Pod pojęciem umowy lojalnościowej, czyli popularnie nazywanej lojalki, kryje się umowa o zakazie konkurencji i poufności. Zawierana jest najczęściej ze specjalistami z branży mediów, marketingu, finansów, IT, ale i przedstawicielami handlowymi i prawnikami. Umowę zazwyczaj podpisuje się na okres trwania stosunku pracy. Jednak jeśli zakres obowiązków obejmuje dostęp do wyjątkowo ważnych dla firmy danych, prawo dopuszcza zawarcie jej na czas po ustaniu zatrudnienia.

Celem umowy jest ochrona interesów pracodawcy wobec pracownika, który mógłby wykorzystać zdobyte w firmie wiedzę lub kontakty na jego niekorzyść, np. udostępnić innym przedsiębiorcom lub założyć własną konkurencyjną działalność gospodarczą.

Umowa lojalnościowa może przybrać różne formy, w zależności od okoliczności i celów. Mogą to być:

• klauzule lojalnościowe w umowie o pracę – najczęściej spotykana forma, gdzie zapisy dotyczące zakazu konkurencji są jednym z elementów umowy o pracę;
• aneks do umowy o pracę – ta forma jest stosowana, kiedy zakaz konkurencji ma obowiązywać w czasie i po zakończeniu zatrudnienia, aneks pozwala na szczegółowe opisanie warunków zakazu, czasu obowiązywania i konsekwencji jego złamania;
• oddzielna umowa zawarta po rozwiązaniu umowy o pracę – najrzadziej stosowana forma, ponieważ po tym, jak pracownik dostanie wypowiedzenie, pracodawcy będzie trudno namówić go do jej podpisania.

Co istotne, pracownik nie ma obowiązku jej podpisania, a pracodawca z tego powodu nie może go zwolnić. Natomiast należy pamiętać, że podstawowym obowiązkiem pracownika jest dbanie o dobro zakładu pracy, chronienie jego mienia oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Za nieprzestrzeganie obowiązków grozi zwolnienie dyscyplinarne.

Kodeks pracy ani inne akty wykonawcze nie precyzują maksymalnego i minimalnego czasu obowiązywania umowy lojalnościowej. W praktyce zawierane są na okres od 6 miesięcy do dwóch lat. Przy ustalaniu przedziału czasu, pracodawca musi wziąć pod uwagę podstawowe prawa obywatelskie, czyli wolność wyboru, wykonywania zawodu i miejsca pracy. Zbyt długi zakaz podjęcia konkurencyjnych działań musi może spowodować tzw. wypadnięcie danego specjalisty z rynku, co utrudni mu podjęcie pracy zgodnej z jego kwalifikacjami. Taka umowa może zostać zakwestionowana przez sąd.

Zgodnie z art. 1012 k.p. umowę lojalnościową dotyczącą zakazu konkurencji, obowiązującą po ustaniu stosunku pracy, można zastosować, jeśli pracodawca i pracownik mają dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić firmę na szkodę.

Umowa przestaje obowiązywać przed upływem terminu, na jaki została zawarta, jeśli zniknie powód uzasadniający zakaz konkurencji. Przykładowo pracodawca zmieni profil działalności lub technologię produkcji.

Tego typu ograniczenie oznacza, że przez konkretny czas były pracownik praktycznie nie będzie mógł podjąć zatrudnienia w swoim zawodzie i branży. W związku z tym prawo przewiduje z tego tytułu odszkodowanie, które nie może być niższe niż 25% wynagrodzenia otrzymanego przez pracownika przed ustaniem zatrudnienia i powinno być wypłacane przez okres obowiązywania umowy.

Do zerwania umowy lojalnościowej dochodzi w dwóch okolicznościach:

• kiedy pracownik nie dotrzyma jej warunków i podejmie działania konkurencyjne wobec pracodawcy;
• gdy pracodawca przestaje wypłacać pracownikowi przewidziane w umowie odszkodowanie.

Niedotrzymanie warunków umowy rodzi konsekwencje finansowe dla obu stron.

Złamanie umowy lojalnościowej pociąga za sobą poważne konsekwencje dla pracownika. Musi on liczyć się z:

• obowiązkiem zapłaty kary umownej;
• odpowiedzialnością odszkodowawczą.

W umowie zwykle pracodawca uwzględnia karę umowną, którą jest zobligowany zapłacić pracownik w przypadku naruszenia jej postanowień. Przy czym powinna być ona adekwatna do ewentualnych skutków złamania umowy. Jeśli będzie rażąco wysoka, może zostać podważona przez sąd, jeśli dojdzie do procesu.

Pracodawca ma prawo zażądać odszkodowania za złamanie umowy na zasadach ogólnych. Oczywiście o ile z tego tytułu poniesie realne straty finansowe. Jednak w tym przypadku to on będzie zmuszony udowodnić wysokość poniesionej szkody oraz wykazać związek między naruszeniem umowy i szkodą.

Ponadto w przypadku złamania umowy lojalnościowej, pracodawca może natychmiast wstrzymać wypłatę odszkodowania za powstrzymanie się od działalności konkurencyjnej.

Pracownik powinien też pamiętać, że naruszenie warunków umowy lojalnościowej może mieć negatywny wpływ na jego reputację i w konsekwencji na znalezienie nowego miejsca pracy. Pracodawcy spotykają się na rozmaitych wydarzeniach branżowych, a niekiedy też dzwonią do siebie, aby poznać opinię o kandydacie, który wcześniej był zatrudniony w drugiej firmie.

Jeśli pracodawca złamie warunki umowy, to pracownik może dochodzić swoich roszczeń na drodze sądowej. W konsekwencji pracodawca może być zobligowany nie tylko do wypłaty zaległego odszkodowania wraz z odsetkami, ale i dodatkowej rekompensaty za poniesione straty. Ponadto pracodawca traci prawa do egzekwowania zakazu konkurencji.

Tak samo, jak w przypadku pracownika, złamanie warunków umowy może spowodować utratę zaufania i reputacji do firmy, nie tylko jako pracodawcy, ale i partnera biznesowego.

Umowa lojalnościowa z pracownikiem musi być sporządzona na piśmie jako dodatkowy dokument lub jako załącznik do umowy o pracę. Ustne, jak i mailowe ustalenia w tym zakresie są nieważne.

Inną przesłanką, która może być przyczyną stwierdzenia nieważności lojalki to niejasne lub nieprecyzyjnie sformułowane postanowienia. Umowa o zakazie konkurencji musi szczegółowo i jednoznacznie określać jakie rodzaje aktywności pracownika są uznawane za konkurencyjne wobec pracodawcy. Najlepiej jakby zakazane formy działalności zostały wymienione w umowie. W innym razie może to doprowadzić do sytuacji, w której pracownik nie będzie w stanie stwierdzić, czy to, co planuje zrobić, objęte jest zakazem czy nie. 

Ponadto podważyć można umowę zawierającą zbyt szerokie lub ogólnikowe postanowienia, które są niedostosowane do specyfiki działalności pracodawcy. W związku z tym wpis, że „wszelkie działalności” są zabronione, zawsze będzie argumentem przeciw firmie.

Lojalka nie może też naruszać zasad współżycia społecznego. Pracodawca musi wziąć pod uwagę fakt, że nie może całkowicie zabronić pracownikowi podjęcia zatrudnienia, tym samym wykluczając go z życia zawodowego. Oznacza to, że oprócz wymienionych zakazanych aktywności, w umowie powinny być zawarte: okres obowiązywania lojalki oraz zakres terytorialny, Co więcej ograniczenia powinny być proporcjonalne do potrzeb pracodawcy. W innym razie może to być uznane przez sąd za ograniczenie uczciwej konkurencji i załamanie zasad współżycia społecznego.

Zgodnie z przepisami umowa o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia musi zawierać informację o odszkodowaniu dla pracownika. Jego brak lub zbyt niska wysokość będzie powodem do stwierdzenia nieważności umowy.

Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia musi mieć określony czas trwania. Brak takiej informacji w umowie sprawia, że staje się ona nieważna. Z drugiej strony, umowa lojalnościowa nie może obowiązywać zbyt długo. Przedział czasu powinien być dostosowany do realnych potrzeb pracodawcy. Sztuczne wydłużenie obowiązywania lojalki, szczególnie bez odpowiednio wysokiej rekompensaty, może być powodem uznania jej za nieważną. Umowa traci też prawomocności w sytuacji, kiedy pracodawca nie wypłaca odszkodowania.

Umowa lojalnościowa za szkolenie to popularne rozwiązanie w przypadku wysłania pracowników na specjalistyczne kursy, wymagające dużego nakładu finansowego. Mogą to być szkolenia przygotowujące do pracy na danym stanowisku np. kurs kierowcy zawodowego na dodatkową kategorię, uprawnienia do kierowania wózkami widłowymi, nauka języka lub szkolenia techniczne i specjalistyczne certyfikacje. W ten sposób firma zabezpiecza się przed stratami, jakie mogłaby ponieść, gdyby wyszkolony pracownik odszedł zaraz po ukończeniu kursu. Umowa szkoleniowa może dotyczyć także cyklu szkoleń, na których pracodawca wysyła pracownika w trakcie zatrudnienia, aby podnieść jego kwalifikacje.

Przy czym nie wolno stosować umowy lojalnościowej w stosunku do szkoleń obowiązkowych np. BHP.

Za naruszenie umowy lojalnościowej pracownik zwykle musi zwrócić pracodawcy koszty szkolenia proporcjonalnie do czasu, który przepracował. Zgodnie z Kodeksem pracy umowa szkoleniowa nie może obowiązywać dłużej niż 3 lata. Oznacza to, że jeśli pracownik nie ukończył kursu z własnej winy lub zwolni się przed końcem zawartej lojalki, to będzie musiał oddać pracodawcy pieniądze za szkolenie.