Zaświadczenie o zarobkach musi zawierać informacje wymagane przez instytucje żądające takiego dokumentu. Podstawowe dane to:

• data i miejsce wystawienia dokumentu;
• nazwa, adres i dane identyfikacyjne pracodawcy (NIP, REGON, KRS);
• imię i nazwisko pracownika, jego PESEL, numer i seria dowodu tożsamości;
• wysokość wynagrodzenia;
• ewentualne obciążenia pensji, np. zajęcia komornicze lub spłata pożyczki z ZFŚS z podaniem kwoty;
• czytelny podpis wystawiającego dokument wraz z imienną pieczątką firmową.

Pracodawca może podać w dokumencie wysokość wynagrodzenia zasadniczego brutto tzw. podstawę i osobno wszelkie przysługujące pracownikowi dodatki, np. premie, prowizje, dodatki za staż pracy albo ciężkie warunki, lub wpisać jedną kwotę brutto, która zawiera w sobie całość. Najczęściej zaświadczenie o zarobkach uwzględnia średnią z ostatnich trzech miesięcy (łącznie z dodatkami, jakie zostały wypłacone w tym czasie), w wersji brutto i netto.

W przypadku zaświadczenia o zatrudnieniu, w dokumencie należy uwzględnić dodatkowo:

• rodzaj umowy i wymiar etatu, np. umowa o pracę na czas nieokreślony, na pełen etat;
• datę rozpoczęcia stosunku pracy;
• stanowisko, na jakim jest zatrudniony pracownik.

W przypadku, kiedy firma, w której pracuje wnioskodawca, jest w stanie upadłości albo likwidacji, również taka informacja musi być umieszczona w zaświadczeniu.

Pracownik po otrzymaniu zaświadczenia o zarobkach i zatrudnieniu powinien sprawdzić, czy wszystkie informacje się zgadzają ze stanem faktycznym. Jeśli na dokumencie są błędy, należy zwrócić się do pracodawcy z prośbą o wyjaśnienie i z żądaniem korekty.

Niekiedy pracodawca, chcąc iść na rękę pracownikowi (np. w przypadku sprawy sądowej o alimenty), nie uwzględnia wszystkich dodatków. Niestety musi pamiętać, że za wydanie błędnego zaświadczenia, grozi zarzut o poświadczenie nieprawdy. Zgodnie z art. 271. Kodeksu karnego funkcjonariusz publiczny lub inna osoba uprawniona do wystawienia dokumentu, która poświadcza w nim nieprawdę co do okoliczności mającej znaczenie prawne, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

Procedura wydawania określonych dokumentów powinna być opisana w regulaminie wewnątrzzakładowym. Zwykle pracownik musi wypełnić wniosek o wydanie zaświadczenia o zarobkach i wysłać go do działu kadr lub też ustnie poprosić o jego przygotowanie. W nim zwykle trzeba podać informacje, z jakiego okresu mają być uzgodnione zarobki oraz komu będzie przedłożone zaświadczenie i w jakim celu.

W dużych firmach istnieją elektroniczne wnioski o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach, które trafiają do uprawnionych do tego pracowników kadr. W mniejszych przedsiębiorstwach tego typu sprawami zajmują się osoby reprezentującej pracodawcę, np. dyrektorzy albo księgowe. Zdarza się też, że dokument sporządza i podpisuje osobiście właściciel firmy.

Przy czym, należy pamiętać, że niektóre instytucje żądają, aby na zaświadczeniu o zarobkach widniał podpis konkretnej osoby, np. prezesa spółki albo głównej księgowej. Bez tego elementu dokument nie będzie brany pod uwagę.

W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej zaświadczenie o dochodach wydaje urząd skarbowy. Wniosek można wysłać w formie elektronicznej za pośrednictwem serwisu e-Urząd Skarbowy lub e-PUAP, a także w formie papierowej dostarczyć go do urzędu skarbowego osobiście lub przesłać pocztą. Usługa jest bezpłatna, a na dokument czeka się do 7 dni od chwili złożenia wniosku.

Zasadniczo nie znajdziemy w polskim prawodawstwie informacji o terminie ważności zaświadczenia o dochodach. Ograniczenia czasowe wprowadzają instytucje wymagające przedłożenia tego typu dokumentu. Przyjęło się, że zaświadczenie o wynagrodzeniu ważne jest od miesiąca do 3 miesięcy od daty wystawienia w zależności od instytucji, która go wymaga.

Kodeks pracy nie wspomina nic o obowiązku wydawania zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach przez pracodawcę. W związku z tym można uznać, że wystawienie dokumentu jest jego dobrą wolą. Jednocześnie Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych w art. 125 zawiera informację, która obliguje pracodawcę do wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Jednak wspomniane przepisy odnoszą się wyłącznie do ZUS-u.

Zatem co w sytuacji, kiedy pracodawca odmawia wydania zaświadczenia o zarobkach i zatrudnieniu, które jest konieczne m.in. przy zapisie dziecka do państwowego żłobka lub przedszkola, przy rozprawie o alimenty lub gdy pracownik chce skorzystać z kursu finansowanego przez fundusze unijne?

W takiej sytuacji można powołać się na orzeczenie Sądu Najwyższego. W uzasadnieniu orzeczenia z dnia 16 września 1999 r. (sygn. akt I PKN 331/99) czytamy, że pracodawca ma obowiązek dostosować się do reguł współżycia społecznego, co obejmuje również wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach na wniosek pracownika. Oznacza to, że niewydanie zaświadczenia albo nieuzasadnione odwlekanie jego podpisania może być uznane za działanie na szkodę pracownika, co jest podstawą do złożenia pozwu w sądzie pracy przeciwko pracodawcy.

Warto wiedzieć, że także były pracownik ma prawo wystąpić do swojego byłego pracodawcy z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o zarobkach. Jednak w tej sytuacji wszystko zależy od dobrej woli byłego pracodawcy.

W wielu sytuacjach życiowych pracownik musi udowodnić swoje zarobki i zatrudnienie. W tym celu niezbędne jest uzyskanie zaświadczenia o zarobkach i zatrudnieniu od pracodawcy. Dokument zawiera informacje identyfikujące firmę i zatrudnionego, wysokość średniego wynagrodzenia oraz dane dotyczące okresu zatrudnienia i zajmowanego stanowiska.

Zwykle pracodawcy nie mają problemu z wystawieniem zaświadczenia i aby go uzyskać, wystarczy wypełnić i wysłać wniosek do kadr lub też ustnie o niego poprosić.