Przekazywanie pracownikowi sprzętu. O co warto zadbać?
Narzędzia pracy przekazywane pracownikowi są na gruncie prawa pracy mieniem powierzonym z obowiązkiem zwrotu. Taka kwalifikacja jest istotna z uwagi na odpowiedzialność, jaką pracownik może ponieść za zniszczenie lub utratę takiego mienia.
Pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w mieniu powierzonym wówczas, gdy pracodawca jest w stanie udowodnić (1) prawidłowe powierzenie mienia oraz (2) szkodę w mieniu (tj. jego uszczerbek lub utratę). Prawidłowe powierzenie mienia, w omawianej sytuacji, polega na przekazaniu pracownikowi sprzętu w taki sposób i w takim stanie, że pracownik ma możliwość zadbania, by sprzęt ten był bezpieczny i ostatecznie wrócił nieuszkodzony do pracodawcy. Z uwagi właśnie na konieczność wykazania, że pracownikowi określony sprzęt został powierzony, należy zadbać o kwestie dowodowe i spisać np. protokół przekazania narzędzi pracy lub w inny sposób uzyskać (udokumentowane) potwierdzenie, że w danym terminie dany sprzęt został pobrany przez danego pracownika. Warto także ująć w takim dokumencie co najmniej wzmiankę na temat stanu przekazywanych narzędzi, który byłby potwierdzony przez osobę przekazującą i pracownika odbierającego sprzęt.
Od razu dodajmy, że pisemny protokół zdawczo-odbiorczy czy inny rodzaj dokumentu nie jest podstawą omawianej odpowiedzialności pracownika (tj. i bez takiego dokumentu odpowiedzialność może wystąpić). Przesądził to już wielokrotnie Sąd Najwyższy. Jednakże w razie jakiegokolwiek sporu to pracodawca będzie musiał udowodnić, że do takiego przekazania narzędzi pracy doszło. Możemy to wykazywać zeznaniami świadków czy w inny sposób, jednak zdecydowanie najłatwiej będzie nam to zrobić, przedstawiając odpowiedni dokument, podpisany przez pracownika.
Czy możemy zakazać wykorzystywania narzędzi pracy do celów prywatnych?
Jak najbardziej. Narzędzia pracy z definicji powinny być wykorzystywane do wykonywania pracy, o czym warto pracownikom przypominać. W tym celu wprowadzamy polityki korzystania z narzędzi pracy lub umieszczamy stosowne zapisy w regulaminach pracy, w których wskazujemy na zasady i warunki korzystania z takiego sprzętu.
Zasadą jest zakaz prywatnego użytku narzędzi pracy. To możliwość korzystania np. z laptopa do celów prywatnych jest wyjątkiem, który powinien zostać wyraźnie przewidziany; o ile faktycznie chcemy na to pozwolić pracownikowi. Jest to decyzja, którą warto przemyśleć, chociażby pod kątem poziomu ochrony danych przetwarzanych na takim laptopie.
Za co odpowiada pracownik, który zgubi firmowy laptop?
Jeśli pracownikowi prawidłowo powierzyliśmy sprzęt, to za jakikolwiek ubytek w nim czy jego utratę, pracownik odpowiada wobec pracodawcy w pełnej wysokości. Jak wspomniałam, co do zasady mamy tu odpowiedzialność za mienie powierzone, która jest dla pracodawcy łatwiejsza, gdyż wymaga tylko wykazania powierzenia mienia i uszczerbku w nim. To pracownik, chcąc się uwolnić od odpowiedzialności lub zmniejszyć jej zakres musi wykazać się inicjatywą i udowodnić, że np. utrata laptopa nastąpiła wyłącznie z winy osoby trzeciej lub z innych przyczyn niezależnych od pracownika.
Zostańmy przy przykładzie z utratą laptopa. Jeśli pracownik go zgubi, z własnej winy,, to – upraszczając – oddaje pracodawcy wartość sprzętu. Jeśli jednak pracownik stosuje się do polityk i zasad użytkowania sprzętu,np. nie zostawia komputera w samochodzie na niestrzeżonym parkingu, a mimo to komputer został mu ukradziony,np. złodziej na ulicy groził pracownikowi nożem, to pracownik uwolni się od odpowiedzialności, jeśli okoliczność tę wykaże. Dowodem może być na przykład odpowiednia dokumentacja policyjna.
Czy możemy pracownikowi odebrać powierzony sprzęt?
Możemy. Narzędzia pracy powierzone pracownikowi stanowią własność pracodawcy, którą ten może nadal dysponować. Stosuję tu pewien skrót myślowy, mówiąc o własności pracodawcy, gdyż te same zasady będą miały zastosowanie także wobec sprzętu, który jest przez pracodawcę wynajmowany, leasingowany itp., a następnie udostępniany pracownikowi.
Zwrotu sprzętu od pracownika możemy zażądać w każdym momencie, tj. w trakcie zatrudnienia i w związku z zakończeniem współpracy. Jednak musimy przy tym pamiętać, że na pracodawcy ciąży obowiązek zapewniania pracownikowi odpowiednich narzędzi pracy. Jeśli zatem np. laptop z łączem internetowym jest pracownikowi niezbędny do wykonywania pracy, to pozbawienie pracownika takiego sprzętu będzie oznaczało, że nie będzie on w stanie wykonywać swoich obowiązków nie ze swojej winy. Powyższe powoduje, że w praktyce najczęstsze przypadki, kiedy pracownicy są wzywani do zwrotu sprzętu, dotyczą rozwiązania umowy o pracę albo okresów niewykonywania pracy.
Musimy tu jeszcze zrobić jedno zastrzeżenie na sytuację, kiedy np. udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego z możliwością jego wykorzystania do celów prywatnych, potraktowane zostało jako jeden z benefitów zapewnianych pracownikowi, a zatem – jako jeden z elementów wynagrodzenia pracownika. Takie sytuacje występują w praktyce, w szczególności na wyższych stanowiskach. Najczęściej takie uprawnienie pracownika zostało uregulowane w jego umowie o pracę, a warunki żądania zwrotu takiego mienia wymagają indywidualnej oceny.
Czy pracownika na L4 możemy zobowiązać do zwrotu sprzętu?
Wielu pracodawców uważa, że jak pracownik korzysta ze zwolnienia chorobowego lub z innej nieobecności w pracy, to w takim okresie nie można zwrócić się do niego o zwrot narzędzi pracy, gdyż potraktowane byłoby to jako polecenie wykonywania pracy. Nic bardziej mylnego. Pracodawca może takie żądanie skierować do pracownika także w czasie jego niezdolności do pracy, w okresie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy czy korzystania z innych zwolnień od pracy. Żądając zwrotu w takiej sytuacji, pracodawca powinien wskazać, w jakim miejscu i terminie pracownik ma obowiązek przekazać takie narzędzia pracy. Jeśli np. stan zdrowia pracownika uniemożliwia pracownikowi przyjazd do firmy, by zwrócić sprzęt, pracodawca powinien oczywiście zadbać o takie kwestie techniczne i zorganizować kuriera czy wysłać inną osobę by odebrała sprzęt w miejscu zamieszkania pracownika.
Co zrobić, gdy pracownik odmawia zwrotu sprzętu?
Raz jeszcze podkreślę wagę zakładowych regulacji i dobrze ułożonych procesów w organizacji. To z jednej strony podnosi świadomość pracowników co do zasad obowiązujących w zakresie wykorzystywania i zwrotu narzędzi pracy, a z drugiej – potrafi bardzo pomóc pracodawcy (a taką właśnie funkcję powinny spełniać dokumenty i akty zakładowe).
Niezastosowanie się do zgodnego z prawem polecenia pracodawcy możemy postrzegać jako naruszenie obowiązków pracowniczych i zastosować odpowiedzialność porządkową (tj. nałożyć karę na pracownika). Co więcej, odmowa zwrotu sprzętu przez pracownika może również stanowić podstawę do wypowiedzenia mu umowy o pracę, a w niektórych przypadkach – i do zwolnienia dyscyplinarnego. Niezależnie od powyższego, w grę wchodzi także odpowiedzialność materialna pracownika wobec pracodawcy za szkodę w mieniu powierzonym (tj. brak zwrotu powierzonego mienia), a także – w zależności od okoliczności: odpowiedzialność karna za przywłaszczenie mienia pracodawcy.darzają się sytuacje, gdy przy kolejnej próbie odbioru sprzętu od pracownika, angażowana jest policja.
