Czym jest hot desk w biurze?
Stanowisko hot desk w biurze to w wolnym tłumaczeniu „gorące biurko”. Nazwa dobrze oddaje ideę rozwiązania.
Hot desking w biurze polega na dzieleniu stanowisk pracy. Przestrzeń jest najczęściej zorganizowana w formie open space. Poszczególne biurka są z kolei nieprzypisane do konkretnego pracownika. Dzięki temu można ograniczyć koszty związane z wynajmowaniem przestrzeni biurowej, oszczędzić na wyposażeniu biura czy łatwiej utrzymać porządek w miejscu pracy.
Idea hotdeskingu jest odpowiedzią na zmieniające się realia pracy. Coraz więcej firm oferuje zatrudnionym możliwość pracy z domu. Często wykorzystywanym w praktyce rozwiązaniem jest praca hybrydowa – pracownicy kilka dni świadczą pracę w domu, a w pozostałe dni przyjeżdżają do biura. W takim układzie prywatne biurka przez część tygodnia stałyby puste, a stanowisko hot desk jest wykorzystywane codziennie albo prawie codziennie. Takie rozwiązanie jest znacznie bardziej użyteczne.
Jak działają hot desks?
Właściciele firm coraz częściej zmieniają prywatne biura w przestrzenie wspólne i wprowadzają do swoich przedsiębiorstw tzw. hot desks. Korzystanie z rozwiązania w praktyce jest łatwiejsze niż mogłoby się wydawać, jednak wymaga samodyscypliny ze strony pracowników.
We współużytkowanych przestrzeniach stanowisko pracy nie jest przydzielone do konkretnego pracownika. W dni, w które pracownicy zdalni pojawiają się w biurze, wybierają sobie dogodne biurko, podłączają się do stanowiska i zaczynają pracować. Nawet jeśli preferują określone części wspólnej przestrzeni biurowej, może się okazać, że zostały one już zajęte przez innych pracowników.
Dzielone stanowisko pracy w niektórych firmach podlega rezerwacji, jednak najczęściej działa na zasadzie „kto pierwszy ten lepszy”. Jest z założenia pozbawione jakichkolwiek prywatnych ozdób czy przyborów pracownika. Zatrudniony zawsze musi zabrać swoje rzeczy na koniec dnia. Dzięki temu w biurze nie ma mowy o bałaganie, a przestrzeń jest utrzymana w profesjonalnym stylu.
Stanowiska hot desk są też oferowane w ramach współdzielonych przestrzeni coworkingowych, z których korzystają przede wszystkim samozatrudnieni i osoby pracujące zdalnie, których pracodawcy nie mają własnych biur. W tym przypadku wynajmuje się stanowisko.
Każde biurko jest wyposażone w gniazdko elektryczne i daje możliwość połączenia się z internetową siecią bezprzewodową. Do tego dochodzą najczęściej dodatkowe udogodnienia, takie jak wydzielone z dala od biurek przestrzenie, w których można prowadzić rozmowy telefoniczne, sale konferencyjne, które można rezerwować w razie potrzeby, kuchnie, pokoje rozrywki, miejsca do przeprowadzania burzy mózgów czy usługi druku. Sposób korzystania z biura coworkingowego można dzięki temu dopasować do swoich osobistych potrzeb.
Zalety i wady rozwiązania hot desk w biurze
Podstawowa zaleta hot-deskingu dla zakładów pracy to możliwość ograniczenia nieużywanej przestrzeni biurowej. Praca hybrydowa czy praca w systemie zmianowym sprawiają, że utrzymywanie prywatnych biurek nie ma większego sensu. W ten sposób firmy posiadające własne biura mogą ograniczyć liczbę stanowisk, a co za tym idzie obniżyć koszty związane z zakupem i bieżącym utrzymaniem sprzętu biurowego. Zaoszczędzona przestrzeń może być wykorzystana do innych celów. Przedsiębiorstwa wynajmujące biura mogą z kolei ograniczyć liczbę stanowisk, za które co miesiąc są zobowiązane płacić. Dzięki upowszechnieniu pracy zdalnej mogą zatrudniać pracowników w różnych lokalizacjach.
Hot desking umożliwia stworzenie minimalistycznej przestrzeni i utrzymanie porządku. Na biurkach znajduje się tylko to, co rzeczywiście jest potrzebne, a po zakończeniu pracy wszystkie dodatkowe akcesoria są zabierane przez pracownika. W ten sposób w pomieszczeniu łatwiej zachować koncentrację.
Mimo licznych zalet hot deskingu rozwiązanie nie jest oczywiście pozbawione wad. Przeciwnicy koncepcji wskazują, że gdy zatrudniony nie ma stałego miejsca w biurze, mogą się pogarszać relacje między pracownikami. W tradycyjnym biurze każdego dnia siedzi się obok tej samej osoby, co daje poczucie stabilizacji. W ten sposób naturalnie nawiązują się więzi, które nie tylko poprawiają atmosferę w pracy, ale również bezpośrednio przyczyniają się do zwiększenia efektywności współpracy członków zespołu. Jest to szczególnie istotne w przypadku introwertyków. Z tego powodu w razie wdrożenia hotdesków do biznesu trzeba przyłożyć większą uwagę do integracji pracowników.
Warto jednak wskazać, że z drugiej strony większa mobilność biurowa zwiększa innowacyjność. Pracownik nie ogranicza się do kontaktów codziennie z tymi samymi osobami, a zamiast tego poznaje regularnie kolejnych specjalistów. W ten sposób wie, co dzieje się w innych zespołach i może dzielić się pomysłami oraz czerpać wiedzę od różnych współpracowników.
Brak stale przydzielonych stanowisk może też stwarzać ryzyko konfliktów w biurze. Aby rozwiązanie działało, w zespole pracowników musi panować poszanowanie dla zasad związanych z wykorzystaniem przestrzeni. Potencjalny problem związany z doborem miejsc może być też rozwiązany poprzez wprowadzenie systemu rezerwacji.
Dla samozatrudnionych hot desking może się w praktyce okazać bardziej elastycznym i tańszym wyjściem niż wynajem przestrzeni biurowej. W tym przypadku da się uniknąć sztywnych warunków czy długich umów. Z jednej strony przedsiębiorca eliminuje poczucie izolacji związane z pracą z domu. Z drugiej pozwala znaleźć przestrzeń do pracy dostosowaną do potrzeb. Sprawdzi się również w przypadku freelancerów czy konsultantów, którzy realizują projekty w różnych lokalizacjach i w czasie podróży chcą korzystać z biur w pobliżu klientów.
Hot desk - dla jakich firm będzie dobrym rozwiązaniem?
Hot desking jest szczególnie dobrym rozwiązaniem w przypadku przedsiębiorstw o dużej rotacji pracowników. Jeśli zatrudnieni pracują hybrydowo, często zmieniają lokalizacje czy realizowane projekty, nie ma sensu utrzymywać dla nich prywatnych biurek. W takiej sytuacji hot desk zwiększa elastyczność i jest niezwykle wygodne.
Hot desk zazwyczaj sprawdza się idealnie w przypadku dużych przedsiębiorstw zatrudniających wielu pracowników, z których tylko część przychodzi danego dnia do biura. Małe firmy, w których wymagana jest fizyczna obecność w siedzibie zakładu pracy w określonych godzinach, najczęściej muszą utrzymywać stałe stanowiska dla swoich podwładnych. Duże znaczenie ma też branża i sama specyfika pracy. Hot desking dobrze sprawdzi się też, gdy podwładni na co dzień większość zadań wykonują w terenie, a do biura przyjeżdżają tylko raz na jakiś czas.
Jeśli nie masz pewności, czy hot desking sprawdzi się w Twojej firmie, rozważ testowe wdrożenie rozwiązania dla części pracowników. Być może z czasem okaże się, że taki sposób organizacji biurowej zyska uznanie w organizacji i zostanie na stałe wdrożony do jej działalności. Warto, ponieważ hot desk daje szansę na znaczne oszczędności.
5 min.
