Coworking? Alternatywy dla biura firmowego

07.07.21
clock 6 min.
Marlena Charlińska
Wybuch pandemii zmusił wiele przedsiębiorstw do przejścia na model pracy zdalnej, jednak wraz z poprawiającą się sytuacją i spadkiem zakażeń okazało się, że najbardziej preferowaną formą jest model hybrydowy. Przed pracodawcami pojawiło się wyzwanie, aby z jednej strony zapewnić pracownikom możliwość korzystania z trybu home office, a z drugiej nie odbierać możliwości wykonywania obowiązków z biura. Coworking może stanowić rozwiązanie tego problemu.

Trend trybu home office zyskiwał na uznaniu jeszcze przed wybuchem pandemii, ale dopiero za jej sprawą wiele firm przekonało się do zdalnej formy pracy. Jak jednak pokazują statystyki, model całkowicie zdalny nie zyskał tak dużego uznania, co model hybrydowy.

W opracowaniu OLX aż 60% respondentów zadeklarowało chęć pracy częściowo zdalnej, a częściowo stacjonarnej – w biurze, natomiast tylko 29% badanych wskazało, że chciałoby pracować wyłącznie w biurze. To pokazuje, że znaczenie hybrydowego modelu pracy rośnie i ma wielu zwolenników. Co jest głównym tego powodem? Jedną z największych wad trybu home office jest zdaniem pracowników alienacja – brakuje im kontaktu z innymi osobami, częstszych rozmów twarzą w twarz. Dlatego kompromis w postaci modelu hybrydowego zyskuje na znaczeniu.

Zalety pracy zdalnej

Z pewnością pandemia, a wraz z nią przejście na zdalny lub hybrydowy model pokazały, że taka forma organizacji funkcjonowania przedsiębiorstwa może przynieść mu wymierne korzyści. Przede wszystkim wykonywanie obowiązków z domu umożliwia redukcję kosztów związanych z wynajmem przestrzeni biurowej, które potrafią mocną obciążać budżet firmy.

Mniejsza powierzchnia oznacza też mniejsze rachunki, czyli kolejne niższe koszty. Możliwość pracy w trybie home office to również niewątpliwe większe bezpieczeństwo dla kadry pracowniczej oraz mniejsza ilość absencji, szczególnie w okresie pandemii. Te aspekty powodują, że pracodawcy mogą coraz chętniej szukać mniejszych biur lub innego modelu organizacji pracy.

Gorące biurka

Jednym z rozwiązań może być wdrożenie systemu rotacyjnego, czyli tzw. systemu gorących biurek (z ang. hot desking). Dzięki takiemu rozwiązaniu firma nie rezygnuje całkowicie z biura, ale decyduje się na wynajem mniejszej powierzchni, dając przy tym pracownikom możliwość korzystania z niej w wybranym terminie. Biuro traktowane jest wówczas jako wspólna przestrzeń, w której miejsca nie są przypisane do konkretnej osoby, ale można z nich skorzystać poprzez na przykład rezerwacje w kalendarzu. To rozwiązanie daje pracownikom dużą elastyczność, ale jednocześnie nie zabiera im możliwości korzystania z biura, widzenia się z kolegami i koleżankami z pracy.

Posiadanie przez firmę własnego biura daje pracownikom poczucie przynależności do danego miejsca, jednak nie zwalnia przedsiębiorstwa z zakupu wyposażenia, ponoszenia opłat eksploatacyjnych czy też opłat za media. Więcej o systemie rotacyjnym można przeczytać TUTAJ. Na rynku istnieją jednak inne rozwiązania, które mogą być nie tylko korzystniejsze z perspektywy kosztów, ale również zapewnić elastyczność firmie i jej pracownikom.

Coworking

Chcąc zminimalizować koszty, ale jednocześnie zapewnić pracownikom wspólną przestrzeń do pracy, można także skorzystać z gotowych przestrzeni coworkingowych. Czym jest coworking? W praktyce termin ten używany jest dla określenia wspólnej przestrzeni użytkowej. Coworking polega na wynajmowaniu miejsca do pracy (najczęściej biurek) we wspólnym pomieszczeniu.

Zalety coworkingu

Co przemawia za takim sposobem organizacji i jakie są jego korzyści? Przewagą coworkingu jest elastyczność. Pracownicy, którzy mają potrzebę pracy z biura, mogą skorzystać z takiej przestrzeni, a z kolei ci, którzy tego nie potrzebują, mogą pracować pozostając w domu – każda ze stron jest zadowolona. Dla firmy takie rozwiązanie to oszczędność na inwestycji w wyposażenie powierzchni, gdyż wszystko jest już zapewnione: biurka, krzesła, szafki, dostęp do internetu, kuchnia z pełnym wyposażeniem.

W strefach coworkingowych do dyspozycji pracowników są często sale konferencyjne, pomieszczenia w formie wyciszonych przestrzeni, w których można w spokoju prowadzić spotkania z klientami czy wewnętrzne spotkania z pracownikami.

Jak zatem działa system takiej pracy? Najczęściej otrzymuje się dane do aplikacji, którą udostępnia wynajmujący. Za jej pomocą rezerwuje się w niej sale konferencyjne, call boxy i oczywiście biurka.

W przypadku dużych firm, które oferują tego rodzaju usługi (np. Business Link Marathon czy też Regus), zaletą jest to, że mają one swoje oddziały w różnych lokalizacjach w Polsce, a nawet na świecie. To daje bardzo dużą elastyczność, gdyż jeśli firma zatrudnia osoby z różnych miast, to może z łatwością zapewnić swoim pracownikom dostęp do przestrzeni biurowych w różnych lokalizacjach. Jest to również ułatwienie w przypadku delegacji i spotkań z klientami w innych miejscowościach niż siedziba firmy. Z łatwością można wtedy zorganizować spotkanie z klientem w profesjonalnych warunkach.

Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że ogromną zaletą stref coworkingowych jest przede wszystkim elastyczność i szybka adaptacja do zmian. Kiedy firma dopiero rozpoczyna swoją działalność i jest podatna na zmiany, a tym samym zmniejsza bądź zwiększa wielkość swojego zespołu lub zmienia lokalizację, to nie musi ponosić kosztów i trudów związanych z logistyką przeprowadzki, zakupu nowego wyposażenia, czy też zobowiązywać się do długotrwałego najmu biura. To naprawdę spore ułatwienie i wygoda.

Kameralne rozwiązania

Oczywiście przestrzenie coworkingowe są oferowane nie tylko przez duże sieci, ale także przez mniejszych i indywidualnych dostawców. Przeglądając Internet znajdziemy wiele ofert, w których mieszkania w kamienicy zostały przekształcone na przestrzenie coworkingowe. Te powierzchnie mają bardziej kameralny charakter. Należy jednak pamiętać, że chociaż zasady wynajmu są podobne, jak w wyżej wymienionych firmach, to jednak w tym wypadku zakres usług, wynajmu będzie ograniczony tylko do jednej miejscowości.

Co ciekawe, w okresie pandemii przestrzenie coworkingowe zaczęły powstawać również w restauracjach. Trudna sytuacja w gastronomii spowodowała, że niektórzy restauratorzy zdecydowali się na przekwalifikowywanie swoich działalności i zamiast oferowania posiłków zaczęli wynajmować powierzchnie do wspólnej pracy biurowej osobom pracującym zdalnie czy też samozatrudnionym.

Coworking dla freelancerów

Coworking może być także ciekawym rozwiązaniem dla freelancerów. Jeśli ktoś posiada jednoosobową działalność, ale nie lubi wykonywać swojej pracy w przestrzeni domowej, to coworking jest dla niego odpowiednim rozwiązaniem. Pozwala na oddzielenie przestrzeni prywatnej od zawodowej przy zachowaniu niewielkich kosztów.

Praca freelancera to też często ograniczony kontakt z innymi ludźmi. Będąc tzw. wolnym strzelcem nie jest się w pełni częścią danej grupy społecznej, tak jak to bywa w przypadku pracy w firmie, stąd korzystanie z coworkingu daje freelancerom możliwość przebywania wśród innych ludzi i nawiązywania nowych relacji. To z pewnością istotny atut tego rozwiązania.

Jak widać – coworking to model, który niesie wiele zalet zarówno dla firm, jak i osób samozatrudnionych. W czasie, gdy praca hybrydowa zyskuje na popularności, z pewnością jest to rozwiązanie, któremu warto się bliżej przyjrzeć.