Rozmowa, podczas której pracownik dowiaduje się o utracie zatrudnienia jest trudna nie tylko dla niego, ale również dla strony, która musi tę informację przekazać. Czyli dla Ciebie. Masz świadomość, że twoja decyzja wpływa na czyjeś życie i niekiedy burzy poczucie bezpieczeństwa i stabilizacji. Bardzo często znasz sytuację rodzinną oraz osobistą swoich pracowników i zdajesz sobie sprawę, z jakimi problemami się borykają.
Zacznij od siebie
Przed spotkaniem z pracownikiem zadbaj najpierw o siebie i swoją kondycję psychiczną. Czeka Cię trudne i mało przyjemne zadanie, dlatego ważne jest, aby spróbować nieco zdystansować się do sytuacji. Czy to oznacza, że brakuje Ci empatii? Ależ skąd! Chodzi o to, aby uświadomić sobie, że po pierwsze reprezentujesz firmę i jej interesy. Zarówno Ty, jak i pracownik, jesteście osadzeni w przestrzeni zawodowej, a nie prywatnej.
Po drugie w trakcie spotkania pamiętaj, aby panować nad własnymi emocjami. Stres i emocje mogą mieć bezpośredni wpływ na stan psychiczny pracownika, dla którego ta sytuacja i tak jest już wystarczająco trudna. W tym momencie musisz być podporą dla zwalnianego pracownika, stąd ważne, abyś potrafił zachować dystans i nie dał się ponieść własnym emocjom.
Pamiętaj, że ostatecznie jesteś tam po to, aby dopełnić obowiązku rozwiązania umowy, udzielić niezbędnych informacji i odpowiedzieć merytorycznie na wszelkie pytania.
Zapewnij czas i spokój
Przede wszystkim zapewnij sobie wystarczająco dużo czasu. Pracownik może mieć pytania, może potrzebować chwili na oswojenie się z nową sytuacją lub też na opanowanie emocji. Bardzo nietaktownym zachowaniem jest wyjście ze spotkania i pozostawienie finalizowania rozmowy komuś innemu, np. osobie z działu HR. Takie zachowanie jest lekceważące względem zwalnianego pracownika.
Jeśli z jakichś powodów rzeczywiście musisz szybko zakończyć spotkanie, bo wypadło coś nieprzewidzianego, to zadbaj o to, aby pracownik miał możliwość kontaktu z Tobą w późniejszym czasie. Dopilnuj również, aby w trakcie spotkania nikt Ci nie przeszkadzał. Wycisz telefon, wyłącz powiadomienia. Twoja uwaga powinna być w tej chwili skoncentrowana całkowicie na pracowniku.
Przejdź szybko do sedna sprawy
Zazwyczaj, gdy pracownik widzi, że w spotkaniu bierze udział jego szef i przykładowo reprezentant działu kadr, jego poziom stresu od razu wzrasta. W trakcie rozmowy bądź rzeczowy i zwięzły.
Może się zdarzyć, że pracownik będzie prosić o kolejną szansę, będzie się kłócić z Twoim stanowiskiem lub nawet zacznie reagować w sposób bardzo emocjonalny. To bardzo trudna sytuacja, dlatego ważne jest, abyś mimo wszystko zachował spokój i po prostu jeszcze raz spokojnie powtórzył swoją decyzję i jednoznacznie podkreślił, że jest ona niezmienna i ostateczna.
Pamiętaj, aby mówić w sposób spokojny i opanowany oraz nie wdawać się w niepotrzebne spory. Używaj słów, które są subtelniejsze w przekazie. Rzeczowość to nie to samo, co brak empatii. Nie mów „zwalniam cię”, ale raczej używaj sformułowań „niestety musimy się rozstać” lub „zakończyć współpracę” Przekaz jest ten sam, ale jego wyraz emocjonalny jest zupełnie inny.
Daj pracownikowi moment na oswojenie się z zastaną informacją i gdy minie pierwszy szok, przystąp do omawiania formalności. Zadawaj w trakcie rozmowy pytania, czy pracownik na pewno rozumie wszystkie warunki odejścia lub czy chce o coś dopytać. Bądź wsparciem na wielu płaszczyznach. W zależności od sytuacji, możesz pracownikowi pozostawić kilka kwestii do jego własnej decyzji.
Daj wybór
Kiedy masz do czynienia z rozwiązaniem umowy z winy pracodawcy i musisz zwolnić zaufanego pracownika, to warto zasięgnąć jego opinii i ustalić wspólnie z nim plan komunikacji z resztą zespołu, np. jaką przyjąć formę przekazania pracownikom informacji, że zwalniany kończy współpracę z firmą. Warto ustalić, czy pracownik chce, abyś ogłosił to wspólnie z nim na spotkaniu z zespołem, czy może forma mailowa będzie tą preferowaną.
Pytając pracowników o ich zdanie w tym obszarze, najprawdopodobniej nie spotkasz się z negatywną reakcją, a wręcz odwrotnie. Jeśli natomiast sytuacja jest konfliktowa, sam przekaż informację swojemu zespołowi i porozmawiaj z nim tak szybko, jak to jest tylko możliwe, aby uniknąć szerzenia się plotek i nieprawdziwych informacji.
Nie pal mostów
Pamiętaj również, że niezależnie od okoliczności warto podziękować za współpracę i rozstać się w relatywnie dobrych stosunkach. Istnieją sytuacje, w których trudno zachować dystans, ale mimo wszystko musisz pamiętać, że z jakiejś przyczyny zatrudniłeś wcześniej daną osobę i chociaż nie wszystko ułożyło się pomyślnie, to warto zachować się profesjonalnie. Nigdy nie wiesz, czy na Twojej drodze zawodowej nie przyjdzie Ci kiedyś znów wspólnie z nią pracować, być może w innym charakterze, w innych relacjach zawodowych.
