Wigilia firmowa w czasie pandemii

09.11.20
clock 4 min.
Joanna Sieradzka
Do listy zmian w naszym życiu spowodowanych przez pandemię przyjdzie nam niedługo dopisać nowy format świątecznych spotkań firmowych. Coroczne kolacje i inne imprezy w tym roku raczej się nie odbędą. Co w zamian?

Grudniowe imprezy firmowe na stałe wpisały się już w kalendarz eventów. Organizowane w różnym formacie, najczęściej miały postać kolacji, podczas której pracownicy otrzymywali upominki, zaś po części oficjalnej często mieli okazję wspólnie pobawić się i poświętować w wynajętym lokalu.

Część firm stawiała na nieco mniej spektakularne spotkania ograniczone do niewielkiego poczęstunku i życzeń od szefa; niejednokrotnie z inicjatywą wychodzili sami pracownicy, dzieląc pomiędzy siebie przygotowanie tradycyjnych potraw i losując prezenty w ramach tzw. secret Santa.

Niezależnie od wybranego sposobu celebracji można przyjąć, że wigilie firmowe na dobre zagościły w naszej kulturze i działy HR od pewnego czasu głowią się, jak podejść do tego tematu w dobie pandemii. Jeszcze we wrześniu wydawało się, że możliwe będzie zorganizowanie przyjęć z zachowaniem reżimu sanitarnego, ale lawinowy wzrost liczby zakażonych i widmo kolejnego lockdownu każą nam przypuszczać, że warto poszukać alternatywnych rozwiązań.

Gdzie szukać pomysłów

W pierwszej kolejności sprawdź na forach i grupach HR-owców. Trwają tam ożywione dyskusje i wymiana pomysłów, a nuż uda się wspólnie wypracować jakieś ciekawe rozwiązanie pasujące do naszej firmy? Część organizacji skłania się ku imprezie online, część przeznacza ten budżet na upominki dla pracowników.

Warto zapytać o zdanie samych pracowników. Wszelkie działania kierowane do zespołu, zwłaszcza w tak nietypowych okolicznościach, powinny być jak najlepiej dopasowane do ich potrzeb i oczekiwań. Pomimo chęci powrotu do normalności, obawy przed zakażeniem koronawirusem skutecznie powstrzymują nas przed nadmiernymi kontaktami międzyludzkimi, można zatem przyjąć, że tegoroczne spotkania świąteczne przeniosą się właśnie do sfery wirtualnej.

Mając kilka możliwości, możemy skrótowo je opisać i przedstawić zespołowi do przedyskutowania oraz uruchomić np. głosowanie na najbardziej pożądaną opcję. Aby upewnić się, że przekaz będzie jasny i spójny, można pokusić się o zrobienie prostego landing page’a, gdzie każda z opcji będzie pokrótce opisana (można opatrzyć je materiałem video), a internetowa ankieta umożliwi sprawne zbieranie głosów. Warto tutaj zostawić pole na ewentualne uwagi i sugestie.

Kampanię informacyjną warto poprzeć komunikatami w intranecie, e-mailowo lub za pośrednictwem innych funkcjonujących w firmie środków przekazu. Możemy ją uruchomić na ogólnofirmowym spotkaniu online (jako część cyklicznych town hall meetings lub jako osobne wydarzenie), podczas którego osoby odpowiedzialne za organizację przedstawią cały pomysł.

Wigilia online, czyli…?

Jeśli zdecydujemy się na przeprowadzenie świątecznego spotkania w formie wirtualnego eventu, możemy skorzystać z kilku pomysłów, które już pojawiły się w sieci, i zrealizować je własnym sumptem lub zaangażować do tego profesjonalną agencję eventową.

Wśród propozycji wspólnej integracji świątecznej jest wideokonferencja z udziałem szefostwa i złożenie życzeń – to część oficjalna. Następnie możemy zaangażować pracowników w świętowanie przed ekranami komputerów. Wśród pomysłów pojawia się wspólne gotowanie świątecznych przysmaków pod okiem zatrudnionego kucharza. Firma dostarcza każdemu pracownikowi zestaw potrzebnych produktów wraz z dokładną instrukcją, a następnie wszyscy mogą „na żywo” stworzyć niezbyt skomplikowaną świąteczną potrawę.

Popularność zyskają rozmaite gry integracyjne, podczas których pracownicy – indywidualnie bądź w grupach – wykonują zadania utrzymane w świątecznym klimacie, zbierając punkty i walcząc o symboliczne nagrody (którymi mogą być np. e-vouchery na zakupy, dostępy do serwisów streamingowych i inne). Korzystając z usług zewnętrznej firmy, możemy liczyć na wykorzystanie specjalnej platformy online do realizacji zadań integracyjnych, profesjonalnego wsparcia technicznego i logistycznego.

Pozostaje nam, odliczając dni do świąt, rozpocząć badanie pracowniczych nastrojów i powoli organizować pierwsze wirtualne wigilie pracownicze. Oprócz zdrowia i zawodowych sukcesów w tym roku będzie zapewne życzyć sobie, abyśmy w kolejnym roku mogli spotkać się już twarzą w twarz.