Pracodawca na podstawie przepisów prawa pracy jest zobowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Pod tym pojęciem rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. W kodeksie pracy wprowadzono kilka rozwiązań, które stanowią przykłady, jak ma wyglądać realizacja tego obowiązku.

Jednym z nich jest umowa szkoleniowa. Zgodnie z art. 1034 Kodeksu pracy pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Dokument powinien mieć formę pisemną. 

Jej podpisanie i przechowywanie w dokumentacji pracowniczej jest dobrowolne, o ile pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Pracodawcy decydują się na taki krok najczęściej dla celów dowodowych.

Umowę szkoleniową stosuje się w sytuacji, gdy pracownik będzie uczestniczyć w kursie czy innej formie doszkalania, aby podnieść swoje kwalifikacje zawodowe na podstawie skierowania bądź zgody pracodawcy. Dokument ma regulować prawa i obowiązki stron stosunku pracy w związku z procesem nauki.

Aktualne realia rynku pracy i obrotu gospodarczego sprawiają, że podnoszenie kwalifikacji przez pracowników stało się standardem. Obok kursów i szkoleń aktualizujących wiedzę bądź rozszerzających umiejętności na popularności zyskują także studia podyplomowe, a nawet doktoranckie. 

Warto wiedzieć, że umowę szkoleniową można zawrzeć zarówno przed rozpoczęciem dokształcania, jak i w jego trakcie, jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę. To ważna informacja, ponieważ dokończenie nauki w sytuacji, gdy trzeba łączyć ją z pracą, wymaga często dodatkowego wolnego. W takiej sytuacji umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych dostarcza dodatkowych możliwości prawnych, które są wymierną pomocą podczas nauki.

Zawarcie umowy szkoleniowej na piśmie uprawnia pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe do:

• urlopu szkoleniowego;
• zwolnienia z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania.

Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Wymiar urlopu szkoleniowego to:

• urlop szkoleniowy w wymiarze 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych;
• urlop szkoleniowy w wymiarze 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego;
• urlop szkoleniowy w wymiarze 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego;
• urlop szkoleniowy w wymiarze 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Aby skorzystać z wolnego, zatrudniony musi złożyć wiosek o urlop szkoleniowy. W jego treści powinien powołać się na umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Przyznanie urlopu szkoleniowego ma miejsce w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności:

• zwrot kosztów szkolenia przez pracownika; 
• dofinansowanie do zakupu książek; 
• pokrycie kosztów przejazdów do miejsca nauki; 
• zwrot kosztów zakwaterowania podczas szkolenia.

Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych nie ma ustalonego wzoru, dlatego można ją sporządzić samodzielnie albo skorzystać z gotowego dokumentu.

Kluczowe elementy umowy szkoleniowej to dane stron, przedmiot umowy, prawa i obowiązki pracownika oraz pracodawcy, świadczenia w związku z umową, w tym przede wszystkim kwestia urlopu szkoleniowego, a także podstawa prawna. Strony mogą dodatkowo zawrzeć w jej treści inne istotne z ich punktu widzenia klauzule, w tym m.in. zapisy o obowiązku pozostania w stosunku pracy po zakończeniu doszkalania przez określony czas.

W treści umowy szkoleniowej powinny się znaleźć przede wszystkim takie informacje jak: 

• dane pracownika – w tym przede wszystkim imię, nazwisko, zajmowane stanowisko, adres, PESEL; 
• dane pracodawcy – m.in. nazwa zakładu pracy, forma prawna działalności, adres, NIP; 
• skierowanie pracownika na szkolenie bądź zgoda na jego odbycie – zaznaczenie, że dokształcanie odbywa się za zgodą zakładu pracy; 
• zakres szkolenia – sprecyzowanie, jakie kwalifikacje podnosi pracownik; 
• wzajemne prawa i obowiązki stron związane ze szkoleniem – w tym np. zasady ponoszenia kosztów nauki czy określenie obowiązków pracownika w zakresie m.in. informowania pracodawcy o wynikach szkolenia; 
• kwestia urlopu szkoleniowego – ile urlopu przysługuje w związku z nauką i jak można go wykorzystać; 
• informacja o świadczeniach dodatkowych – warto dodać do umowy wszystkie dane o dodatkowych świadczeniach, jakie zobowiązuje się zapewnić pracodawca, takich jak np. zakup podręczników; 
• umowa lojalnościowa za szkolenie (opcjonalnie) – jeśli pracodawca, który ponosi koszty szkolenia, chce zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu przez określony czas po zakończeniu nauki; 
• podstawa prawna – przepisy kodeksu pracy dotyczące urlopu szkoleniowego; 
• podpisy stron.

Trzeba pamiętać, że umowa szkoleniowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy kodeksu pracy. Gdyby tak się stało, jej zapisy nie będą wiązać stron.

Umowa lojalnościowa, która może być zawarta w treści umowy o podnoszenie kwalifikacji przez pracownika, jest opcjonalna. Jeśli pracodawca zobowiązuje się do dokonywania płatności za szkolenie, ma prawo zmusić go do pozostania w firmie przez określony czas, jednak nie dłużej niż 3 lata pod rygorem zwrotu kosztów nauki.

Niezależnie od tego – zgodnie z art. 1035 kodeksu pracy – pracownik może być zobowiązany do pokrycia kosztów poniesionych przez pracodawcę na szkolenie dodatkowych świadczeń, jeżeli: 

• bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji;
• otrzyma oświadczenie o rozwiązaniu stosunku pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie; 
• w określonym powyżej terminie rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem bądź bezpodstawnie bez wypowiedzenia.

Wysokość zwrotu jest proporcjonalna do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Umowa szkoleniowa może być podpisana w razie otrzymania od pracodawcy zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Warto ją zawrzeć na piśmie dla celów dowodowych, aby uniknąć wątpliwości co do praw i obowiązków stron w związku z dokształcaniem się. Pobierz gotowy wzór umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych, który dostosujesz do swoich potrzeb.

Umożliwienie pracownikowi podnoszenia kwalifikacji zawodowych to nie tylko obowiązek pracodawcy, ale również szansa na utrzymanie konkurencyjności zespołów i zwiększenie satysfakcji zatrudnionych ze współpracy. Mimo że podpisanie umowy określającej wzajemne prawa i obowiązki stron nie zawsze jest obowiązkowe, warto o tym pomyśleć, aby uregulować zasady szkolenia. Trzeba pamiętać, że pracownikowi mogą przysługiwać dodatkowe świadczenia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Gotowy wzór umowy szkoleniowej pozwoli oszczędzić czas i upewnić się, że w dokumencie zawrzesz wszystkie potrzebne elementy.