Telefon służbowy – zasady korzystania

Czym jest telefon służbowy?

Telefon służbowy to sprzęt firmowy, który jest przekazywany do dyspozycji pracownika w celu umożliwienia mu komunikacji niezbędnej w związku z wykonywaną pracą czy do autoryzacji dostępów. Telefon pracowniczy ma wykupiony abonament telekomunikacyjny, którego zakres zależy od konkretnego zakładu pracy. Pracownik ma obowiązek korzystania z takiego sprzętu zgodnie z zaleceniami pracodawcy. Najczęściej nie płaci za niego, o ile nie przekroczy narzuconych limitów. 

Czy pracownik musi odbierać telefon służbowy po godzinach pracy?

Telefon służbowy oddany do dyspozycji pracownika nie może stanowić narzędzia wykorzystywania osoby zatrudnionej. Każdy pracownik ma prawo do odpoczynku dobowego i tygodniowego o określonej długości. 

Pozostawanie do dyspozycji pracodawcy po zakończeniu pracy jest możliwe tylko w ściśle określonych przez kodeks pracy sytuacjach. To między innymi dyżur pracowniczy, który stanowi godziny nadliczbowe. Warto podkreślić, że jeśli taka sytuacja nie ma miejsca, to pracownik nie ma obowiązku odbierania telefonu po godzinach pracy. 

Czy telefonu służbowego można używać do celów prywatnych?

Orzecznictwo Sądu Najwyższego rozstrzyga, że pracownik może używać incydentalnie sprzętu służbowego do celów prywatnych, o ile nie powoduje to szkody po stronie pracodawcy, nie narusza wewnętrznie obowiązujących zasad oraz nie podważa istoty stosunku pracy (por. m.in. wyrok SN z dnia 22 marca 2016 roku, sygn. akt II PK 31/15). Nawet jeśli pracodawca nie uregulował zasad wykorzystania telefonu służbowego, to sporadyczne kontakty z rodziną z firmowego numeru nie powinny być uznane za nadużycie. 

W przypadku większości zakładów pracy z góry wskazuje się jednak, że pracownik może korzystać z telefonu służbowego do celów prywatnych. Warto jednak pamiętać, że jeśli dojdzie do przekroczenia ustalonych limitów – np. w prywatnych rozmów za granicą – pracownik może być zobowiązany do pokrycia dodatkowych kosztów.

Korzystanie z Internetu na telefonie służbowym

Jeśli korzystasz z telefonu służbowego, zwróć szczególną uwagę na zakres obowiązującego abonamentu w zakresie internetu. Jeśli plan taryfowy zakłada określony limit transferu, pilnuj, aby go nie przekroczyć. 

Szczególnie wysokie koszty generuje korzystanie z internetu za granicą. Zwróć więc uwagę, czy przyznany limit nie dotyczy tylko obszaru Polski. W przypadku wielu przedsiębiorstw koszty korzystania z internetu za granicą nie wchodzą w zakres abonamentu i musi je w całości ponieść pracownik.

Czy pracodawca musi zapewnić telefon służbowy?

Pracodawca nie ma obowiązku zapewniania telefonu służbowego, jeśli nie jest on niezbędny w toku wykonywania codziennych zadań. Nie może jednak mieć miejsce sytuacja, w której zakład pracy oszczędza na telefonie i oczekuje od pracownika korzystania z jego prywatnego sprzętu do celów służbowych. W takiej sytuacji zatrudniony ma prawo odmówić wykonania telefonu, zwłaszcza jeśli wiąże się to dla niego z kosztami. 

Czy pracownik musi przyjąć telefon służbowy?

Kodeks pracy nie zawiera postanowień dotyczących sprzętu służbowego. Z tego powodu wszelkie postanowienia obejmujące m.in. telefon służbowy powinny być sprecyzowane w umowie o pracę albo w wewnętrznych regulaminach. 

W takiej sytuacji pracownik co do zasady nie może odmówić przyjęcia telefonu służbowego. Jeśli taki sprzęt jest mu niezbędny do pracy, zachowanie tego typu może być zakwalifikowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych. 

Telefon służbowy to w przypadku większości zakładów pracy podstawowe narzędzie wykorzystywane w trakcie wykonywania codziennych obowiązków zawodowych. Jeśli otrzymałeś taki sprzęt, upewnij się, jakie są zasady korzystania z niego. W szczególności zwróć uwagę, czy i w jakim zakresie możesz korzystać z telefonu pracowniczego do celów prywatnych oraz jakie są zasady ponoszenia kosztów abonamentu.