Teoretycznie obowiązek wystawienia rachunku za usługę spoczywa na zleceniobiorcy. W praktyce jednak często zdarza się, że to zleceniodawca przygotowuje dokument i przedstawia go wykonawcy do podpisu. Dzieje się tak zwłaszcza w dużych firmach i organizacjach posiadających własny dział księgowości. Mimo takiego ułatwienia, od strony formalnej to zleceniobiorca nadal jest wystawcą rachunku.

Każda osoba fizyczna, która zatrudniona jest na umowie zleceniu, musi więc regularnie wystawiać rachunki swojemu zleceniodawcy. Nie dotyczy to przedsiębiorców prowadzących własną działalność gospodarczą. Rozliczają się oni na podstawie faktur i objęci są innymi przepisami w zakresie składek na ubezpieczenie.

W celu wystawienia rachunku do umowy zlecenia do każdej wypłaty, zleceniobiorca nie musi posiadać kasy fiskalnej ani specjalnego programu księgowego. Może robić to w dowolnej formie – nawet ręcznej, pod warunkiem że dokument będzie zawierał wszystkie niezbędne dane. Najlepiej jednak skorzystać z gotowego wzoru rachunku do umowy zlecenia, który zamieściliśmy powyżej.

Choć rachunek do umowy zlecenia jest stosunkowo prostym dokumentem, musi spełniać określone wymagania formalne. Powinien być możliwie przejrzysty i kompletny pod względem danych. Podstawowe elementy rachunku do umowy zlecenia obejmują:

• numer umowy i datę jej zawarcia – informacje dotyczące tego, jakiej umowy o świadczenie usług dotyczy rachunek,
• strony umowy – podstawowe dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy (m.in. imię, nazwisko, nazwa firmy),
• przedmiot zlecenia – krótki opis wykonanej usługi,
• rozliczenie – na które składają się:
  • kwota brutto wynagrodzenia za wykonanie umowy,
  • potrącone składki społeczne (opłacane przez zleceniobiorcę),
  • koszty uzyskania przychodu,
  • podstawa opodatkowania,
  • składka na ubezpieczenie zdrowotne,
  • zaliczka na podatek dochodowy,
  • kwota netto do wypłaty,
• podpisy zleceniobiorcy i zleceniodawcy,

numer rachunku bankowego wykonawcy i termin płatności lub adnotację potwierdzającą otrzymanie zapłaty gotówką.

Rachunek do umowy zlecenia wystawiany jest do każdej wypłaty i dokładnie pokazuje, skąd bierze się kwota trafiająca do rąk zleceniobiorcy. Za różnicę pomiędzy wynagrodzeniem brutto i netto odpowiadają przede wszystkim składki odprowadzane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Większość umów zleceń jest oskładkowana, więc zleceniobiorca powinien określić, czy posiada inny tytuł do ubezpieczeń społecznych. Dzięki temu zostanie prawidłowo zgłoszony do ZUS, a jego składki będą poprawnie naliczane. Warto zauważyć, że rachunek do umowy zlecenia wyszczególnia jedynie koszty ponoszone przez wykonawcę usługi, a więc potrącane z jego wynagrodzenia. Dokument nie uwzględnia natomiast składek finansowanych przez zleceniodawcę.

Wyróżnione na rachunku do umowy zlecenia składki płacone przez zleceniobiorcę to:

• składka na ubezpieczenie emerytalne – 9,76% przychodu,
• składka na ubezpieczenie rentowe – 1,5% przychodu,
• składka na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe – 2,45% przychodu (opcjonalnie),
• składka na ubezpieczenie zdrowotne – 9% podstawy wymiaru (przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenie społeczne).

Powyższe kwoty znajdą się na rachunku każdej osoby, na której spoczywa obowiązek ubezpieczeniowy z tytułu umowy zlecenia. Z tego grona wyłączeni są przede wszystkim:

• wspomniani już właściciele działalności gospodarczych – zamiast rachunków wystawiają faktury i rozliczają się z ZUS-em samodzielnie,
• osoby zatrudnione na umowie o pracę u innego pracodawcy i zarabiające tam co najmniej wynagrodzenie minimalne – nie opłacają składek społecznych z tytułu umowy zlecenia,
• uczniowie i studenci do 26. roku życia – nie opłacają ani składek społecznych, ani zdrowotnych.

Wynagrodzenie z umowy zlecenia – tak jak każdy inny dochód – podlega opodatkowaniu. Oprócz składek ZUS zleceniodawca potrąca więc z wypłaty zleceniobiorcy także zaliczkę na podatek PIT. Jako płatnik jest odpowiedzialny za jej przekazanie do urzędu skarbowego.

Wysokość podatku obliczana jest na podstawie wynagrodzenia brutto i zależy zarówno od wykorzystanych ulg, jak i od kosztów uzyskania przychodu. W rozliczaniu umowy zlecenia stosuje się skalę podatkową, co z reguły oznacza 12-procentową daninę na rzecz urzędu skarbowego. Stawka 32% obowiązuje dopiero przy przekroczeniu progu 120 tys. zł rocznie i może zostać naliczona od nadwyżki jedynie wtedy, gdy zleceniobiorca o to zawnioskuje.

Jak więc oblicza się stawkę podatku dochodowego na potrzeby rachunku do umowy zlecenia?

1. Od przychodu (kwoty brutto na umowie) odejmuje się kwotę składek na ubezpieczenie społeczne.
2. Wynik należy pomniejszyć o koszty uzyskania przychodu, a więc 20% lub 50% (przy udokumentowanych prawach autorskich).
3. Uzyskaną kwotę zaokrągla się do pełnych złotych, aby ustalić podstawę do opodatkowania.
4. Podstawę mnoży się razy 12%, a wynik zaokrągla, aby określić wysokość zaliczki na podatek dochodowy.
5. Wysokość zaliczki można obniżyć o kwotę zmniejszającą podatek, składając PIT-2.

W tym miejscu warto wspomnieć również o tym, że osoby do 26. roku życia mogą skorzystać z ulgi dla młodych, czyli zwolnienia z podatku. Dopóki ich przychody nie przekroczą limitu 85 528 zł, podatnicy nie muszą odprowadzać zaliczek do urzędu skarbowego. Jeśli młoda osoba posiada dodatkowo status ucznia lub studenta i jest zwolniona z ZUS-u, otrzymuje na rękę pełną wartość wynagrodzenia brutto.

Co istotne, przy umowach zleceniach na kwotę nieprzekraczającą 200 zł płatnik pobiera jedynie zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 12%. Do jego ustalenia nie wykorzystuje się więc potrąconych składek społecznych ani kosztów uzyskania przychodu.

Z naszym wzorem rachunku do umowy zlecenia szybko i łatwo wypełnisz ten dokument. Wystarczy, że podasz w nim niezbędne dane i poszczególne składniki wynagrodzenia – od kwoty brutto, przez składki ZUS i zaliczkę na podatek, aż po wypłatę netto. Pamiętaj, aby sporządzić jeden rachunek w dwóch egzemplarzach.

Dokument należy dostarczyć w terminie zgodnym z warunkami określonymi w umowie. Jeśli nie ma w niej takich zapisów, warto zrobić to bez zbędnej zwłoki od razu po wykonaniu zlecenia. Umożliwi to sprawne rozliczenie i wypłatę wynagrodzenia.

Choć umowa zlecenie regulowana jest Kodeksem cywilnym, to przepisy te nie precyzują, jak dokumentować jej rozliczanie. Przyjęło się jednak, że po wykonaniu usługi zleceniobiorca powinien wystawić zleceniodawcy rachunek. W takim dokumencie zamieszcza się przede wszystkim dane na temat stron umowy, przedmiotu zlecenia oraz składników wynagrodzenia brutto.

W praktyce rachunek do umowy zlecenia bywa sporządzany przez samego zleceniodawcę, a następnie jest tylko podpisywany przez wykonawcę. Otrzymując taki dokument, zleceniobiorca może dokładnie sprawdzić, skąd bierze się różnica pomiędzy jego wynagrodzeniem brutto a wypłatą netto. Ma pełen obraz tego, ile z zarobionych przez niego środków trafiło do ZUS-u i urzędu skarbowego.