Zatrudnianie cudzoziemców – jakie dokumenty są potrzebne? Jak legalnie zatrudnić obcokrajowca?

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce

Według danych Głównego Urzędu Statystycznego, na koniec stycznia 2024 roku udział cudzoziemców w ogólnej liczbie osób wykonujących pracę w Polsce wyniósł 6,5%, co przekłada się na prawie milion osób.

Analizy wskazują, że obcokrajowcy w Polsce najczęściej podejmują zatrudnienie w budownictwie, przemyśle i usługach. W sektorach tych wykonują głównie proste prace, które nie wymagają wysokich kompetencji. Spośród wszystkich migrantów pracujących w naszym kraju ponad 390 tys. jest zatrudnionych w oparciu o umowy-zlecenia i inne kontrakty cywilnoprawne.

Zatrudnianie obcokrajowców niesie ze sobą wiele korzyści dla polskich pracodawców. Pozwala między innymi na uzupełnienie braków kadrowych w sektorach, gdzie nie wystarcza rąk do pracy. Wprowadza ponadto różnorodność kulturową do zespołów, co może sprzyjać innowacyjności i kreatywności pracowników. Aby zatrudnienie cudzoziemców przebiegało sprawnie i zgodnie z prawem, pracodawca musi jednak ściśle przestrzegać obowiązujących przepisów i monitorować wprowadzane zmiany legislacyjne.

Warto zwrócić choćby uwagę na nowelizację przepisów, która została zaplanowana na 2025 rok. Jeszcze niedawno zakładała ona obowiązek zatrudniania cudzoziemców wyłącznie na umowę o pracę (z wyjątkiem prac sezonowych), lecz po konsultacjach z przedsiębiorcami zapis ten został tymczasowo usunięty z ustawy. Zmiany mają natomiast dotyczyć głównie uproszczenia procedur administracyjnych i zwiększenia ochrony pracowników z zagranicy. Choć na moment pisania tego artykułu nowe przepisy nie zostały jeszcze przyjęte, należy spodziewać się, że już wkrótce zmienią one oblicze polskiego rynku pracy dla cudzoziemców.

Zatrudnianie migrantów – jakie obowiązki trzeba spełnić?

Aby zatrudnić cudzoziemca w Polsce, pracodawca musi przede wszystkim zweryfikować legalność jego pobytu w naszym kraju i prawną możliwość podjęcia przez niego pracy. O ile pierwszy z tych warunków dotyczy wszystkich obcokrajowców, o tyle drugi przewiduje pewne wyjątki, o których przeczytasz w dalszej części poradnika. Obowiązki administracyjne różnią się bowiem w zależności od statusu prawnego cudzoziemca, kraju jego pochodzenia i rodzaju wykonywanej pracy.

Przed zatrudnieniem migranta pracodawca musi więc najpierw potwierdzić jego legalny pobyt w Polsce. Pozwolą mu na to następujące dokumenty:

• wiza krajowa typu D (na pobyt długoterminowy),
• zezwolenie na pobyt czasowy,
• zezwolenie na pobyt stały,
• zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE,
• zezwolenie na pobyt ze względów humanitarnych,
• krótkoterminowe dokumenty pobytowe (np. paszport biometryczny czy wiza Schengen typu C).

Weryfikacja zezwolenia na pobyt cudzoziemca w Polsce jest kluczowa, ponieważ zatrudnienie osoby przebywającej w naszym kraju niezgodnie z przepisami jest surowo karane. Przepisy te mają zostać dodatkowo zaostrzone w ramach wspomnianej już nowelizacji.

Kolejnym krokiem prowadzącym do powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi jest ustalenie, czy potrzebuje on dokumentu legalizującego zatrudnienie. Jeśli tak, pracodawca musi dowiedzieć się, co to za dokument, i zweryfikować jego posiadanie przez potencjalnego pracownika. Ważnym obowiązkiem okaże się także zgłoszenie oferty pracy do PUP, jeśli wymaga tego procedura uzyskania zezwolenia na pracę.

Kiedy pracodawca potwierdzi prawną możliwość zatrudnienia cudzoziemca, musi podpisać z nim właściwą umowę. Na tę chwilę może to być zarówno umowa o pracę, jak i dowolny kontrakt cywilnoprawny. Pracodawca powinien jednak zapewniać migrantom takie same warunki zatrudnienia, jakie obowiązują obywateli Polski. Dotyczy to między innymi:

• wynagrodzenia, 
• czasu pracy, 
• prawa do urlopu,
• warunków BHP. 

Niezależnie od rodzaju umowy, cudzoziemcy mają prawo do minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w Polsce w danym roku.

Po podpisaniu umowy pracodawca ma też obowiązek zgłosić migranta do ubezpieczenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Powinien to zrobić w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy przez zatrudnionego. Pracodawca zobowiązany jest także do opłacania składek na ZUS społeczny i ubezpieczenie zdrowotne dla obcokrajowca w Polsce.

Polscy przedsiębiorcy muszą być przygotowani na ewentualne kontrole Państwowej Inspekcji Pracy, która może sprawdzać legalność zatrudnienia i warunki pracy cudzoziemców. Nieprzestrzeganie przepisów w tym zakresie wiąże się z wysokimi karami finansowymi oraz potencjalnym zakazem zatrudniania cudzoziemców w przyszłości.

Zatrudnianie cudzoziemców – dokumenty legalizujące pracę obcokrajowca w Polsce

Aby zatrudnić cudzoziemca, pracodawca musi z jednej strony potwierdzić jego legalny pobyt w Polsce, a z drugiej upewnić się, że ma on prawo do pracy na terenie naszego kraju. Rodzaj dokumentu legalizującego zatrudnienie będzie zależał od statusu imigranta, jego kraju pochodzenia, rodzaju wykonywanej pracy, a także terminu obowiązywania umowy. Warto od razu zauważyć, że takiej weryfikacji nie muszą przechodzić obywatele Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii. Są oni bowiem traktowani pod tym względem tak samo jak Polacy.

Z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę zwolnieni są także pochodzący z zagranicy absolwenci polskich szkół ponadpodstawowych i studiów stacjonarnych na polskich uczelniach. Pracowników z tej grupy można więc zatrudniać tak samo jak obywateli naszego kraju. Jedynym warunkiem, który trzeba spełnić, jest przedstawienie im umowy w zrozumiałym dla nich języku.

W pozostałych przypadkach dokumentem potrzebnym do zatrudnienia pracownika może być:

Zezwolenie na pracę dla cudzoziemca

Zezwolenie na pracę jest wymagane dla imigrantów spoza Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii. Występuje w kilku typach, w zależności od charakteru zatrudnienia:

• Zezwolenie na pracę typu A – dla osób wykonujących pracę na podstawie umowy z pracodawcą w Polsce,
• Zezwolenie na pracę typu B – dla osób pełniących funkcję w zarządzie firmy,
• Zezwolenie na pracę typu C, D, E – dla pracowników delegowanych,
• Zezwolenie na pracę typu S – dla pracowników sezonowych (np. w rolnictwie czy turystyce).

Zezwolenie jest wydawane na określony czas i stanowisko, dlatego każda zmiana wymaga aktualizacji dokumentu. Wniosek o jego wydanie pracodawca składa do wojewody właściwego dla miejsca prowadzenia działalności.

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi to uproszczona procedura, która dotyczy obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy. Umożliwia pracę przez maksymalnie 24 miesiące. Pracodawca rejestruje oświadczenie w Powiatowym Urzędzie Pracy, dzięki czemu obcokrajowiec może szybko rozpocząć zatrudnienie.

Dokument pobytowy z prawem do pracy

Niektóre dokumenty pobytowe mogą jednocześnie zapewniać legalizację zatrudnienia cudzoziemców w Polsce. Chodzi między innymi o:

• kartę pobytu z adnotacją „dostęp do rynku pracy”,
• wizę krajową z celem „praca”,
• jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce

Obywatele Ukrainy stanowią jedną z najliczniejszych grup cudzoziemców pracujących w Polsce. Ich zatrudnienie jest uproszczone dzięki przepisom dostosowanym do sytuacji migracyjnej i zapotrzebowania na pracowników w polskiej gospodarce. Pracodawcy zyskują więc możliwość szybszej i mniej skomplikowanej rekrutacji Ukraińców, pod warunkiem że przestrzegają obowiązujących przepisów.

Zatrudnienie pracownika z Ukrainy może opierać się przede wszystkim na wspomnianym już oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Rejestracja tego dokumentu w Powiatowym Urzędzie Pracy zajmuje zazwyczaj kilka dni, co przyspiesza cały proces. Warto zaznaczyć, że pracodawca ma obowiązek zgłoszenia pracownika z Ukrainy do dnia rozpoczęcia przez niego pracy (jeśli ją przyjmie) lub w terminie 7 dni od daty określonej w oświadczeniu (jeśli jej nie przyjmie).

Po wybuchu wojny w Ukrainie w 2022 roku Polska wprowadziła dodatkowo inne przepisy umożliwiające uchodźcom z tego kraju szybki dostęp do rynku pracy. Przyjęta specustawa pozwala obywatelom Ukrainy, którzy przyjechali do Polski po 24 lutego 2022 roku, na legalną pracę bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zezwoleń. Pracodawca ma jedynie obowiązek zgłoszenia ich zatrudnienia do PUP w ciągu 14 dni.

Jeśli zastanawiasz się, jak zatrudnić Ukraińca, musisz więc zadbać o następujące kwestie:

• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (zgłoszenie pracownika do PUP, jeśli zatrudnienie odbywa się na podstawie uproszczonej procedury dla obywateli wybranych krajów).
• Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy (zgłoszenie pracownika do PUP, jeśli zatrudnienie odbywa się na podstawie specustawy).
• Podpisanie umowy (zgodnej z polskim prawem pracy).
• Zgłoszenie do ZUS (w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy przez pracownika).

Pracodawca powinien też zapewnić pracownikowi z Ukrainy uczciwe warunki zatrudnienia – w tym wynagrodzenie na poziomie nie niższym niż krajowa płaca minimalna – i przestrzegać zasad równego traktowania.

Z punktu widzenia firm zatrudnianie pracowników z Ukrainy to szansa na uzupełnienie braków kadrowych. Dla pracowników ukraińskich Polska stanowi z kolei nie tylko miejsce pracy, ale także przestrzeń do budowania stabilnego życia. Dzięki uproszczonym formalnościom obie strony mogą więc dużo zyskać na ewentualnej współpracy.

Zatrudnienie cudzoziemca – jakie obowiązki trzeba spełnić? Podsumowanie

Odpowiedź na pytanie, jak zatrudnić cudzoziemca, sprowadza się tak naprawdę do:

• potwierdzenia prawa do pobytu cudzoziemca w Polsce,
• uzyskania dokumentu uprawniającego cudzoziemca do wykonywania w Polsce pracy (z wyjątkiem obywateli UE, EOG i Szwajcarii oraz absolwentów polskich szkół i uczelni),
• podpisania umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej,
• zgłoszenia pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Powiatowego Urzędu Pracy (jeśli wymaga tego wybrana procedura),
• przestrzegania przepisów Kodeksu pracy i ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców,
• przechowywania niezbędnych dokumentów na potrzeby ewentualnych kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Jak więc widzisz, zatrudnienie obcokrajowca wiąże się z koniecznością dopełnienia kilku dodatkowych formalności, ale może być bardzo opłacalne dla pracodawcy. Cały proces powinien stać się jeszcze prostszy, kiedy przyjęta zostanie nowelizacja ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców. Trzymaj więc rękę na pulsie i na bieżąco monitoruj zmiany w przepisach!