Kwestionariusz osobowy jest drukiem związanym z umową o pracę, który zawiera podstawowe dane kandydata lub pracownika. Można bowiem wyróżnić dwa rodzaje tego dokumentu:

• kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie – w wersji uproszczonej,
• kwestionariusz osobowy pracownika – w wersji rozszerzonej.

Z perspektywy pracodawcy kwestionariusz osobowy jest najprostszą i najpopularniejszą metodą pozyskania danych pracownika. Choć prawo nie definiuje, w jaki sposób powinno odbywać się ich przekazanie, kwestię ich udostępniania reguluje m.in. art. 22 Kodeksu pracy. Mówi on o tym, że „udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą”.

Jako że forma tego oświadczenia nie jest jednoznacznie określona, kwestionariusz osobowy może przyjąć postać papierowego dokumentu lub formularza w elektronicznym systemie kadrowym. Niezależnie od wybranej metody, pracodawca zobowiązany jest jednak do przechowywania takiej dokumentacji zgodnie z przepisami prawa pracy. Musi zatem:

• Założyć i prowadzić akta osobowe odrębnie dla każdej osoby zatrudnionej.
• W części A akt osobowych pracownika przechowywać dokumenty zebrane w związku z jego ubieganiem się o zatrudnienie, w tym kwestionariusz kandydata.
• W części B akt osobowych przechowywać dokumenty związane ze stosunkiem pracy, w tym kwestionariusz pracownika.
• Dołączyć do części B akt osobowych zaktualizowany kwestionariusz pracownika, jeśli dokona on zmian w swoich danych.
• Ograniczyć dostęp do akt osobowych pracownika i chronić je przed osobami niepowołanymi.
• Przechowywać akta – w tym kwestionariusze osobowe – przez 10 lat (w przypadku pracowników zatrudnionych po 2018 roku) lub przez 50 lat (w przypadku pozostałych).

W zależności od formy kwestionariusza, możesz wypełnić go odręcznie bądź elektronicznie. Jeśli używasz pióra czy długopisu, staraj się pisać starannie (najlepiej drukowanymi literami), aby formularz był czytelny, a pracodawca nie przeoczył żadnych ważnych informacji. Jeżeli któreś z pól Cię nie dotyczy, przekreśl je lub wstaw w tym miejscu poziomą kreskę. Dzięki temu dział kadr będzie wiedział, że celowo nie zostało ono wypełnione.

W kwestionariuszu musisz podać przede wszystkim swoje podstawowe dane osobowe. To między innymi imię i nazwisko, data urodzenia oraz informacje kontaktowe. O ile w przypadku kandydata do pracy takie dane mogą wystarczyć, osoba zatrudniona powinna podać także numer PESEL.

Pamiętaj, że nie masz obowiązku podawać takich danych jak imiona rodziców czy kontakt do osoby, która zostałaby powiadomiona w razie wypadku w pracy. Możesz to zrobić, jeśli zależy Ci na tym, aby usprawnić postępowanie w przypadku ewentualnych sytuacji wyjątkowych.

Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości w stosunku do któregokolwiek punktu kwestionariusza osobowego, porozmawiaj z pracodawcą. Na pewno udzieli Ci on wszelkich niezbędnych odpowiedzi.

Kwestionariusz osobowy powinien zawierać dane niezbędne do nawiązania stosunku pracy. W przypadku formularza dla kandydata będą to zazwyczaj:

• imiona i nazwisko,
• data urodzenia,
• dane kontaktowe (np. telefon i e-mail),
• informacje o wykształceniu,
• informacje o kwalifikacjach zawodowych,
• informacje o dotychczasowym przebiegu zatrudnienia.

Kwestionariusz osobowy dla pracownika ma bardziej szczegółowy charakter i może obejmować dodatkowe dane osobowe, takie jak:

• adres korespondencyjny,
• numer PESEL lub rodzaj i numer dokumentu tożsamości,
• inne dane pracownika niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego rodziny, jeśli zamierza on korzystać ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem pracy,
• numer rachunku bankowego, jeśli pracownik nie wnioskował o wypłaty do rąk własnych.

Od kandydata lub osoby zatrudnionej pracodawca może wymagać wyłącznie danych związanych ze stosunkiem pracy. W kwestionariuszu osobowym pojawiają się więc nieraz informacje inne niż te wymienione wyżej. Są to na przykład dane biometryczne, takie jak odcisk palca pracownika. Warto jednak pamiętać, że pracodawca ma prawo żądać ich jedynie wtedy, gdy są one potrzebne choćby w celu zabezpieczenia dostępu do systemu informatycznego firmy.

Co więcej, Kodeks pracy zobowiązuje pracownika do aktualizowania danych osobowych w przypadku ich zmiany w trakcie zatrudnienia. Osoba, która tego nie zrobi, może narazić się między innymi na konsekwencje w postaci wstrzymania należnych jej świadczeń pracowniczych, a w skrajnych przypadkach – nawet na wypowiedzenie umowy o pracę. Pracodawca ma prawo zobowiązać zatrudnionego do aktualizacji danych osobowych przez polecenie lub stosowną procedurę.

Przepisy zabraniają pracodawcy przetwarzania danych osobowych związanych z życiem prywatnym pracownika. Chodzi między innymi o:

• orientację seksualną,

• wyznanie lub jego brak,

• stan zdrowia,

• stan cywilny i związane z nim plany (np. ślub czy rozwód),

• plany dotyczące zajścia w ciążę.

Podawanie takich danych jest prawnie zabronione, toteż ewentualna zgoda pracownika na ich przetwarzanie nic w tej kwestii nie zmienia. Osoba zatrudniona może ponadto odmówić udzielenia innych informacji, które nie wynikają z rzeczywistej potrzeby pracodawcy.

Ewentualny brak zgody na przetwarzanie danych osobowych nie może być przesłanką do niewłaściwego traktowania kandydata lub pracownika i nieść ze sobą negatywnych konsekwencji, takich jak choćby odmówienie zatrudnienia czy wypowiedzenie umowy o pracę.

Od 25 maja 2018 roku obowiązuje w Polsce ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO). Wprowadza ono pewne ograniczenia w zakresie pobierania danych pracowników. Pracodawca musi przede wszystkim poinformować zatrudnionego o zakresie przetwarzania danych osobowych i uzyskać na to jego zgodę.

Zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, pracodawca:

• może żądać od pracownika podania adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu,
• nie może żądać od pracownika podania adresu zamieszkania (a jedynie adresu korespondencyjnego).

Kwestionariusz osobowy jest dokumentem, w którym kandydat lub pracownik udostępnia pracodawcy swoje dane. Muszą one mieć bezpośredni związek ze stosunkiem pracy i wynikać z rzeczywistych potrzeb firmy. Mogą obejmować podstawowe informacje o pracowniku, jego dane kontaktowe czy dotyczące zatrudnienia. Zabronione jest natomiast przetwarzanie danych związanych z życiem prywatnym pracownika.

Szczegółowe przepisy regulujące wzór kwestionariusza osobowego można znaleźć w Kodeksie pracy, ale także w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych (RODO). Zgodnie z nimi pracodawca musi chronić akta zatrudnionych i przechowywać je przez 10 lub 50 lat. Co więcej, pracownik ma prawo odmówić udzielenia danych osobowych, jeśli nie mają one bezpośredniego związku ze stosunkiem pracy.

Znajomość przepisów dotyczących wypełniania kwestionariuszy osobowych w pracy przyda się zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi. Dzięki tej wiedzy każda ze stron będzie mogła dopilnować swoich interesów i zabezpieczyć się na wypadek ewentualnych sytuacji kryzysowych. Zrób więc dobry użytek z zawartych w tym tekście informacji i zadbaj o bezpieczne przetwarzanie danych osobowych!