Autoresponder – co to jest?
Autoresponder to po prostu automatyczna odpowiedź, która jest wysyłana do nadawcy, gdy na Twoją skrzynkę mailową wpłynie wiadomość. Autoodpowiedź może być przydatna w takich sytuacjach jak na przykład:
- wyjazd służbowy,
- zwolnienie lekarskie,
- urlop,
- konieczność wyjścia poza biuro,
- wyznaczenie zastępcy na czas Twojej nieobecności,
- duży nawał pracy,
- odejście z pracy.
Treść autorespondera powinna być dokonywana do realiów Twojej pracy, w tym przede wszystkim branży i pozycji. Sam wiesz przecież najlepiej, kto kieruje do Ciebie zapytania najczęściej.
Dlaczego warto ustawić autoresponder?
Autoodpowiedź to obecnie nie tylko rozwiązanie wygodne, ale w wielu środowiskach również wymagane przez korporacyjny savoir-vivre. Daje możliwość przekazania informacji nadawcy, że nie ma Cię w biurze bez konieczności logowania się na skrzynkę mailową.
Autoresponder sprawia, że żadna skierowana wiadomość nie zostanie bez odpowiedzi. Dzięki temu nadawca nie czuje się pominięty czy traktowany drugoplanowo. To ten rodzaj uprzejmości, który w środowisku biznesowym jest już standardem.
Jak ustawić autoresponder?
Zastanawiasz się, jak ustawić autoresponder? Możesz to zrobić w kilka chwil. Wystarczy, że znajdziesz odpowiednią pozycję w ustawieniach. Sposób ustawiania autoodpowiedzi różni się w zależności od skrzynki pocztowej, z której korzystasz.
Outlook
W programie Outlook autoresponder możesz ustawić w przypadku niektórych typów kont. Aby zweryfikować, czy masz możliwość włączenia autoodpowiedzi, wejdź w zakładkę „Odpowiedzi automatyczne” albo „Narzędzia” i dalej „Asystent podczas nieobecności w pracy” (w zależności od wersji). Następnie kliknij „Wyślij odpowiedzi automatyczne” i ustaw przedział czasowy, w którym ma działać Twój autoresponder. Wpisz również treść odpowiedzi, jaką ma otrzymać odbiorca i zapisz ustawienia.
Gmail
Jeśli korzystasz z Gmaila, autoresponder ustawisz, przechodząc do ustawień. W zakładce „Zobacz wszystkie ustawienia” musisz przejść do sekcji „Wiadomość o nieobecności”. Zaznacz to pole, a następnie uzupełnij szczegóły odpowiedzi – daty, w których ma być wysyłana oraz treść autoodpowiedzi. Na koniec zapisz wprowadzone dane.
Thunderbird
Ustawienie autorespondera jest bardziej skomplikowane w przypadku poczty Thunderbird. Funkcja autoodpowiedzi działa tu tylko w czasie, gdy program jest włączony. Aby skorzystać z autorespondera, trzeba utworzyć szablon wiadomości i wprowadzić filtry, które warunkują, w jakich sytuacjach mail będzie wysyłany.
Autoresponder – przykłady
Autoresponder może być wykorzystany w wielu sytuacjach, w których nadawcy kierowanych do Ciebie wiadomości muszą być poinformowani, że nie jesteś w stanie im w danym momencie odpisać. Treść wiadomości powinna być dostosowana do Twojej indywidualnej sytuacji. Poniżej znajdziesz kilka przykładów autoodopowiedzi.
Autoresponder urlop
Autoodopowiedź może być informacją o urlopie dla klientów i współpracowników:
Szanowni Państwo,
W dniach […] przebywam na urlopie bez dostępu do skrzynki pocztowej. W pilnych sprawach proszę o kontakt z […]. Na wszystkie wiadomości odpowiem po powrocie do pracy.
Pozdrawiam
XYZ
Autoresponder zwolnienie lekarskie
Nie ma Cię w pracy ze względu na chorobę? Nie zapomnij poinformować osób, które będą się z Tobą kontaktować, o nieobecności:
Szanowni Państwo,
W dniach […] przebywam na zwolnieniu lekarskim. W pilnych sprawach proszę o kontakt z […]. Na wszystkie otrzymane maile odpowiem […].
Pozdrawiam
XYZ
Autoresponder przykład krótki – wyjście na kilka godzin
Autoodpowiedź wcale nie musi być długa – zwłaszcza jeśli wychodzisz z pracy tylko na kilka godzin. Poniżej przykład krótkiego autorespondera informującego o wyjściu z biura na chwilę:
Szanowni Państwo,
W dniu […] w godzinach […] jestem poza biurem. W pilnych sprawach proszę o kontakt telefoniczny pod numerem […].
Pozdrawiam
XYZ
Autoresponder po odejściu z pracy
Czasami warto ustawić autoresponder również po odejściu z pracy. Dzięki temu wiadomości nie przepadną, a nadawcy nie będą czuli się pominięci:
Szanowni Państwo,
Informuję, że z dniem […] zakończyłem pracę w […]. Od tej daty nie będę w stanie odpowiedzieć na kierowane do mnie wiadomości i proszę o kontakt z […].
Pozdrawiam
XYZ
Jak napisać autoresponder po angielsku?
Autoresponder po angielsku to standard w przypadku przedsiębiorstw, które działają na rynku międzynarodowym. Jeśli w swoim zakładzie pracy masz współpracowników z zagranicy albo obsługujecie zagranicznych klientów, musisz stworzyć autoodpowiedź w języku angielskim.
Wiadomość powinna mieć treść analogiczną, jak w przypadku autorespondera po polsku. W pierwszej kolejności zwróć się do odbiorcy maila i poinformuj, że nie ma Cię w biurze w określonym czasie. Możesz wskazać tam przyczynę nieobecności. Jeśli ktoś Cię zastępuje, dopisz informacje na ten temat oraz podaj dane kontaktowe tej osoby. Nie zapomnij o zwrocie grzecznościowym i podpisie.
Autoresponder po angielsku – wzór:
Dear Sender,
Thank you for your message. I’m currently out of office with no access to my e-mail. I’ll respond to your message once I return.
In urgent cases please contact …
Best regards,
XYZ
Czego unikać przy tworzeniu automatycznych odpowiedzi?
Stworzenie autorespondera nie jest skomplikowane, jednak również w tym przypadku warto pamiętać o podstawowych zasadach, które zapobiegną nieporozumieniom i nie wpłyną negatywnie na Twój wizerunek.
Brak danych do zastępcy
W autoodopowiedzi warto nie tylko poinformować, że nie będzie Cię w biurze. Przydatne jest też wskazanie danych osoby, która w czasie nieobecności Cię zastępuje. Dzięki temu nadawca w sprawach pilnych będzie wiedział, z kim się skontaktować i nie pozostanie bez odpowiedzi. W wiadomości wskaż imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu zastępcy.
Błędy ortograficzne i literówki
Przed ustawieniem autorespondera sprawdź, czy do jego treści nie wkradły się błędy. Literówki i brak dbałości o ortografię oraz interpunkcję wyglądają źle w oczach odbiorców. Z tego powodu zarezerwuj na stworzenie autoodpowiedzi odpowiednio dużo czasu i przeczytaj jej treść kilka razy.
Nieudane próby bycia zabawnym
Autoresponder w pracy powinien być tworzony z uwzględnieniem zasad grzecznościowych. W przypadku niektórych branż i przedsiębiorstw nie musisz tworzyć autoodpowiedzi w stylu formalnym. Dopuszczalny jest wtedy luźny język czy emotikony. Nawet w takiej sytuacji uważaj jednak, aby nie przesadzić. Szczególnie nieprofesjonalnie wypadają nieudane próby bycia zabawnym w autoresponderze.
Autoresponder - podsumowanie
Autoresponder to najlepszy sposób na poinformowanie o swojej nieobecności nadawcy kierowanych do Ciebie wiadomości. Może być wykorzystywany np. w czasie urlopu czy zwolnienia lekarskiego. Tworząc autoodpowiedź, warto jednak pamiętać o podstawowych zasadach, tak aby zachować zawodowy profesjonalizm.
