Jak otworzyć własny biznes?

Dopracowanie pomysłu

Od pomysłu do dobrze działającego biznesu niekiedy jest długa droga. Jednak jeśli już wiemy dokładnie, czym ma się zajmować nasza firma, to czas zacząć działać. Najpierw warto przetestować nasz pomysł na biznes. Najłatwiej jest w sytuacji, kiedy mamy inne stabilne źródło dochodu lub spore zaplecze finansowe. Wtedy po godzinach pracy możemy zająć się biznesem na skalę w wersji mini.

W ten sposób łatwo będzie nam zweryfikować, ile czasu nam zajmują poszczególne czynności, czy jest zainteresowanie ofertą i najważniejsze, czy nasz pomysł nadal wzbudza w nas entuzjazm. Jeśli wszystko przebiega pomyślnie – otwieramy firmę.

Analiza rynku i konkurencji

Badanie jak wygląda rynek i jakie panują trendy to działania niezbędne na każdym etapie prowadzenia działalności. Zaczynającemu przedsiębiorcy da pogląd, jaki jest popyt na jego usługi albo produkty, czy oferowana cena jest atrakcyjna a jakość odpowiednia.

Aby przeprowadzić analizę, nie trzeba wykonywać kosztownych badań. W internecie za darmo znajdziemy wiele informacji. Przykładowo mapa pokaże nam, ile jest podobnych zakładów usługowych albo sklepów w okolicy. Na stronach internetowych firm znajdziemy cenniki, które łatwo porównamy ze swoim. Co więcej, w mediach społecznościowych są grupy branżowe, zainteresowań etc. na których można zadać pytanie dotyczące naszych usług albo produktów i zbadać w ten sposób zapotrzebowanie.

Nazwa firmy – jak ją wybrać?

Nazwa firmy to jej wizytówka. Powinna od razu się z nią kojarzyć i to w sensie pozytywnym.

Wybierając nazwę dla swojego biznesu, trzeba pamiętać o wymaganiach prawnych. W przypadku:

• jednoosobowej działalności gospodarczej musi ona zawierać imię i nazwisko właściciela;
• spółki jawnej i partnerskiej – nazwisko co najmniej jednego wspólnika.

Ponadto nazwa nie może wprowadzać w błąd co do zakresu działalności i podszywać się pod innego przedsiębiorcę, działającego na tym samym rynku.

Jakie cechy ma dobra nazwa? Przede wszystkim:

• jest krótka, prosta więc łatwo zapada w pamięć;
• jest prosta w wymówieniu i zapisie;
• nawiązuje do rodzaju prowadzonego biznesu;
• jest oryginalna

Warto też sprawdzić, czy jest ona wolna w sensie prawnym. Informacje znajdziesz w bazie CEIDG i KRS. Poza tym musi też być dostępna w internecie – jeśli ma stanowić domenę strony internetowej.

Nazwę firmy warto uzupełnić logo, które stanie się znakiem rozpoznawczym naszego biznesu.

Jak napisać biznesplan?

Biznesplan jest wymagany, jeśli przedsiębiorca stara się o dotacje, kredyt albo szuka inwestorów, lub wspólników. Jego celem jest pokazanie drogi rozwoju danego biznesu, przewidywanych zysków i kosztów, z kim będzie konkurować i co oferować klientom.

Główne sekcje biznesplanu to:

• Streszczenie – w niej opisujemy koncepcje biznesu.
• Misja firmy, czyli jaki jest cel działania przedsiębiorstwa, jakimi wartościami będzie się kierowała firma i co chce osiągnąć.
• Analiza rynku i konkurencji, czyli informacje o branży, trendach i konkurencji, w tym o jej mocnych i słabych stronach.
• Grupa docelowa – opisujemy: do kogo kierowana jest oferta, cechy idealnego klienta i jakie jego potrzeby zaspokaja nasz produkt albo usługa.
• Prognozy finansowe – dane pokazujące prognozę sprzedaży, wydatki oraz spodziewane zyski lub straty.
• Plan operacyjny, czyli harmonogram działań, które przedsiębiorca planuje wykonać, aby osiągnąć wyznaczone cele na przestrzeni kwartałów i lat.
• Działania marketingowe i reklamowe.
• Załączniki, np. tabele z danymi, analizy finansowe raporty, opinie ekspertów.

Dokument powinien być prosto i zwięźle napisany, czytelny, przekonujący i zrozumiały dla odbiorcy.

Sposób finansowania biznesu

Większość ludzi myśli, że zakładając firmę, musi mieć ogromny kapitał. Jednak oprócz finansowania działalności gospodarczej własnym środkami jest wiele innych źródeł, należą do nich m.in.:

• kredyty bankowe i pożyczki, np. obrotowe, inwestycyjne;
• kapitał zewnętrzny przekazany przez inwestorów, np. od tzw. Aniołów biznesu albo inwestorów z funduszy typu Venture Capital;
• crowdfunding i crowdsourcing – finansowanie społeczne jest możliwe na wielu platformach stworzonych w tym celu, przedsiębiorcy w zamian za wpłaty pieniężne, oferują swoim inwestorom, np. udział w biznesie albo pewną pulę produktów;
• faktoring, czyli wymiana faktur przychodowych z odroczonym terminem płatności na natychmiastową gotówkę; 
• granty i dotacje, np. z funduszy unijnych, Urząd Pracy albo Banku Gospodarstwa Krajowego.

Forma prawna prowadzonej działalności

Przed zarejestrowaniem firmy trzeba zdecydować się na jedną z form prawnych. Różnią się one od siebie zakresem odpowiedzialności, opcjami rozliczeń z urzędem skarbowym oraz wymaganiami rejestracyjnymi. Oczywiście formę działalności można później zmienić, dostosowując formę do rozwoju i potrzeb przedsiębiorstwa.

Działalność nierejestrowana

Działalność nierejestrowana, nazywana jest „firmą na próbę”. Oznacza ona drobną działalność zarobkową osób fizycznych i nie wymaga rejestracji firmy w ewidencji przedsiębiorców (CEIDG), urzędzie skarbowym i GUS.

Można ją prowadzić pod dwoma warunkami:

• miesięczne przychody z działalności nie przekraczają 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku (od 1 lipca 2023 r. limit wynosi 2700 zł brutto miesięcznie);
• w okresie ostatnich 60 miesięcy (5 lat) przedsiębiorca nie prowadził działalności gospodarczej.

Przedsiębiorca, decydując się na tę formę działalności, ma obowiązek:

• prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży;
• rozliczać przychody z działalności nierejestrowanej (po odliczeniu kosztów) w zeznaniu rocznym PIT-36, według skali podatkowej;
• przestrzegać praw konsumentów;
• wystawiać faktury lub rachunki na żądanie kupującego.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) to najpopularniejsza forma prowadzenia biznesu. Tutaj jedynym właścicielem jest przedsiębiorca i to on o wszystkim decyduje. Warto wiedzieć, że JDG nie posiada osobowości prawnej, więc poza decyzyjnością odpowiada on też za firmę całym swoim majątkiem.

Chcą prowadzić JDG trzeba zarejestrować firmę w rejestrze przedsiębiorców – Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) i GUS. Należy też wybrać formę opodatkowania, może to być:

• skala podatkowa (12% i 32%);
• stawka liniowa (19%);
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Co istotne nowy przedsiębiorca ma prawo skorzystać z ulg z tytułu składek ZUS. Przykładowo Ulga na start przysługuje przez pierwszych 6 miesięcy działalności i zwalnia z płacenia składek na:

• ubezpieczenia społeczne;
• Fundusz Pracy i Solidarnościowy.

Spółka cywilna

Spółka cywilna zawiązuje się poprzez podpisanie umowy przez co najmniej dwóch wspólników. Mogą nimi być osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, jak i podmioty posiadające osobowość prawną. Ta forma działalności, tak jak JDG, nie ma osobowości prawnej, zatem wspólnicy solidarnie odpowiadają za firmę swoim majątkiem.

Umowę spółki cywilnej reguluje Kodeks cywilny. W dokumencie muszą znaleźć się dwa podstawowe elementy:

• zaznaczenie, że wspólnicy dążą do celu gospodarczego, jakim jest osiąganie korzyści majątkowych;
• zobowiązują się do określonego działania w ramach spółki.

Spółka prawa handlowego

Tworzenie, organizację i funkcjonowanie tych form prowadzenia firmy reguluje 

Kodeks spółek handlowych. Każda powstaje w skutej podpisania umowy pomiędzy wspólnikami i powinna być wpisana do rejestru handlowego (KRS). Spółki handlowe dzielimy na:

• spółki osobowe (decydującą rolę mają wspólnicy):
  • jawna;
  • partnerska;
  • komandytowa;
  • komandytowo-akcyjna;
• spółki kapitałowe (główne znaczenie ma zgromadzony kapitał):
  • z ograniczoną odpowiedzialnością,
  • akcyjna.

Zarejestrowanie firmy

Rejestrację firmy dokonuje się w CEIDG. Wniosek można złożyć tradycyjnie w urzędzie gminy lub elektronicznie na stronie biznes.gov.pl. Druga opcja jest znacznie szybsza, ponieważ system sam przygotuje też zgłoszenie do ZUS/KRUS, GUS i urzędu skarbowego. Do utworzenia konta na portalu Biznes.gov.pl potrzebny jest Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.

We wniosku o wpis do CEIDG trzeba podać:

• imię, nazwisko, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia;
• rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości;
• PESEL;
• wszystkie posiadane obywatelstwa;
• numer NIP i REGON, jeśli zostały nadane;
• miejsce zamieszkania oraz inne adresy związane z zakładaną działalnością gospodarczą;
• nazwę firmy;
• nazwę skróconą;
• kody PKD;
• liczbę pracowników;
• datę rozpoczęcia działalności;
• informacje o ubezpieczeniu w ZUS, KRUS lub za granicą;
• dane urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania przedsiębiorcy.

Zarejestrowanie formularza CEIDG-1 w systemie oznacza rejestrację firmy.

Teraz pozostaje decyzja o rejestracji firmy jako czynnego podatnika VAT. Jest to konieczne, gdy:

• wartość sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła kwotę 200 tys. zł;
• firma sprzedaje towary lub usługi wymienione w Ustawie o VAT.

Warto wiedzieć, że przedsiębiorca nie musi się zarejestrować, gdy rozpoczyna działalność w bieżącym roku podatkowym i wie, że nie przekroczy limitu wartości sprzedaży. W innym przypadku należy wypełnić formularz VAT-R i złożyć go: osobiście, wysłać pocztą lub elektronicznie na portalu Biznes.gov jako załącznik do wniosku o wpis w CEIDG bądź przez Portal Podatkowy.

Rejestracja spółki

Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jawną, komandytową i prostą akcyjną można założyć na dwa sposoby: tradycyjnie – w formie aktu notarialnego, albo przez internet, na portalu S24, prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości. 

Założenie spółki w systemie jest bardzo proste. Po zalogowaniu na portal wybieramy formę prawną firmy, nadajemy nazwę i określamy siedzibę. Następnie wypełniamy umowę spółki, podając informacje dotyczące m.in.:

• przedmiotu działalności:
• wspólników wraz z określeniem ich roli;
• wysokości wkładów;
• czasu trwania spółki;
• podziału zysków i strat;
• reprezentacji spółki.

Następnie pozostaje podpisać umowę. Do niej należy dołączyć samodzielnie przygotowane dokumenty:

• oświadczenie, czy spółka jest cudzoziemcem w rozumieniu Ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców;
• oświadczenie o wyrażeniu zgody osoby powołanej do reprezentowania spółki wraz z oświadczeniem o jej adresie do doręczeń.

Potem trzeba złożyć wniosek o rejestrację spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym – również na portalu S24. Nadanie numerów REGON i NIP odbywa się automatycznie, na podstawie zgłoszeń złożonych przy rejestracji spółki w KRS.

Księgowość

Każda osoba prowadząca biznes ma obowiązek prowadzić ewidencję księgową. Są trzy opcje:

• uproszczona księgowość;
• pełna – w księgach rachunkowych.;
• ewidencja przychodów dla firm rozliczających się ryczałtem.

Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów, czyli uproszczona księgowość może prowadzić:

• JDG, przedsiębiorstwo w spadku, spółka cywilna osób fizycznych, spółka cywilna osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółka jawna osób fizycznych lub spółka partnerska;
• firma, której przychody za poprzedni rok nie przekroczyły 2 mln euro.

Ewidencja przychodów to najprostsza forma księgowości. Rejestr musi zawierać:

• datę wpisu;
• numer dowodu księgowego;
• datę uzyskania przychodu;
• kwotę przychodu opodatkowanego według poszczególnych stawek: 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12%, 12,5%, 14%, 15%, 17%. (wysokość stawki zależy od rodzaju prowadzonej działalności).

Pełną rachunkowość muszą prowadzić duże spółki oraz firmy, które przekroczyły limit przychodu w wysokości 2 mln euro. Co ważne księgi rachunkowe mogą, ale nie muszą mieć małe firmy, ale wtedy powinny o tym poinformować US.

Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT

Istnieją dwa rodzaje ewidencji VAT: uproszczona, czyli wykaz sprzedaży w danym dniu oraz pełna obejmująca kompleksowy spis zakupu i sprzedaży VAT.

Pierwsza obowiązuje firmy korzystające ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Druga dotyczy czynnych płatników VAT, którzy na jej podstawie muszą wysyłać miesięczne lub kwartalne deklaracje JPK.

Wraz z pytaniem, jak otworzyć własny biznes, rodzi się następne czy prowadzić księgowość samodzielnie, czy skorzystać z usług biura rachunkowego? Wszystko zależy od formy działalności, liczby faktur i wiedzy przedsiębiorcy.

Stworzenie strony internetowej

Obecnie nie ma chyba działalności gospodarczej, która nie miałaby swojej strony internetowej albo konta w mediach społecznościowych. Witryna powinna nawiązywać charakterem do rodzaju działalności firmy, jasno informować o usługach albo produktach i dawać możliwość potencjalnemu klientowi na szybki i prosty kontakt.

Dobrze przygotowana strona będzie pojawiała się w wynikach wyszukiwania, co może przełożyć się na zwiększenie zysków i rozpoznawalność firmy.

Branding i marketing

Branding to strategia, której celem jest wykreowanie wizerunku marki. Tworzą ją spójne koncepcje strony internetowej, nazwy i loga, wizytówek oraz sloganu. Wszędzie pojawia się taka sama czcionka i kolorystyka. Elementem wizerunkowym jest też blog firmowy, gdzie będzie opisana misja i wizja przedsiębiorstwa oraz historie wpływające na pozytywny odbiór firmy.

Celem marketingu jest zwiększenie sprzedaży. Płatne akcje promocyjne mogą obejmować kampanie w mediach społecznościowych, wyszukiwarkach internetowych, newslettery oraz maile.

Zbudowanie zespołu

Zatrudnienie odpowiednich ludzi to trudne zadanie, ale wykonalne. Najpierw należy sprecyzować, kogo szukamy i jakie cechy i kompetencje powinien mieć przyszły pracownik. Kolejnym krokiem jest zastanowienie się nad tym, co firma może mu zaoferować oprócz atrakcyjnego wynagrodzenia.

Pamiętajmy, że utrzymanie zatrudnionego pracownika to także ważne zadanie dla przedsiębiorcy. Oprócz wypłacania pensji i odprowadzanie za niego składek należy wspomóc go w rozwoju zawodowym i osobistym. Zgrany i zmotywowany zespół osiągnie większe sukcesy w krótszym czasie. A to już prosta droga do dynamicznego rozwoju firmy.

Jak otworzyć własny biznes?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej to poważny krok. Dobry pomysł, precyzyjny biznesplan i wiara w powodzenie biznesu to kluczowe elementy, na drodze do sukcesu. Założenie działalności wbrew pozorom jest proste i trwa kilkanaście minut w przypadku JDG. Potem trzeba tylko pamiętać o comiesięcznych obowiązkach względem ZUS i US.

Przedsiębiorca nie może też zapominać o ciągłej analizie konkurencji i zmieniających się trendach. Warto też zaplanować skuteczną reklamę firmy i tego, co ona oferuje, aby stale przyciągać nowych klientów.