Zamknięcie działalności gospodarczej – poradnik, jak krok po kroku zlikwidować działalność

Jak zamknąć działalność gospodarczą krok po kroku?

Zamknięcie firmy to decyzja nieodwracalna. Przed jej podjęciem należy więc dobrze zastanowić się nad dostępnymi opcjami. Czasami lepszym rozwiązaniem może okazać się na przykład zawieszenie działalności gospodarczej lub jej sprzedaż. Jeśli postanowisz ją jednak zlikwidować, przygotuj się na konieczność dopełnienia szeregu formalności:

Złóż wniosek o wyrejestrowanie firmy z CEIDG

Aby zlikwidować firmę, musisz przede wszystkim złożyć wniosek o wykreślenie firmy z CEIDG. Możesz to zrobić:

• online – na stronie biznes.gov.pl, korzystając z profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego,
• osobiście w urzędzie gminy lub miasta – drukując i wypełniając wniosek w formie papierowej,
• pocztą – przesyłając wypełniony dokument do urzędu wraz z notarialnym poświadczeniem autentyczności swojego podpisu.

Termin wykreślenia działalności gospodarczej z rejestru CEIDG zależy od wybranego sposobu złożenia wniosku. Następuje najpóźniej w dniu roboczym po:

• dniu wysłania wniosku elektronicznego (online),
• dniu złożenia wniosku w urzędzie (osobiście),
• dniu doręczenia wniosku do urzędu (pocztą).

Twój wniosek trafi nie tylko do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, ale zostanie też automatycznie przekazany do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Głównego Urzędu Statystycznego oraz urzędu skarbowego. Oznacza to, że nie musisz dodatkowo powiadamiać tych instytucji o likwidacji swojej firmy. Wciąż masz jednak wobec nich określone zobowiązania – takie jak wyrejestrowanie z ZUS osób zgłoszonych do ubezpieczenia.

Wyrejestruj firmę z ZUS

Na podstawie Twojego wniosku do CEIDG, ZUS sporządzi za Ciebie formularz ZUS ZWPA. Pozwoli on na wyrejestrowanie Cię jako płatnika składek. Jeśli jednak do ubezpieczenia zgłoszone były dodatkowo inne osoby, musisz pamiętać również o ich wyrejestrowaniu. Należy to zrobić w przeciągu 7 dni od dnia faktycznego zaprzestania działalności. Posłużą Ci w tym celu druki:

• ZUS ZWUA – do wyrejestrowania z ubezpieczeń osoby prowadzącej działalność gospodarczą oraz osób współpracujących,
• ZUS ZCNA – do wyrejestrowania z ubezpieczeń członków rodziny osoby prowadzącej działalność i osoby współpracującej.

Ostatnie składki do ZUS zapłacisz w kolejnym miesiącu po zamknięciu firmy. Będzie obowiązywał Cię ten sam termin co zawsze, a więc 5., 15. lub 20. dzień miesiąca. Wysokość składki społecznej zostanie wyliczona proporcjonalnie, ale składkę zdrowotną opłacisz w pełnej wysokości.

Rozlicz podatek dochodowy 

Zamknięcie działalności gospodarczej ma również wpływ na kwestię podatku dochodowego. Przedsiębiorca powinien sporządzić wykaz składników majątku firmy, a jeśli prowadził księgę przychodów i rozchodów – także spis z natury. Musi też oczywiście zapłacić podatek za ostatni miesiąc działalności.

Sporządź wykaz składników majątku Twojej firmy  

Wykaz składników majątku firmy powinien obejmować:

• nazwy składników majątku,
• daty nabycia składników majątku,
• kwoty wydatków poniesionych na nabycie składników majątku (wraz z kwotami zaliczonymi do kosztów uzyskania przychodów),
• wartość nabywczą.

Wszystkie składniki majątku ujęte w wykazie stanowią Twoją własność i nie są brane pod uwagę przy ustalaniu dochodu na dzień zamknięcia działalności. W takiej sytuacji nie podlegają zatem opodatkowaniu. Zmienia się to dopiero w przypadku ich sprzedaży w ciągu 6 lat od likwidacji firmy. Jeśli zdecydujesz się na taki krok, uzyskasz przychód, od którego zapłacisz podatek.

Zauważ, że wykazu składników majątku firmy nie musisz dostarczać urzędowi skarbowemu. Wystarczy, że będziesz przechowywać go przez 5 lat, udostępniając go organom przeprowadzającym ewentualne kontrole.

Jeżeli w Twojej firmie prowadzona była podatkowa księga przychodów i rozchodów, oprócz wykazu składników majątku musisz sporządzić również spis z natury. Uwzględnia się w nim wszystkie pozostałe w przedsiębiorstwie:

• towary handlowe,
• surowce podstawowe i pomocnicze,
• półwyroby,
• produkcję w toku,
• gotowe wyroby i odpady,
• wyposażenie (w przypadku zryczałtowanego podatku dochodowego).

W spisie należy podać między innymi dane właściciela działalności, datę sporządzenia dokumentu oraz szczegółowe określenia towarów wraz z ich wartościami. Podobnie jak w przypadku wykazu składników majątku, spisu z natury nie musisz dostarczać do urzędu, a jedynie zachować na potrzeby ewentualnych kontroli.

Zapłać podatek za ostatni miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej

Zamykając firmę, musisz oczywiście rozliczyć się z urzędem skarbowym. Kwota podatku PIT za ostatni miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej zostanie obliczona:

• na dotychczasowych zasadach – jeśli rozliczasz się na podstawie skali podatkowej, podatku liniowego lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,
• proporcjonalnie (w wysokości 1/30 miesięcznej należności za każdy dzień do chwili zaprzestania działalności) – jeśli rozliczasz się na podstawie karty podatkowej.

Pamiętaj też, aby w przewidzianym terminie złożyć roczną deklarację rozliczeniową.

Dokonaj rozliczenia z urzędem skarbowym – wykreślenie z rejestru płatników VAT

Jeśli zamykasz firmę, będąc płatnikiem podatku VAT, musisz rozliczyć się z urzędem skarbowym również w tym zakresie. Przygotuj zatem odrębny spis z natury i poinformuj fiskus o tym, że przestajesz wykonywać czynności podlegające opodatkowaniu VAT.

W spisie z natury dla celów podatku VAT wykazujesz po prostu towary, przy których zakupie przysługiwało Ci prawo do odliczenia VAT-u i które na dzień likwidacji firmy pozostają w jej posiadaniu. Dokument może mieć dowolną formę i nie musisz sporządzać go na podstawie żadnego narzuconego z góry wzoru. Informację o jego dokonaniu i o kwocie należnego podatku przekaż do urzędu skarbowego lub dołącz do deklaracji składanej za ostatni okres prowadzenia działalności gospodarczej.

Kiedy rozliczysz się już z VAT, poproś urząd skarbowy o wykreślenie Cię z rejestru podatników. W tym celu skorzystaj z formularza VAT-Z, który należy złożyć w terminie 7 dni od zakończenia działalności.

Jak wyrejestrować spółkę cywilną?

Likwidacja spółki cywilnej przebiega w sposób analogiczny do zamknięcia jednoosobowej działalności gospodarczej, przy czym proces ten jest nieco bardziej rozbudowany. Należy pamiętać między innymi o uwzględnieniu formalności wynikających z Kodeksu spółek handlowych, a przede wszystkim o podjęciu przez wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki i przejściu do jej likwidacji.

Zamknięcie spółki cywilnej wymaga udziału wszystkich wspólników. Powinni oni złożyć formularze RG-OP do GUS i NIP-2 do urzędu skarbowego. Na tej podstawie zlikwidowane zostaną numery identyfikacyjne spółki. Rozwiązanie przedsiębiorstwa nastąpi zaś z chwilą wyrejestrowania firmy z Krajowego Rejestru Sądowego. W tym celu sąd przeprowadzi postępowanie, na które składają się następujące etapy:

1. ustanowienie likwidatorów,
2. zgłoszenie rozpoczęcia likwidacji do KRS,
3. przygotowanie bilansu otwarcia likwidacji,
4. przeprowadzenie czynności likwidacyjnych (m.in. spłaty należności i zadłużeń oraz odzyskanie wierzytelności),
5. podział majątku spółki,
6. podsumowanie likwidacji,
7. złożenie wniosku o wykreślenie firmy z KRS.

Co jeszcze warto wiedzieć?

W związku z zamknięciem działalności gospodarczej musisz pamiętać również o takich kwestiach jak przechowywanie dokumentów rozliczeniowych, rozwiązanie ewentualnych umów z pracownikami czy likwidacja kasy fiskalnej. Warto zastanowić się też nad tym, jakie masz możliwości w zakresie ponownego otwarcia działalności gospodarczej.

Jak długo należy przechowywać dokumenty firmowe?

Jak już wiesz, dokumenty firmowe musisz przechowywać nawet po likwidacji działalności gospodarczej. Będą Ci one potrzebne w razie ewentualnych kontroli. Czas ich obowiązkowego archiwizowania zależy od ich rodzaju:

• Przez 5 lat od daty przekazania musisz przechowywać:

• • • dokumenty zgłoszeniowe do ZUS,
    • dokumenty rozliczeniowe ZUS DRA,
    • imienne raporty ZUS,
    • dokumenty korygujące, przekazane do ZUS od 2012 r.
  • Przez 10 lat od daty przekazania musisz przechowywać:
    • zgłoszenia ZUS IWA.

• Przez 10 lub 50 lat musisz przechowywać dokumentację pracowniczą na potrzeby ZUS:

• • • 10 lat w przypadku pracowników zatrudnionych od 2019 roku,
    • 50 lat w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem,
    • 10 lub 50 lat w przypadku pracowników zatrudnionych między 1999 a 2019 rokiem.

• Przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą, musisz przechowywać:

• • • podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz ewidencję na potrzeby rozliczania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,
    • księgi rachunkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem,
    • ewidencje i rejestry do celów podatkowych (np. przebiegu pojazdów, środków trwałych i VAT).

• Przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, musisz przechowywać:

• • dokumenty inwentaryzacyjne (np. spis z natury),
  • deklaracje podatkowe (np. rozliczenia roczne i deklaracje VAT),
  • dowody księgowe (np. faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne itp.).

Wypowiedzenie umów pracownikom 

Jeśli prowadzisz biznes samodzielnie, jego zamknięcie nie powinno sprawić Ci większych problemów. Jeżeli jednak zatrudniasz pracowników, likwidacja firmy będzie wiązała się z koniecznością wręczenia im wypowiedzeń. Postaraj się to zrobić, zanim rozpoczniesz formalną procedurę zakończenia działalności.

Sama likwidacja przedsiębiorstwa nie powoduje rozwiązania umów z pracownikami. Należy więc pamiętać o ich wypowiedzeniu. Zauważ, że choć w takiej sytuacji zatrudnionych przestaje obowiązywać jakakolwiek ochrona, nadal musisz przestrzegać przepisów związanych na przykład z okresem wypowiedzenia (w zależności od rodzaju umowy) czy odprawami. Jeśli zamknięcie firmy wiąże się z likwidacją jego majątku, pracownicy powinni zgłosić się po przysługujące im środki do Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Likwidacja kasy fiskalnej

Jeśli w Twojej firmie wykorzystywana była kasa fiskalna, w momencie likwidacji działalności musisz:

1. Zakończyć pracę kasy w trybie fiskalnym i przejść w tryb „tylko do odczytu”.
2. Odczytać zawartość kasy w obecności serwisanta i wystawić fiskalny raport rozliczeniowy, sporządzając jednocześnie protokół z tej czynności.
3. Przygotować wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji i wraz z raportem oraz protokołem złożyć go do naczelnika właściwego urzędu skarbowego w ciągu 5 dni.

Ponowne otwarcie działalności gospodarczej

Jeżeli zamkniesz swoją działalność gospodarczą, stracisz możliwość szybkiego powrotu na rynek. Chcąc otworzyć biznes na nowo, stawisz więc czoła licznym formalnościom, takim jak wizyty w urzędach czy składanie różnych wniosków. Dobra wiadomość jest taka, że jeśli nikt nie zajął w międzyczasie nazwy Twojej firmy, możesz wykorzystać ją ponownie. Nie musisz też starać się o nowy numer REGON.

Zgodnie z przepisami, nic nie stoi na przeszkodzie, aby ponownie otworzyć działalność po jej zamknięciu. Jeśli dopuszczasz jednak taką ewentualność, lepszym rozwiązaniem niż likwidacja firmy może się okazać po prostu jej zawieszenie.

Zamknięcie działalności po jej zawieszeniu

Zawieszenie działalności to wygodne rozwiązanie przeznaczone dla przedsiębiorców, którzy nie zatrudniają pracowników. Decydując się na taki krok, zyskujesz od 30 dni do 24 miesięcy na przeczekanie problemów i ewentualny powrót na rynek. Przez ten czas nie musisz opłacać składek ZUS ani rozliczać podatków z tytułu działalności. W każdej chwili bez zbędnych formalności możesz też wrócić do świadczenia swoich usług. Dopiero po upływie 2 lat zawieszona firma zostaje wykreślona z rejestru.

Jak zamknąć działalność? Podsumowanie

Dzięki powyższym wskazówkom z łatwością poradzisz sobie z ewentualną likwidacją swojej działalności gospodarczej. Jeśli nie masz jednak pewności, jak będzie wyglądała Twoja sytuacja zawodowa w ciągu najbliższych 2 lat, zastanów się nad zawieszeniem firmy. Oszczędzisz sobie w ten sposób zbędnych formalności, jeżeli postanowisz wrócić w tym czasie na rynek.