Wojewódzki Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

ul. Przy Rondzie 6

31-547 Kraków

tel. (12) 422 31 05

www.malopolska.uw.gov.pl

  • Mazowiecki Urząd Wojewódzki Wydział Spraw Cudzoziemców

ul. Długa 5

00-263 Warszawa

tel. (22) 695 65 75

www.mazowieckie.pl

  • Opolski Urząd Wojewódzki Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

ul. Piastowska 14

45-082 Opole

tel. (77) 452 45 02

www.opole.uw.gov.pl

  • Podkarpacki Urząd Wojewódzki Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

ul. Grunwaldzka 15

35-959 Rzeszów

tel. (17) 867 19 15

www.rzeszow.uw.gov.pl

  • Podlaski Urząd Wojewódzki Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

ul. Mickiewicza 3

15 -213 Białystok

tel. (85) 743 93 80

www.bialystok.uw.gov.pl

  • Pomorski Urząd Wojewódzki Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

ul. Okopowa 21/27

80-810 Gdańsk

tel. (58) 307 74 27

www.gdansk.uw.gov.pl

  • Śląski Urząd Wojewódzki Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

ul. Jagiellońska 25

40-032 Katowice

tel. (32) 207 73 28

www.katowice.uw.gov.pl

  • Świętokrzyski Urząd Wojewódzki Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

Al. IX Wieków Kielc 3

25-516 Kielce

tel. (41) 342 12 37

www.kielce.uw.gov.pl

  • Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

Al. Marszałka Józefa Piłsudskiego 7/9

10-575 Olsztyn

tel. (89) 523 23 62

www.uw.olsztyn.pl

  • Wielkopolski Urząd Wojewódzki Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

ul. Pl. Wolności 17

61-739 Poznań

tel. (61) 854 17 21

www.poznan.uw.gov.pl

  • Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

ul. Wały Chrobrego 4

70-502 Szczecin

tel. (91) 430 34 00

www.szczecin.uw.gov.pl

Państwowa Inspekcja Pracywww.pip.gov.pl

Urząd do Spraw Cudzoziemców – uzyskasz tu informacje odnośnie do pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce (również w języku ukraińskim, angielskim i rosyjskim) – www.udsc.gov.pl.

Informacje na temat pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce dla cudzoziemców, uzyskasz także na stronie Międzynarodowej Organizacji do Spraw Migracji IOM (również w języku ukraińskim):

Stowarzyszenie Interwencji Prawnejwww.interwencjaprawna.pl
bezpłatne poradnictwo dla cudzoziemców – infolinia (22) 629 56 91

Helsińska Fundacja Praw Człowiekawww.hfhr.org.pl
pomoc prawna dla migrantów – tel.: (22) 556 44 66

Źródła:

  • https://www.biznes.gov.pl/
  • Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
  • Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie państw, do których obywateli stosuje się niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową oraz przepisy dotyczące oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej ani nie jest opinią prawną i został zamieszczony jedynie w celach informacyjnych.