Umowa agencyjna – co to?
Umowa agencyjna to rodzaj umowy cywilnoprawnej zawieranej pomiędzy dwoma podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. Zasady jej dotyczące omówiono w art. 758 – 764 Kodeksu cywilnego. Stanowią one między innymi, że strona przyjmująca zlecenie (agent) zobowiązuje się do stałego pośredniczenia przy zawieraniu umów na rzecz zleceniodawcy lub do ich zawierania w jego imieniu. Za świadczenie tego typu usług przysługuje jej wynagrodzenie.
Do realizacji przedmiotu umowy agencyjnej konieczne bywa też udzielenie agentowi pełnomocnictwa. To dokument umożliwiający pełnoprawne odbieranie oświadczeń dla podmiotu dającego zlecenie i zawieranie umów. Pełnomocnictwo może zostać udzielone w treści samej umowy agencyjnej lub w osobnym dokumencie.
Warto zaznaczyć, że zgodnie z KC umowa agencyjna nie musi zostać zawarta na piśmie. Każda ze stron może jednak poprosić o pisemne potwierdzenie jej warunków, ponieważ zleceniodawca zobowiązuje się do wypłaty wynagrodzenia agentowi. Powierza mu zresztą prawo do podejmowania decyzji i działania w swoim imieniu, kładąc na szali wizerunek swojej firmy. Zawarcie takiej umowy wymaga więc obustronnego zaufania i precyzyjnego opisania obowiązków agenta.
Rodzaje umowy agencyjnej
Umowa agencyjna może przyjmować różne formy w zależności od przedmiotu umowy czy zakresu wykonywania czynności, do jakich uprawniony zostaje agent. W tym pierwszym przypadku wyróżnić można umowy przedstawicielstwa i umowy pośrednictwa handlowego, a w tym drugim umowy wyłączne i niewyłączne.
Przedstawicielstwo
Umowa przedstawicielska zakłada przekazanie agentowi uprawnień do wykonywania czynności o charakterze prawnym. Zleceniobiorca może więc zawierać różnego rodzaju umowy w imieniu swojego zleceniodawcy.
Pośrednictwo
To nieco prostszy typ umowy agencyjnej, w ramach której agent świadczy jedynie usługę pośrednictwa handlowego. Oznacza to, że nie podpisuje w imieniu zleceniodawcy żadnych dokumentów, a tylko stwarza ku temu okazje. Ma więc prawo wyszukiwać potencjalnych klientów, przygotowywać dla nich oferty czy negocjować ceny.
Wyłączna i niewyłączna umowa agencji
Warto przypomnieć także o podziale na umowy wyłączne i niewyłączne. Ta pierwsza zakłada, że agent otrzymuje prawo wyłączności w pracy z daną grupą klientów czy w określonym regionie geograficznym. Ta druga z kolei pozwala zleceniodawcy samodzielnie zawierać umowy z przypisanymi agentowi klientami.
Podstawowe obowiązki agenta
W zależności od typu umowy agencyjnej oraz specyfiki biznesu wykonawca może realizować na potrzeby zleceniodawcy różne zadania. Do jego obowiązków zawsze należy:
- przekazywanie zleceniodawcy wszystkich istotnych dla niego informacji,
- stosowanie się do uwag i wskazówek zleceniodawcy,
- wyszukiwanie kontrahentów,
- przygotowywanie ofert i przedstawianie ich klientom,
- podpisywanie umów lub dostarczanie ich zleceniodawcy,
- podejmowanie działań mających na celu ochronę interesu zleceniodawcy (przy założeniu, że dotyczą one spraw prowadzonych przez agenta).
Obowiązki zleceniodawcy
W zależności od rodzaju i charakterystyki umowy cywilnoprawnej, różnić będą się również obowiązki strony zlecającej. W umowie agencyjnej zobowiązuje się ona najczęściej do:
- przekazywania agentowi wszelkich informacji niezbędnych do wywiązania się z umowy,
- powiadamiania agenta o zmianach liczby lub wartości umów, przy których pośredniczył,
- udzielania agentowi informacji o przyjęciu lub odrzuceniu umowy, przy której pośredniczył,
- wypłacania agentowi wynagrodzenia bądź prowizji za pośrednictwo handlowe lub przedstawicielstwo,
- zwracania agentowi kosztów ponoszonych w celu wywiązania się z umowy,
- udostępnienia agentowi wglądu w informacje pozwalające mu ocenić adekwatność otrzymanej prowizji.
Wynagrodzenie przy umowie agencyjnej
Pośrednik zawierający umowy na rzecz zleceniodawcy ma prawo do otrzymywania wynagrodzenia za wykonywaną pracę. Strony mogą uzgodnić sposób jego wypłacania w umowie agencyjnej. Jeśli tego nie zrobią, zastosowanie powinien znaleźć system prowizji. Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego:
- wysokość prowizji powinna być zależna od zawartych przez agenta umów,
- stawka prowizji powinna zostać ustalona w odniesieniu do wartości rynkowych, przyjętych w ramach takiej współpracy w miejscu działalności agenta.
Warto przy okazji odpowiedzieć sobie na pytanie, kiedy pośrednik nie ma prawa do prowizji. Wynagrodzenie nie jest mu mianowicie wypłacane, gdy działa w oparciu o umowę niewyłączną, a zleceniodawca podpisze kontrakt z klientem bez jego udziału.
Co istotne, agent ma jednak prawo ubiegać się o prowizję od zysków, które już po wygaśnięciu współpracy jego zleceniodawca osiągnie dzięki zawartym przez niego umowom. Zabezpiecza to wykonawcę przed utratą zysków wynikającą z tego, że nie zawsze może on przewidzieć wagę realizowanych zleceń.
Agentowi przysługuje także świadczenie wyrównawcze, czyli zapłata za korzyści, jakie po zakończeniu współpracy jego zleceniodawca czerpie z pozyskanych przez niego kontraktów czy wygenerowanego wzrostu obrotów. Ta kwota nie może jednak przekroczyć rocznego zarobku wykonawcy, wyliczonego na bazie średniej z ostatnich 5 lat obowiązywania umowy agencyjnej.
Warto pamiętać, że przychód uzyskany w ramach umowy agencyjnej podlega opodatkowaniu. W Księdze Przychodów i Rozchodów wpływy z prowizji wprowadza się w kolumnie 7. – sprzedaż towarów i usług.
Jak rozwiązuje się umowę agencyjną?
Umowę agencyjną można rozwiązać za porozumieniem stron lub wypowiedzieć. W tym pierwszym przypadku zleceniodawca i agent wskazują termin zakończenia współpracy. W tym drugim oba podmioty muszą przestrzegać następujących okresów wypowiedzenia:
- w pierwszym roku trwania umowy – 1 miesiąc,
- w drugim roku trwania umowy – 2 miesiące,
- w trzecim i kolejnych latach trwania umowy – 3 miesiące.
Znasz już najważniejsze wady i zalety umowy agencyjnej i wiesz, w jakich sytuacjach warto ją podpisać. Rozumiesz więc, dlaczego może ona być korzystna zarówno dla firm, jak i dla pośredników. Dzięki temu będziesz w stanie podejmować odpowiednie decyzje podczas poszukiwań czy to wspólnika biznesowego, czy nowego atrakcyjnego źródła przychodów.
