Działalność nierejestrowana – założenie, zgłoszenie, limit. Kto może ją prowadzić?

Co to jest działalność nierejestrowana?

Pod pojęciem działalności nierejestrowanej rozumie się drobną działalność zarobkową osób fizycznych, która nie wymaga rejestracji firmy. Ten termin wprowadziła Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, potocznie zwana Konstytucją biznesu. Celem działalności nieewidencjonowanej jest ułatwienie przedsiębiorcom stawianie pierwszych kroków i zmniejszenie obowiązków związanych z prowadzeniem drobnej działalności

Warunki prowadzenia nierejestrowanej działalności gospodarczej

Działalność nierejestrowaną można prowadzić pod warunkami, że:

• miesięczne przychody z tego typu działalności nie przekroczą 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku;
• w okresie ostatnich 60 miesięcy (5 lat) dana osoba nie wykonywała działalności gospodarczej. Co ważne firma może być zarejestrowana, ale w ww. okresie musi być zawieszona.

Kto może prowadzić działalność nierejestrowaną?

Działalność nieewidencjonowana mogą założyć wyłącznie osoby fizyczne, które spełniają ustawowe warunki, w tym:

• Nieletni – o ile przepisy nie stanowią, że osoba prowadząca konkretną działalność musi być pełnoletnia. Przy czym niepełnoletni od 13. do 18. roku życia mają ograniczoną zdolność do czynności prawnych, co oznacza, że np. nie mogą samodzielnie zawierać umów na dostawę towarów. Do zaciągania zobowiązań konieczna jest zgoda przedstawiciela ustawowego, czyli w praktyce rodziców.
• Bezrobotni – pod warunkiem że nie prowadzą działalności nierejestrowanej opartej na: umowie cywilnoprawnej, np. o dzieło lub umowie o pomocy przy zbiorach. A to oznacza, że może wyłącznie sprzedawać towary.
• Rolnicy – o ile nie wykonują działalności, do których nie stosuje się ustawy Prawo przedsiębiorców. Są to m.in. działalność wytwórcza w rolnictwie, wyrób wina (mniej niż 100 hektolitrów w ciągu roku gospodarczego­) raz agroturystyka.
• Urzędnicy – jeśli jej nie ograniczają zapisy regulaminów wewnętrznych bądź zarządzeń danego urzędu centralnego.

Działalność nierejestrowana – jakie usługi?

Firma bez rejestracji to idealna rozwiązanie dla osób, które chcą przetestować swój pomysł na biznes. Przykładowe aktywności zawodowe, które mogą być wykonywane bez rejestracji firmy to m.in.: 

• udzielenie korepetycji;
• zdalne szkolenia i kursy;
• sprzedaż ręcznie wykonywanych produktów np. biżuterii;
• sprzedaż internetowa e-booków;
• szycie ubrań;
• gotowanie i pieczenie na zamówienie;
• treningi personalne;
• układanie diet.

Co ważne, jeśli działalność, którą zamierzamy prowadzić:

• wymaga zezwolenia, koncesji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej, lub
• została zdefiniowana w przepisach jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców

Trzeba firmę zarejestrować, nawet jeśli planujemy przychody mieszczące się w limicie.

Przykładowo takimi działalnościami są, m.in.:

• ochrona osób lub mienia;
• sprzedaż alkoholu;
• organizacja imprez turystycznych;
• usługi detektywistyczne;
• pośrednictwo ubezpieczeniowe.

Działalność nierejestrowana a praca na etacie

Nie ma przeszkód prawnych, aby będąc na etacie dorobić sobie w wolnym czasie. Działalność nieewidencjonowana jest bardzo korzystna dla pracownika, ponieważ nie generuje kosztów, jakie wystąpiłyby przy JDG, jednocześnie taka osoba jako pracownik ma pełne ubezpieczenie zdrowotne i społeczne.

Działalność nierejestrowana – jak założyć?

Jak sama nazwa wskazuje, działalność nierejestrowana nie podlega ewidencjom. Zatem wystarczy mieć dobry pomysł na sprzedaż towarów i usług oraz możliwość ich wykonywania.

Gdzie zgłosić działalność nierejestrowaną?

Działalności tego typu nie trzeba nigdzie zgłaszać – ani w ZUS, ani w urzędzie skarbowym albo GUS-ie. Nie potrzeba też dokonywać wpisu w CEIDG.

Jakie są obowiązki w nierejestrowanej działalności?

Od momentu rozpoczęcia działalności nierejestrowanej, osoba ją prowadząca ma obowiązek:

• prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży;
• rozliczać przychody z działalności nierejestrowanej w zeznaniu rocznym PIT-36 według skali podatkowej;
• przestrzegać praw konsumentów i realizować obowiązki związane z reklamacją, zwrotem czy naprawą;
• wystawiać faktury lub rachunki na żądanie kupującego.

Co powinna zawierać ewidencja sprzedaży?

Prowadzenie ewidencji pozwoli szybko sprawdzić, ile zarobiliśmy i czy nie został przekroczony limit dla działalności nierejestrowanej. Rejestr można prowadzić w tradycyjnym zeszycie albo w elektronicznie w arkuszu kalkulacyjnym. Najważniejsze, aby był dokładny.

W ewidencji trzeba zapisywać dzienną sprzedaż, jednak nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Wprawdzie przepisy nie regulują, jakie informacje powinna zawierać uproszczona ewidencja, jednak przyjmuje się, że są w niej:

• liczba porządkowa (rozpoczynająca się od nowa każdego dnia);
• data sprzedaży;
• nazwa sprzedanego towaru albo usługi;
• wartość sprzedaży;
• kwota sprzedaży narastająco od początku miesiąca i roku.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby w rejestr uwzględniał dodatkowe informacje np. numer wystawionej faktury albo rachunku, albo dane o nabywcy i rodzaju transakcji.

Działalność nierejestrowana – faktura. Czy trzeba ją wystawiać?

Choć przy działalności gospodarczej nie ma obowiązku wystawiania faktur, to na żądanie klienta musimy mu wystawić dokument w formie rachunku albo faktury.

Rachunek powinien zawierać co najmniej:

• numer;
• datę i miejsce wystawienia;
• dane sprzedawcy i nabywcy;
• nazwę usługi lub nabywanego przedmiotu;
• kwotę do zapłaty.

W przypadku faktury klient może takowej zażądać w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym nabył towar lub usługę, bądź sprzedający dostał całość lub część zapłaty. Dokument musi zawierać co najmniej:

• numer;
• dane i miejsce wystawienia;
• dane podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• nazwę albo rodzaj towaru lub usługi;
• miarę i liczbę dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi;
• kwotę należności ogółem.

Przy sprzedaży bez działalności wystarczy, że sprzedający poda na rachunku lub fakturze swoje imię i nazwisko – nie ma obowiązku spisywania numeru PESEL czy adresu.

Działalność nierejestrowana a ZUS

Prowadząc działalność bez rejestracji, nie mamy obowiązku opłacania składki zdrowotnej ani na ubezpieczenie społeczne. Pozwala to znacznie obniżyć koszty, ale jednak uniemożliwia korzystanie z bezpłatnej opieki lekarskiej. Oczywiści, o ile nie jesteśmy ubezpieczeni w ramach umowy o pracę albo zlecenie. W takiej sytuacji pracodawca albo zleceniodawca ma obowiązek zgłosić nas do ZUS-u i opłacić składki.

Działalność nierejestrowana – podatek

Jeśli prowadzenie działalności bez rejestracji daje nam dochody, to te należy rozliczyć z urzędem skarbowym, tak samo, jak wszystkie inne. Przychody rozlicza się w zeznaniu rocznym PIT-36 (razem z innymi dochodami uzyskiwanymi w ramach, np. umowy o dzieło, zlecenie czy o pracę). Wtedy też opłaca się podatek dochodowy.

PIT-37 jest wyłącznie dla podatników osiągających przychody rozliczane przez płatnika, czyli pracodawcę.

W PIT-36 należy odszukać rubrykę „działalność nierejestrowana” i w niej wpisać przychody, koszty, dochód i należny z tego tytułu podatek.

Na potrzeby rozliczeń z urzędem skarbowym przychodem z nieewidencjonowanej działalnoci gospodarczej są: pieniądze i środki otrzymane lub postawione do dyspozycji w danym roku kalendarzowym oraz wartość otrzymanych świadczeń – w naturze i innych nieodpłatnych. Co oznacza, że opodatkowane są tylko kwoty już zapłacone przez klienta.

Prowadząc działalność nierejestrowaną, nie ma obowiązku odprowadzania miesięcznych zaliczek na podatek – rozliczamy się tylko w deklaracji rocznej, która składa się do składanym do 30 kwietnia za rok poprzedni. Co ważne, przychód z działalności nierejestrowanej nie wyklucza prawa do wspólnego rozliczenia małżonków oraz ulgi na dzieci.

Nierejestrowana działalność gospodarcza a VAT

Ponieważ dochód z działalności nierejestrowanej jest niewielki, zwykle osoby ją prowadzące są zwolnione z płacenia VAT. Zgodnie z art. 113 ustawy o podatku od towarów i usług, skorzystać ze zwolnienia mogą podmioty gospodarcze, których obrót ze sprzedaży towarów w danym roku podatkowym nie przekroczył 200 tys. zł.

Jednak zgodnie z przepisami, powyższe zwolnienie nie przysługuje, jeśli firma:

• obraca m.in.:
  • wyrobami z metali szlachetnych, antykami, wyrobami jubilerskimi, materiałami do rzeźbienia pochodzenia roślinnego lub mineralnego oraz innymi towarami wymienionymi w załączniku nr 12 do ustawy o VAT;
  • towarami opodatkowanymi akcyzą, z wyjątkiem m.in.: wyrobów tytoniowych i samochodów osobowych innych niż nowe, zaliczanych, na podstawie przepisów do środków trwałych podlegających amortyzacji;
• sprzedaje przez internet towary, takie jak:
  • preparaty kosmetyczne i toaletowe;
  • komputery, wyroby elektroniczne i optyczne;
  • urządzenia elektryczne i nieelektryczny sprzęt gospodarstwa domowego;
• sprzedaje hurtowo i detalicznie części do samochodów i motocykli;
• świadczy usługi:
  • prawnicze;
  • w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego);
  • jubilerskie;
  • windykacyjne, w tym factoringu;
• siedziba działalności gospodarczej znajduje się poza Polską.

Jeśli działalność nierejestrowana obejmuje powyższe towary lub usługi, osoba ją prowadząca musi zarejestrować się jako czynny podatnik VAT bez względu na wartość sprzedaży. Co oznacza, że ma m.in. obowiązek uzyskania NIP i prowadzenia rejestru sprzedaży i zakupów.

Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna

Obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej nie zależy od formy prowadzenia działalności, ale od wysokości sprzedaży oraz rodzaju towarów, jakimi obracamy. Zatem nawet przy działalności nierejestrowanej trzeba ją mieć, jeśli: 

• wielkość obrotu na rzecz osób fizycznych przekroczyła 20 tys. zł w danym roku podatkowym;
• sprzedawane towary albo świadczone usługi nie korzystają ze zwolnienia z ewidencji na kasie.

Obowiązkową ewidencją sprzedaży na kasie fiskalnej są objęte m.in. usługi:

• fryzjerskie;
• kosmetyczne;
• kosmetologiczne;
• przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami;
• naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów
• doradztwa podatkowego;
• gastronomiczne stacjonarne – także świadczone sezonowo. 

Kasę fiskalną trzeba też mieć w przypadku sprzedaży m.in.:

• gazu płynnego;
• części do silników spalinowych i nadwozia do pojazdów silnikowych;
• wyrobów tytoniowych;
• napojów alkoholowych;
• perfum i wód toaletowych.

Działalność nierejestrowana – jaki jest limit?

Od 1 lipca 2023 r. limit przychodów dla działalności nieewidencjonowanej to 2700 zł. 3600 zł wynosi wynagrodzenie brutto, zatem 75% z tej kwoty to 2700 zł.

Aby sprawdzić, czy nie przekraczamy ustawowego progu, pod uwagę bierzemy przychody z danego miesiąca, które:

• już otrzymaliśmy za sprzedaż, w tym częściowe zaliczki;
• otrzymane w przyszłości, np. za sprzedany towar albo usługę na fakturę z odroczonym terminem płatności.

W obliczeniach nie uwzględnia się wartości zwróconych towarów, udzielonych rabatów i skont, czyli obniżek za dokonanie płatności przed terminem.

W sytuacji, kiedy limit zostanie przekroczony, działalność nierejestrowana zostanie uznana za działalność gospodarczą, a osoba ją prowadząca ma 7 dni na zarejestrowanie firmy w CEIDG i zgłoszenie do ZUS.

Działalność nierejestrowa a umowy zlecenie

Sprzedaż usług dla firm wymaga podpisania umowy o ich świadczenie albo umowy-zlecenia. W takich sytuacjach zleceniobiorca podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym. Składki odprowadza zleceniodawca. 

To jednak nie zmiana faktu, że taka osoba może dorobić w ramach działalności nierejestrowanej. Prawo nie zabrania uzyskiwania dochodów z wielu źródeł, które są opodatkowane na odmiennych zasadach. Warunkiem jest, aby wszystkie one zostały wyszczególnione w rocznym zeznaniu podatkowym, a przychód z działalności nie przekroczył ustawowego limitu.

Działalność nierejestrowana – koszty. Czy można je odliczyć?

Prowadzenie działalności nierejestrowanej zwykle generuje koszty, mogą to być np. zakup surowców i narzędzi niezbędne do wytwarzania sprzedawanego rękodzieła, nabycie towarów, które potem są odsprzedawane, koszt sprzętu elektronicznego i maszyn albo opłaty za zużytą energię elektryczną.

Wszystkie powyższe wydatki, można uznać za koszty, o ile przyczyniły się do powstania albo zwiększenia dochodu. Rozliczamy je w zeznaniu rocznym PIT razem z przychodem z działalności. W ten sposób pomniejszamy należny do zapłaty podatek.

Najważniejsze jest, aby wszystkie koszty były udokumentowane. A to oznacza, że trzeba przechowywać wszelkie dowody zakupu, na których powinny być podane podstawowe dane umożliwiające identyfikację nabywcy, np. imię, nazwisko albo miejsce zamieszkania.

Trzeb pamiętać, że urząd skarbowy ma prawo skontrolować, czy poniesione koszty były zasadnie uwzględnione w deklaracji skarbowej. Brak dowodów zakupu może skutkować karą grzywny.

Wady i zalety prowadzenia nierejestrowanej działalności gospodarczej

Działalność nieewidencjonowana ma wiele zalet, są to m.in.:

• zero formalności związanych z rejestracją firmy, w tym zgłoszenia do CEIDG i GUS;
• nie trzeba opłacać zaliczek na podatek dochodowy;
• prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży;
• brak konieczności opłacania składek ZUS oraz składania comiesięcznych deklaracji ZUS;
• możliwość odliczenia kosztów w deklaracji rocznej PIT.

Pomimo tylu plusów, ten rodzaj działalności ma też kilka wad, są to:

• niski limit przychodów uzyskanych w danym miesiącu;
• brak możliwości prowadzenia spółki cywilnej w ramach działalności rejestrowanej;
• nie można wykonywać działalności wymagających uzyskania koncesji, licencji albo pozwoleń;
• nie ma szans na rozwój biznesu w ramach nierejestrowanej działalności z uwagi na limit przychodu.

Czy warto prowadzić działalność nierejestrowaną?

Prowadzenie działalności nierejestrowanej jest bardzo proste. Wystarczy pomysł wprowadzić w życie i stworzyć tabelę, która posłuży za ewidencję sprzedaży. Będzie to możliwe pod warunkami, że miesięczne dochody nie przekroczą 75% minimalnego wynagrodzenia, a my aktywnie nie prowadzimy, albo nie prowadziliśmy działalności (przez ostatnie 60 miesięcy) gospodarczej. Ponadto obszary działalności nie mogą obejmować sprzedaży towarów i usług wymagających uzyskania pozwoleń i licencji.