Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego
Na samym wstępie warto przypomnieć sobie, na jakich zasadach udzielany jest urlop wypoczynkowy. Jego wymiar oblicza się na podstawie stażu zatrudnienia, który uwzględnia również lata edukacji:
- Staż pracy krótszy niż 10 lat – wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 dni w roku kalendarzowym.
- Staż pracy dłuższy niż 10 lat – wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 26 dni w roku kalendarzowym.
Zgodnie z przepisami każda osoba zatrudniona na umowie o pracę ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego i nie może się go zrzec. Oznacza to, że w każdym roku kalendarzowym pracownik może (a wręcz musi) wziąć 20 lub 26 dni wolnego. Wyjątek to sytuacja osób, które podejmują zatrudnienie pierwszy raz w życiu. Prawo do urlopu wypoczynkowego nabywają one z każdym przepracowanym miesiącem w wymiarze 1,67 dnia. Pełna pula 20 dni wolnych będzie im przysługiwała dopiero od początku kolejnego roku.
Zaległy urlop wypoczynkowy
Choć każdy pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego, nie zawsze uda mu się wykorzystać go w pełni. Co dzieje się w przypadku, gdy rok kalendarzowy dobiegnie końca, a zatrudniony wciąż ma do dyspozycji pulę dni wolnych? Urlop przechodzi wówczas na kolejny rok i zgodnie z przepisami powinien zostać wykorzystany do września. Jeśli tak się nie stanie, pracodawca naruszy przepisy, ale pracownik nie straci prawa do należnego urlopu. Roszczenie z tego tytułu przedawnia się dopiero z upływem 3 lat od dnia, kiedy stało się wymagalne.
Kontrolowanie przysługujących pracownikowi dni urlopu wypoczynkowego jest więc stosunkowo łatwe, dopóki stosunek pracy łączy go z jedną firmą. Sytuacja skomplikuje się jednak wtedy, gdy zatrudniony zdecyduje się na zmianę pracodawcy, a urlop w dotychczasowym miejscu pracy pozostanie niewykorzystany. Takimi przypadkami zajmiemy się w dalszej części artykułu.
Ekwiwalent pieniężny za urlop
Najpierw jednak przyjrzyjmy się kwestii ekwiwalentu pieniężnego. Jest to zwrot środków za niewykorzystanie przysługującego urlopu wypoczynkowego. Zatrudniony otrzymuje go w przypadku ustania stosunku pracy, jeśli pracodawca nie umożliwi mu odebrania dni wolnych. Wypłacany jest z reguły w ostatnim dniu wypowiedzenia. Inicjatywa ta zależy jednak od przełożonego – w pierwszej kolejności powinien on pozwolić podwładnemu na wykorzystanie przysługującego mu urlopu.
Niewykorzystany urlop a zmiana pracy
Każdy pracownik powinien wiedzieć, co dzieje się z urlopem przy zmianie pracy. W takiej sytuacji należy mieć na uwadze przede wszystkim następujące kwestie:
- Urlop u dotychczasowego pracodawcy – decydując się na zakończenie stosunku pracy, pracownik powinien wykorzystać należny urlop. Liczba przysługujących mu dni wolnych w danym roku kalendarzowym jest wówczas proporcjonalna do liczby przepracowanych miesięcy (1/12 wymiaru urlopu za każdy miesiąc). Należy odebrać je w trakcie okresu wypowiedzenia.
- Obowiązek wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego – w chwili ustania stosunku pracy pracodawca musi wypłacić zatrudnionemu ekwiwalent, jeśli:
- pracownik nie wykorzysta urlopu w wymiarze proporcjonalnym za miesiące przepracowane w bieżącym roku kalendarzowym,
- pracownik ma zaległy urlop z lat poprzednich i nie wykorzysta go do chwili ustania stosunku pracy.
- Urlop w nowej pracy – pracownik ma prawo do proporcjonalnego urlopu u nowego pracodawcy w trakcie roku, w którym zmienił pracę. Na każdy miesiąc w nowej firmie przypada mu więc 1/12 wymiaru urlopu. Pełną pulę dni wolnych otrzymuje dopiero w kolejnym roku kalendarzowym.
- Wykorzystany cały urlop a zmiana pracy – może zdarzyć się też tak, że pracownik wykorzysta cały swój urlop jeszcze przed złożeniem wypowiedzenia. W takim przypadku nie będzie miał już prawa do urlopu w nowej pracy. Jeśli zaś wykorzysta jego nieproporcjonalną większość, przysługujący mu w nowej firmie wymiar zostanie odpowiednio zmniejszony. Całkowita liczba dni wolnych nie może bowiem przekroczyć 20 lub 26 dni w roku kalendarzowym.
Czy urlop przechodzi do nowej pracy?
Najwięcej wątpliwości budzi sytuacja, w której dojdzie do zmiany pracy w trakcie roku, a urlop nie zostanie mimo wszystko wykorzystany. Wiele osób zastanawia się, czy w takim przypadku możliwe jest przeniesienie urlopu do nowego pracodawcy. Niestety prawo nie przewiduje takiego rozwiązania. Dni wolne po prostu przepadają, choć dotychczasowy pracodawca musi wypłacić zatrudnionemu odpowiedni ekwiwalent pieniężny.
Pracownik nie ma jednak możliwości przeniesienia niewykorzystanej puli dni wolnych do nowej pracy. Nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego u kolejnego pracodawcy w pełnym wymiarze następuje dopiero z rozpoczęciem nowego roku kalendarzowego. Jeśli zmiana pracy nastąpiła w ciągu roku, pracownik może skorzystać jedynie z urlopu proporcjonalnego.
Jak obliczyć urlop przy wypowiedzeniu?
Naliczanie urlopu przy wypowiedzeniu nie musi być trudne. Rozwiązując umowę z dotychczasowym pracodawcą, zatrudniony powinien:
- odebrać wszystkie zaległe dni wolne z poprzedniego roku (i ewentualnie z lat wcześniejszych),
- wykorzystać urlop w wymiarze proporcjonalnym za bieżący rok kalendarzowy.
O ile liczba zaległych dni wolnych z poprzednich lat jest dość łatwa do ustalenia, o tyle wątpliwości może budzić sposób określania urlopu proporcjonalnego z bieżącego roku kalendarzowego. W rachunku tym należy wziąć pod uwagę przepracowany okres w danym roku, zaokrąglając każdy niepełny kalendarzowy miesiąc pracy w górę. Następnie mnoży się 1/12 pełnego wymiaru urlopu (20 lub 26 dni) przez liczbę przepracowanych miesięcy. Jeśli więc wypowiedzenie pracownika dobiega końca na przykład 15 września, a przysługuje mu 26 dni wolnych w roku, w obecnej pracy powinien on wykorzystać:
9 x 1/12 x 26 = 19,5
Dni urlopowe także zaokrągla się w górę, więc u dotychczasowego pracodawcy zatrudniony powinien odebrać aż 20 dni wolnych.
W ramach podsumowania tej kwestii odpowiedzmy sobie na najczęściej pojawiające się pytania:
Czy pracownik musi wykorzystać urlop przed końcem umowy?
Tak. Pracownik, którego umowa zostaje rozwiązana lub wygasa, powinien wykorzystać w dotychczasowej pracy cały zaległy urlop z lat poprzednich i proporcjonalną część urlopu z bieżącego roku kalendarzowego. Jeśli tego nie zrobi, pracodawca musi wypłacić mu ekwiwalent pieniężny.
Czy zaległy urlop przechodzi do nowego pracodawcy?
Nie. W przypadku zmiany pracy niewykorzystany urlop wypoczynkowy z poprzednich lat przepada. Nie można go w żaden sposób przenieść do nowej firmy.
Jak naliczany jest urlop w nowej pracy?
Naliczanie urlopu w nowej pracy wygląda identycznie jak w firmie, z którą pracownik się rozstaje. Pod uwagę bierze się więc czas zatrudnienia u kolejnego pracodawcy, przy czym niepełne miesiące kalendarzowe zaokrągla się w dół (w górę zostały już zaokrąglone w poprzedniej firmie). Następnie mnoży się je razy 1/12 pełnego wymiaru urlopu (20 lub 26 dni). Pracownikowi z poprzedniego przykładu (zmieniającemu pracę w połowie września) przysługuje więc:
3 x 1/12 x 26 = 6,5
W tym przypadku pula dni wolnych musi zostać zaokrąglona w dół, ponieważ w innym razie całkowity wymiar urlopu przekroczyłby 26 dni (pracownik wykorzystał już przecież 20 dni w poprzedniej firmie).
W celu podsumowania tego zagadnienia odpowiedzmy krótko na następujące pytania:
Czy urlop z poprzedniej pracy przechodzi do następnej?
Nie. Jak już wiesz, do nowego pracodawcy przechodzi wyłącznie proporcjonalna część urlopu z bieżącego roku kalendarzowego. Niewykorzystane dni z wcześniejszych miesięcy przepadają.
Kiedy przysługuje urlop wypoczynkowy w nowej pracy?
Jeśli tylko nie jest to pierwszy kalendarzowy rok pracy w życiu zatrudnionego, nabycie prawa do urlopu wypoczynkowego u kolejnego pracodawcy następuje od razu. Warto jednak pamiętać, że mowa tylko o części proporcjonalnej do okresu zatrudnienia w nowej firmie.
Kiedy można wziąć urlop w nowej pracy?
Pracownik może nawet wziąć urlop w pierwszym miesiącu pracy u nowego pracodawcy. Nie jest to zazwyczaj najlepszy pomysł, ponieważ firma prawdopodobnie zaplanuje dla niego liczne szkolenia na ten czas. Przełożony powinien też wiedzieć o zbliżającym się urlopie pracownika z odpowiednim wyprzedzeniem.
Nowa praca a urlop – podsumowanie
Powyższe regulacje dotyczące zależności między końcem umowy a urlopem wypoczynkowym powinny być dobrze znane zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Dzięki temu każda ze stron będzie mogła w pełni wykorzystać swoje prawa i cieszyć się satysfakcjonującą współpracą.
