Czy informacja dodatkowa musi być podpisana przez pracodawcę?
Przepisy wymagają, by dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia była przekazana pracownikowi w postaci papierowej lub postaci elektronicznej. Takie pojęcia, typowe dla prawa pracy, robią kolosalną różnicę. Postać papierowa to bowiem nie to samo co forma pisemna. Formy pisemnej wymaga np. wypowiedzenie umowy o pracę, co oznacza, ze pracownik musi od nas dostać dokument zawierający oryginalny podpis osoby składającej oświadczenie o wypowiedzeniu. Natomiast postać papierowa to – nieco tylko upraszając – wszystko, co da się utrwalić na papierze. Możemy zatem przekazać pracownikowi informację dodatkową, która nie będzie podpisana. Ważne, by odebrać na jednym egzemplarzu podpis pracownika jako potwierdzenie, że wypełniliśmy nasz obowiązek i przekazaliśmy mu taką informację.
Czy mogę wysłać informację dodatkową zwykłym mailem? Potrzebuję potwierdzenia odczytania?
Przekazanie informacji w postaci elektronicznej może odbyć się za pomocą zwykłej korespondencji mailowej (nie jest potrzebny kwalifikowany podpis elektroniczny) lub w inny sposób, np. poprzez udostępnienie pracownikowi informacji na pulpicie pracowniczym czy w innym dedykowanym systemie.
Ważne jest, by informacja była przekazana w formacie, który pozwala pracownikowi na jej zapisanie i wydrukowanie. Należy zatem sprawdzić, czy nasz system nie ma włączonych ograniczeń uniemożliwiających zapisywanie plików na stacjach lokalnych lub ich drukowanie. Dodatkowo, jako dowód spełnienia obowiązku pracodawca zobowiązany jest do zachowania dowodu przekazania informacji lub jej otrzymania przez pracownika, przy czym wystarczy udowodnienie jednej z tych sytuacji (nie musimy zatem w każdej sytuacji mieć potwierdzenia odczytania informacji przez pracownika).
Czy informację dodatkową wydajemy przy każdej kolejnej umowie o pracę?
Informacja o warunkach zatrudnienia musi być przekazana pracownikowi w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy (wcześniej było to 7 dni od zawarcia umowy). Co prawda każda kolejna umowa o pracę tworzy odrębny stosunek pracy, to jednak dopuszczenie do pracy konkretnego pracownika ma miejsce zasadniczo jeden raz.
Obecne brzmienie przepisu powoduje zatem, że nie mamy już obowiązku, by informację dodatkową przekazywać przy zawieraniu każdej kolejnej umowy z pracownikiem. Obowiązek taki pojawi się, jeśli wraz ze zmianą umowy do pracownika będą miały zastosowanie warunki inne niż wskazane w uprzednio przekazanej mu informacji. Chodzi zatem o zmianę okoliczności wymagających aktualizacji informacji dodatkowej, a nie o samą zmianę umowy.
Co powoduje, że będę musiała wydać pracownikowi nową, uzupełnioną, uzupełniającą informację dodatkową?
Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o każdej zmianie w zakresie informacji, jakie przekazał wcześniej pracownikowi. Przepis art. 29 § 3 kodeksu pracy wymienia zakres informacji, które muszą być przekazane pracownikowi; zdecydowanie szerszy niż miało to miejsce do 26 kwietnia br.
Pracodawca ma obowiązek aktualizować przekazane pracownikowi informacji w każdym przypadku, gdy wskutek jakichkolwiek okoliczności wcześniej przekazane informacje nie będą już prawidłowe lub kompletne. Taką informację uzupełniającą przekazujemy pracownikowi niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika.
Jeśli zatem w informacji danej pracownikowi przy zatrudnieniu w zakresie przysługujących mu płatnych urlopów poinformowaliśmy go tylko o urlopie wypoczynkowym, to np. zawarcie umowy szkoleniowej uprawniającej pracownika do urlopu szkoleniowego spowoduje, że będziemy musieli te informacje uzupełnić. Podobnie, złożenie przez pracownika wniosku o urlop okolicznościowy z tytułu urodzenia dziecka, będzie wymagało uzupełnienia informacji o urlop ojcowski, rodzicielski oraz o inne warunki objęte zakresem informacji dodatkowej, jakie zmienią się w stosunku do pracownika – ojca. Takich sytuacji wpływających na treść przekazywanych pracownikowi informacji jest w praktyce bardzo, bardzo dużo.
Czy informacja dodatkowa musi być indywidualizowana? Czy mogę mieć ogólną informację dla wszystkich sytuacji?
To jest „pytanie wszystkich pytań”, zdecydowanie najczęściej pojawiające się ze strony działów HR. Poza pracodawcami, nad odpowiedzią na to pytanie zastanawiają się także prawnicy.
Z pewnością nie jest błędem podzielenie stanowiska, że informacja dodatkowa musi być w pełni zindywidualizowana (tj. „skrojona na miarę”) dla konkretnego pracownika. Tak skonstruowana informacja odnosi się do stanu uprawnień pracownika aktualnego na dzień wręczenia mu takiej informacji (np. wymiar czasu pracy, wymiar urlopu wypoczynkowego, długość okresu wypowiedzenia, nieobjęcie systemem zmianowym, brak prawa do urlopów i przerw związanych z rodzicielstwem itp.).
Takie podejście powoduje jednak, że w przypadku zmiany jakichkolwiek okoliczności zawartych w informacji, konieczne byłoby powtórne poinformowanie pracownika, w jaki sposób zmienia się zakres jego uprawnień. To obowiązkiem pracodawcy jest wówczas ocena każdej zmiany sytuacji pracownika pod kątem tego, czy nie pociąga ona za sobą konieczności przekazania pracownikowi nowej informacji dodatkowej. W dużych organizacjach, potrzebny będzie w rezultacie etat dla osoby, która będzie pilnowała, by nie przegapić potrzeby przekazania nowej informacji.
W mojej ocenie, treść wprowadzonych przepisów nie wyklucza takiej ich interpretacji, która pozwala na przekazanie pracownikowi informacji dodatkowej w wersji szerszej, wariantowej – o ile jest ona napisana w sposób czytelny dla pracownika. Taka praktyka była stosowana także w oparciu o wcześniej obowiązujące przepisy i zasadniczo nie spotykała się ona z krytyką PIP. Zapewne też kolejne miesiące pokażą, jak do nowych przepisów podchodzi Inspekcja; liczymy na zdrowy rozsądek.
Nie bez znaczenia jest przy tym, że przepis wykroczeniowy, jaki od 26 kwietnia br. pojawił się w kodeksie pracy w odniesieniu do informacji dodatkowej zakłada, że karą grzywny może zostać ukarana osoba, która „nie informuje pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, naruszając w sposób rażący przepisy (…)”. Trudno za takie rażące naruszenie przepisów uznać sytuację, w której przekazujemy pracownikowi informacje go dotyczące obecnie oraz te, które mogą mieć do niego zastosowanie w razie zmiany sytuacji pracownika, co wyraźnie zaznaczamy.
Uważam zatem, że można dziś „wybronić” posługiwanie się przez pracodawcę wzorem informacji dodatkowej uwzględniającej pewną wariantowość. Co więcej, zwłaszcza w dużych organizacjach będzie to podejście bezpieczniejsze, niż ryzyko związane z tym, że przy informacji „skrojonej na miarę” przegapimy konieczność przekazania pracownikowi nowej informacji dodatkowej.
Na koniec, podobnie jak wcześniej – tam, gdzie to tylko możliwe warto przekazywać informacje poprzez odesłanie do odpowiednich przepisów prawa pracy. Takie podejście nie tylko zmniejsza informację objętościowo, ale i chroni pracodawcę przed obowiązkiem aktualizacji informacji dodatkowej, jeśli zmianie ulegną powołane przepisy.
