Kodeks pracy a zastępstwo na czas urlopu
Czy zaplanowałeś już swój urlop w 2023 roku? Wiesz, kiedy przypadają dni wolne od pracy, żebyś mógł przedłużać sobie długie weekendy? A czy zaplanowałeś, kto przejmie Twoje obowiązki? Stop! Nie musisz tego robić! Zgodnie z art. 94 pkt 2 Kodeksu Pracy za organizację pracy i zachowanie jej ciągłości odpowiedzialny jest pracodawca, a nie pracownik. Wobec tego za wyznaczenie zastępstwa w pracy za pracownika odpowiada jego przełożony, a nie on sam. Nie musisz wypytywać współpracowników koleżanek i kolegów o zastępstwo na czas urlopu.
Warto jednak wiedzieć, że pracodawca nie zawsze musi dać urlop pracownikom – zgodzić się na termin, w którym pracownicy chcą wziąć wolne. Ustalając plan urlopów, pracodawca bierze pod uwagę wnioski pracowników, ale również konieczność funkcjonowania firmy w normalnym trybie. Oznacza to, że np. w przypadku, gdy za duża liczba pracowników chce wziąć urlop w tym samym terminie, pracodawca nie ma obowiązku zgodzić się na wszystkie wnioski urlopowe, ponieważ zwyczajnie zaburzy to tryb pracy całej organizacji. Wtedy nowe terminy urlopów są ustalane indywidualnie z danymi pracownikami, a pracodawca wyznacza osoby osiągalne w tym terminie do zastępstwa w pracy.
Sposoby na zastępstwo za pracownika
Przepisy Kodeksu Pracy (art. 42 § 4) mówią o tym, że można powierzyć pracownikowi inne zadania niż te określone w umowie o pracę na maksymalnie 3 miesiące, ale osoba zastępująca inną musi mieć kwalifikacje do wykonywania zadań pracownika przebywającego na urlopie, a także pensja zastępcy nie może zostać obniżona. Przekazanie zadań innej osobie to tylko jeden z możliwych wariantów zastępstwa na czas urlopu. Trzeba pamiętać, że wszystkich zagadnień nie musi przejmować ta sama osoba. Zadania do zrealizowania za osobę przebywającą na urlopie wypoczynkowym lub na zwolnieniu lekarskim można podzielić między kilku pracowników. Trzeba przemyśleć wtedy, jakimi kryteriami się kierować. Mogą to być np. wykonywane czynności, np. jeśli ktoś na stanowisku juniorskim zajmuje się w firmie obiegiem dokumentów, ale też do jego zadań należy robienie zakupów do biura, to te dwie rzeczy są na tyle rozłączne, że można takie zastępstwo w pracy przydzielić różnym osobom.
Drugą możliwością jest np. powierzenie komuś jednego klienta obsługiwanego przez osobę na urlopie, a komuś innemu drugiego, ponieważ – choć zadania są tu podobne – to minimalizujemy w ten sposób ich natłok, dzięki czemu jeden zastępca nie będzie przeciążony i zniechęcony do zastępstwa na czas urlopu współpracownika.
Te rozwiązania dobrze sprawdzają się w przypadku tygodniowych czy dwutygodniowych zastępstw w pracy, kiedy pracownik udał się na urlop planowany od dawna lub spotkała go sytuacja, w której nagle musiał skorzystać z urlopu. W sytuacji, kiedy pracodawca wie, że pracownika nie będzie dłuższy czas, np. z powodu zwolnienia lekarskiego czy urlopu macierzyńskiego, dobrą metodą na zapewnienie ciągłości pracy firmy może być zatrudnienie nowego pracownika na podstawie umowy o pracę na zastępstwo. Nie trzeba w niej wyznaczać dokładnego okresu trwania tego stosunku prawnego, ponieważ wygasa ona w momencie powrotu do pracy osoby, którą nowy pracownik zastępuje. Zgodnie z Kodeksem Pracy (art. 251 § 4 pkt 1) w umowie o pracę na zastępstwo nie obowiązują ograniczenia czasowe i liczbowe, które stosuje się w odniesieniu do umów o pracę na czas określony. Zatem jeśli pracownik z pewnych uzasadnionych przyczyn nie wróci do pracy w ustalonym terminie i pracodawca będzie musiał przedłużyć zastępcy umowę o pracę na zastępstwo, podpisanie nowej umowy lub aneksu nie spowoduje, że umowa ta przerodzi się w umowę o pracę na czas nieokreślony.
Jest jeszcze jedno podejście, dzięki któremu pracodawca w razie konieczności znalezienia zastępstwa na czas urlopu oszczędzi czas, ale poniesie za to większe koszty. Może skorzystać z usług agencji pracy tymczasowej. Jej pracownicy zajmą się procesami rekrutacyjnymi i znajdą idealnych kandydatów na zastępstwa na czas urlopów. Pracodawca nie musi przejmować się w tej sytuacji ryzykiem niedopasowania kwalifikacyjnego pracowników na zastępstwo, ponieważ agencja pracy tymczasowej jest zobligowana do znalezienia osób o określonych umiejętnościach i kompetencjach. Pracodawca nie podpisuje wtedy umowy z daną osobą, ponieważ pracownik na zastępstwo ma podpisaną umowę z agencją. Pracodawca niejako zamawia usługę w agencji i rozlicza się właśnie z nią.
Choć wyznaczenie zastępstwa na czas urlopu leży w kompetencjach pracodawcy, to obowiązkiem pracownika jest odpowiednie przekazanie zadania zastępcy. W końcu nikt nie chce wrócić po urlopie pracowniczym do pożarów wywołanych niezrozumieniem swoich zadań przez osobę tymczasowo wykonującą jej obowiązki – nie temu służy zastępstwo w pracy. Spisz swojemu zastępcy wszystkie istotne informacje, przygotuj checklistę tematów i obowiązujących w nich terminów, ustaw autoresponder i ustal, czy i w jaki sposób można się z Tobą skontaktować w sytuacjach kryzysowych.
