Co robi pracownik biurowy?
Pracownikiem biurowym jest osoba zatrudniona w biurze. Jej zadania zwykle są związane z administracją i koordynacją pracy działu albo firmy. To, czym zajmuje się pracownik biurowy, zależy od branży. Jednak cechą tego stanowiska jest praca umysłowa, najczęściej przed komputerem. Pracownikiem biurowym jest sekretarka, recepcjonistka, księgowa, a także urzędnik administracji publicznej.
Umiejętności pracownika biurowego
Kandydaci na stanowisko pracownika biurowego powinny mieć wysoko rozwinięte umiejętności miękkie oraz twarde. Oto przykłady najważniejszych z nich.
Organizacja czasu pracy
Pracownik biurowy ma wiele różnych zadań do wykonania, dlatego ważne jest, aby potrafił dobrze organizować swój czas oraz wiedział, jak ustalać priorytety.
Obsługa urządzeń biurowych
Zadania pracownika biurowego wymagają biegłej obsługi urządzeń biurowych oraz znajomości programów pocztowych, pakietu Office oraz takich sprzętów biurowych jak: rzutnik, ksero, drukarki etykiet albo elektryczne niszczarki dokumentów.
Znajomość języków obcych
Obowiązki na stanowisku pracownika biurowego to też obsługa korespondencji i umawianie kontrahentów na spotkania, zatem zwykle pracodawcy od kandydatów oczekują co najmniej komunikatywnej znajomości języków obcych.
Samodzielność
Mnogość obowiązków wymaga podejmowania samodzielnych decyzji. Dobry pracownik biurowy powinien działać samodzielnie, a nie czekać na instrukcje.
Komunikatywność
Pracownik biurowy ma do czynienia z wieloma ludźmi: nowymi i dotychczasowymi klientami oraz współpracownikami. Dlatego pożądanymi umiejętnościami są łatwość nawiązywania kontaktów, aktywne słuchanie oraz tworzenie zrozumiałych dla wszystkich komunikatów.
Dokładność
Pilnowanie kalendarza działowego, umawianie na spotkania albo przygotowywanie raportów lub ofert wymaga skupienia na zadaniach i precyzji. Niekiedy jeden niewielki błąd, powoduje lawinę zdarzeń, które zniweczą wielotygodniowe plany działu.
Zakres obowiązków pracownika biurowego
Standardowy zakres obowiązków, jakie znajdziemy w ogłoszeniach o pracę na stanowisku pracownika biurowego to m.in.
- zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura (kontakt z wewnętrznymi usługodawcami, dbanie o zaopatrzenie biura w niezbędne artykuły papiernicze
- bieżące kontakty z klientami firmy (umawianie spotkań, kontakt telefoniczny i e-mailowy);
- archiwizacja dokumentów;
- przygotowywanie umów albo zapytań ofertowych;
- wystawianie faktur i prowadzenie rozliczeń z klientami;
- prowadzenie różnych rejestrów, prezentacji;
- kontrola nad korespondencją przychodzącą i wychodzącą;
- obsługa sprzętów biurowych (np. drukarka, skaner, faks);
- udzielanie informacji na temat ofert firmy lub profilu jej działalności;
- komunikacja ze wszystkimi działami firmy;
- obsługa sekretariatu, dbanie o pozytywny wizerunek firmy.
Zakres czynności pracownika biurowego zmienia się w zależności od branży i działu, w którym pracownik jest zatrudniony oraz od wielkości firmy.
Cechy pracownika biurowego
Praca w biurze wymaga posiadania pewnych cech psychofizycznych i zdrowotnych. Zakres obowiązków pracownika administracyjnego zwykle związany jest długotrwałą pracą przed komputerem w pozycji siedzącej. Z tych powodów musi on wyróżniać się dobrym wzrokiem i słuchem oraz ogólną koordynacją wzrokowo-słuchową.
Pracownicy biurowi powinni też być odporni na stres, dokładni, spostrzegawczy oraz mieć zdolność szybkiego uczenia się. W biurze, gdzie pracuje wiele osób, trzeba być też otwartym, pozytywnie nastawionym do życia oraz potrafić łagodzić konflikty.
Pracownik biurowy – wymagania pracodawcy
Wymagania co do kandydatów na stanowisko pracownika biurowego, w dużej mierze zależą od branży oraz struktury przedsiębiorstwa. Jednak najczęściej są to:
- znajomość języka obcego w stopniu co najmniej komunikatywnym, zwykle jest to angielski;
- skrupulatność;
- sumienność;
- dobra organizacja pracy;
- znajomość pakietu MS Office lub innych programów komputerowych;
- umiejętność pracy w zespole;
- komunikatywność;
- minimum średnie wykształcenie lub wyższe w kierunku administracji;
- umiejętność obsługi sprzętów biurowych;
- zdolność analitycznego myślenia;
W zależności jak wysoko w firmowej hierarchii jest to stanowisko, od kandydata na pracownika biurowego pracodawca będzie wymagał doświadczenia.
Ile zarabia pracownik biurowy?
Wynagrodzenie pracownika biurowego jest uzależnione od jego doświadczenia, kompetencji, zakresu obowiązków, wielkości firmy oraz rejonu Polski.
Według raportu portalu wynagrodzenia.pl miesięczne wynagrodzenie całkowite (mediana) na stanowisku pracownika biurowego wynosi 4530 zł brutto. Co drugi pracownik biura otrzymuje pensję od 3920 zł do 5440 zł. 25 proc. najgorzej wynagradzanych osób na tym stanowisku zarabia poniżej 3920 zł brutto. Na zarobki powyżej 5440 zł brutto może liczyć grupa 25 proc. najlepiej opłacanych pracowników biurowych.
Z kolei starszy specjalista na tym stanowisku miesięcznie zarobi ok. 5360 zł brutto.
Podsumowanie
Potocznie pracownikiem biurowym nazywamy każdą osobę, której miejscem pracy jest biuro. Jednak obowiązki na tym stanowisku są bardzo rozległe i zależą od branży. Niemniej jednak cechą wspólną pracowników biurowych jest praca siedząca przy komputerze oraz wymagania co do dobrze rozwiniętych kompetencji miękkich, takich jak dokładność, dobra organizacja pracy, komunikatywność oraz wysoka kultura osobista.
