List intencyjny to deklaracja woli zatrudnienia konkretnej osoby na określonym stanowisku. Najczęściej ma formę pisemną albo elektroniczną. To oświadczenie, w którym jedna ze stron wyraża wolę podjęcia współpracy i podpisania umowy docelowej na określonych warunkach, a druga – potwierdza, że godzi się na zaproponowane postanowienia. 

List intencyjny stosuje się powszechnie w procesie rekrutacji pracowników. To pisemne oświadczenie woli i deklaracja przyszłych działań prawnych. Po przejściu przez rozmowę kwalifikacyjną i dodatkowe zadania sprawdzające przygotowanie do podjęcia pracy na danym stanowisku, jeśli na mocy wzajemnych ustaleń umowa między stronami ma być podpisana dopiero po upływie określonego czasu, obie strony oczekują wzajemnego zobowiązania, że rzeczywiście dojdzie do podjęcia współpracy. Takie rozwiązanie jest korzystne m.in. w sytuacji, gdy przyszły pracownik ma 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Dla zabezpieczenia swoich interesów większość osób poleca składać wypowiedzenie w swojej obecnej firmie dopiero po otrzymaniu listu intencyjnego. 

List intencyjny jest też bardzo popularną formą potwierdzenia woli współpracy w środowisku biznesowym. Dokument podpisuje się zazwyczaj po osiągnięciu porozumienia co do nawiązania partnerstwa handlowego albo w trakcie negocjacji co do podjęcia współpracy. Celem listu jest określenie szczegółów przyszłego kontraktu lub planowanych działań. Podpisanie dokumentu przez obie strony świadczy o wiarygodności firm oraz woli prowadzenia dalszych negocjacji w założeniu prowadzących do zawarcia umowy o współpracy.

Konstrukcja listu intencyjnego nie jest uregulowana prawnie, dlatego mogą się w nim znaleźć dowolne zapisy ustalone przez strony. Istnieją jednak określone praktyki w tym zakresie. 

W liście intencyjnym podpisywanym przy rekrutacji znajdują się m.in.:

• dane firmy i kandydata;
• nazwa stanowiska; 
• informacja o ustalonym wynagrodzeniu;
• przewidywana data podpisania umowy o pracę;
• zaakceptowany zakres obowiązków na danym stanowisku; 
• podpisy stron.

W przypadku pertraktacji handlowych list zwykle wskazuje kierunek, w jakim zmierzają rozmowy przyszłych kontrahentów oraz określa szczegóły planowanej współpracy. Tym samym może on zawierać wstępne ustalenia, zakres współpracy lub ramowe założenia planowanego projektu. W liście intencyjnym o współpracy handlowej najczęściej umieszcza się więc takie elementy jak:

• data i miejsce podpisania dokumentu;
• zobowiązanie stron do prowadzenia negocjacji w dobrej wierze;
• oświadczenie o zaakceptowaniu już uzgodnionych postanowień; 
• podpisy stron. 

Dzięki dowolności w zakresie tworzenia listu intencyjnego strony mogą na mocy wzajemnych ustaleń wprowadzać do dokumentu dodatkowe zapisy. Coraz częściej spotykane są postanowienia, które wprowadzają maksymalny termin zawarcia właściwej umowy czy sankcje na wypadek wycofania się z przyjętych postanowień.

List intencyjny to oświadczenie woli, które co do zasady nie jest wiążące. Oczywiście taki dokument może zawierać warunki późniejszej planowanej współpracy, jednak realizacji zapisów nie można dochodzić przed sądem. 

Z drugiej strony list intencyjny jest wygodną formą potwierdzenia wzajemnych ustaleń stron, która będzie wykorzystana podczas tworzenia właściwej umowy o pracę. Dodatkowo przedsiębiorstwa, którym zależy na dobrym wizerunku na rynku pracy, nie będą prawdopodobnie ryzykowały utratą renomy na skutek niedotrzymywania postanowień z okresu negocjacji. Jeśli informacje o niesłowności przedsiębiorstwa w postaci rezygnacji z podpisania umowy o pracę mimo listu intencyjnego dotarłyby do innych kandydatów, wartościowi potencjalni pracownicy mogliby zrezygnować z udziału w procesie rekrutacji, co naraziłoby firmę na straty.

Wiele osób zastanawia się, czy list intencyjny ma moc prawną. Taki dokument na ten moment nie jest uregulowany w przepisach. Jednocześnie orzecznictwo polskich sądów potwierdza, że listu intencyjnego nie można utożsamiać z umową przedwstępną, ponieważ ta jest ściśle uregulowana w kodeksie cywilnym. Co do zasady każda strona może więc odstąpić od deklaracji i zrezygnować z zawarcia właściwej umowy. Postanowienia konkretnego listu intencyjnego mogą wprowadzać inne postanowienia, np. przewidujące wypłatę określonej kwoty w razie wycofania się z ustaleń. 

List intencyjny nie ma mocy prawnej i wyraża jedynie zamiar zawarcia umowy w przyszłości. Mimo że nie stanowi zobowiązania do podjęcia współpracy, może prowadzić do odpowiedzialności z tytułu naruszenia dobrej wiary i być dowodem w sprawie. Wszystko dlatego, że jeśli jedna ze stron poniesie szkodę z tytułu nieuczciwych działań drugiej, ma prawo dochodzić odszkodowania na podstawie kodeksu cywilnego. Jako przykład można wskazać sytuację, w której mimo podpisania listu intencyjnego są prowadzone dalsze rozmowy z innymi podmiotami.  

List intencyjny jest wstępną deklaracją przyszłej współpracy na określonych warunkach. Taką formę coraz częściej wykorzystuje się w realiach rynku pracy i biznesowych negocjacji. Mimo że list intencyjny co do zasady nie jest wiążący, strony umowy mogą wprowadzić w jego treści zapisy, które ustanowią określone sankcje na wypadek wycofania się z ustaleń i cofnięcia woli podpisania dokumentów.