System ATS – co to? Dlaczego warto z niego skorzystać?

Czym jest system ATS?

System ATS to narzędzie, które poprawia zarządzanie procesem rekrutacji. Skrót ATS pochodzi od angielskiego wyrażenia applicant tracking system, które wskazuje na walory programu w zakresie selekcji i obsługi kandydatów. Takie oprogramowanie dostarcza wiele firm, dlatego pracodawcy mają w czym wybierać. Jako przykład powszechnie dostępnych rozwiązań można wskazać chociażby programy takie jak Elevato, ELEMENT czy eRecruiter.

Zewnętrzny system rekrutacyjny ATS: 

• automatyzuje procesy w rekrutacji, 
• umożliwia szybsze przeprowadzenie procesu rekrutacji, 
• pomaga w sprawnym znalezieniu najlepszych kandydatów, 
• chroni dane osobowe, 
• usprawnia komunikację. 

Jak działa system rekrutacyjny ATS?

Pozyskiwanie kandydatów dzięki systemowi ATS jest znacznie łatwiejsze. Oprogramowanie daje dostęp do tablicy podzielonej na etapy. Dzięki temu rekruter ma przejrzysty podgląd na bazę kandydatów, może dodawać komentarze i wystawiać oceny konkretnym osobom, a także nadzorować wyniki testów czy przebieg korespondencji mailowej. To jednak nie wszystkie możliwości.

System pełni jednocześnie funkcję bazy danych, w której można bezpiecznie przechowywać profile kandydatów, w tym dane personalne i dokumenty.

Zalety systemu ATS dla pracodawcy

Rekrutacja pracowników z ATS ma szereg zalet. Ułatwienia dla pracodawcy są znaczne i realnie przyczyniają się do obniżenia kosztów i skrócenia czasu trwania procesu rekrutacyjnego. Poniżej przedstawiamy najpopularniejsze korzyści, na które zwracają uwagę korzystający z oprogramowania rekruterzy.

Zbieranie danych kandydatów

Dzięki systemowi ATS pracodawca może bez potrzeby angażowania pracowników HR automatycznie zbierać dane o kandydatach. Taka wstępna selekcja pozwala zaoszczędzić czas i ułatwia wyłonienie z grona aplikujących najbardziej wartościowych osób.

Oprogramowanie ATS pozwala w jednym miejscu zgromadzić wszystkie istotne pod kątem prowadzonej rekrutacji dane. Rekruter ma do nich dostęp bezpośredni w każdym czasie.

Monitorowanie procesu rekrutacji

System rekrutacyjny ATS umożliwia sprawne monitorowanie procesu rekrutacji. Intuicyjna prezentacja danych ułatwia porównania i jasno pokazuje, jakie działania trzeba podjąć w sprawie kandydatur. W ten sposób zmniejsza się ryzyko opóźnień w odpowiedzi czy przeoczenia wyróżniających się CV, co mogłoby prowadzić do utraty szansy na pozyskanie wartościowych pracowników.

Informacja zwrotna dla kandydata

Nie tylko pracodawcy oceniają pracowników w procesie rekrutacji. Kandydaci aplikujący na ofertę pracy dużą wagę przykładają do profesjonalizmu i szybko wyrabiają sobie zdanie na temat przedsiębiorstwa. Jeśli będą traktowani źle, nie tylko nie będą zainteresowani propozycjami zatrudnienia, ale również w wielu przypadkach postanowią podzielić się złymi doświadczeniami w internecie.

System ATS ograniczy ryzyko niedopatrzeń, a po zakończonej rekrutacji automatycznie wyśle do wszystkich kandydatów informację zwrotną. Nawet jeśli dana osoba nie otrzyma pracy, kontakt ze strony pracodawcy pozostawi u niej pozytywne wrażenia.

Oszczędność czasu i zasobów

Proces rekrutacji z systemem ATS jest zdecydowanie szybszy. Większość powtarzalnych, żmudnych czynności wykonuje się automatycznie. Dzięki temu pracownicy działu rekrutacji mogą poświęcić swój czas na inne działania zmierzające do wyłonienia wartościowych pracowników, w tym lepiej zorganizować rozmowy rekrutacyjne. System ATS skraca fazę preanalizy zgłoszeń i pozwala szybciej przejść do konkretów. W ten sposób rekrutacja pracowników ma szansę zakończyć się szybciej.

Lepsze doświadczenie kandydatów (Candidate Experience)

System ATS zwiększa satysfakcję uczestników z procesu. Kolejne etapy rekrutacji są z góry znane, a kryteria wyboru kandydatów uczciwe i takie same dla wszystkich.

Rekrutacja online umożliwia dopełnienie wszystkich formalności bez wychodzenia z domu. Aplikujący wie, jakie informacje musi przygotować, dzięki wykorzystaniu jednakowych formularzy. System może automatycznie informować kandydatów o przebiegu rekrutacji, co zapewnia przejrzystość i zapobiega sytuacji, w której człowiek mógłby zapomnieć.

Zgodność z RODO i bezpieczeństwo danych 

Systemy ATS zapewniają zgodność z przepisami RODO i ochronę danych osobowych kandydatów. Pracodawca nie musi się martwić na własną rękę o aspekty prawne – otrzymuje gotowe rozwiązanie, które usprawnia proces rekrutacyjny i odejmuje mu pracy, a nie jej dokłada.

Automatyzacja procesu rekrutacji

Program ATS umożliwia automatyczną weryfikację CV kandydatów według ustalonych kryteriów. W tej sposób preselekcja zgłoszeń zajmuje mniej czasu i jest bardziej obiektywna. Pracodawca wie, na jakiej podstawie system wybrał osoby, które mają być zaproszone na rozmowę kwalifikacyjną, a także może łatwo sprawdzić powody odrzucenia kandydata.

Lepsze dopasowanie kandydatów do ofert

Baza kandydatów tworzona z wykorzystaniem systemu ATS umożliwia lepsze dopasowanie kandydatów do ofert. Program automatycznie porównuje kluczowe dla procesu cechy aplikujących i daje pewność, że otrzymane wyniki będą rzetelne.

Integracja z portalami pracy i social media

System ATS można zintegrować z portalami pracy czy kanałami w social mediach (np. Indeed czy LinkedIn). Program daje możliwość tworzenia ogłoszeń rekrutacyjnych i udostępniania ich automatycznie na wielu platformach. Aplikacje są przesyłane do systemu, co eliminuje konieczność ręcznego przenoszenia CV otrzymanych z różnych źródeł.

Wady systemów ATS - co warto wiedzieć?

Systemy ATS to szereg korzyści dla zakładów pracy. Oczywiście nie są też wolne od słabych stron. Z tego powodu decyzja o zmianach w procesach rekrutacyjnych powinna być poprzedzona szczegółową analizą wszystkich za i przeciw.

Główne wady systemów ATS to:

• ryzyko, że wartościowi kandydaci zostaną odrzuceni ze względu na błędy w formacie CV – np. nierozpoznawane przez system grafiki; 
• brak personalizacji – system weryfikuje jedynie suche fakty, pomijając czynnik ludzki; 
• konieczność przeszkolenia zespołu – rozpoczęcie korzystania z systemu ATS wymaga zapewnienia szkoleń dla pracowników; 
• koszty zakupu i wdrożenia – przejście na system ATS to określone wydatki, zarówno początkowe, jak i miesięczne;
• wymóg integracji z istniejącymi narzędziami – system ATS trzeba dostosować do pozostałych programów wykorzystywanych w firmie.

Jednocześnie warto pamiętać, że każdy system ATS powinien być dostosowany do realiów działalności zakładu pracy. Niedopasowany lub zbyt rozbudowany program może tylko utrudniać proces, zamiast zwiększać efektywność prowadzonych rekrutacji.

Jaki system ATS wybrać?

Na rynku dostępne są różne systemy ATS. Możesz dostosować je do potrzeb swojego zakładu pracy, jego wielkości i branży.

Najbardziej popularne systemy ATS w Polsce to eRecruiter, TRAFFIT, Workate i Elevato.

Jak przygotować swoje CV do systemu ATS?

Zewnętrzny system rekrutacyjny ATS w procesie rekrutacyjnym ma sporo zalet. Z tego powodu decyzję o jego wdrożeniu do swojego biznesu podejmuje obecnie coraz więcej przedsiębiorstw. Ty jako kandydat możesz z tego skorzystać.

Przygotuj CV, które będzie dostosowane do algorytmów ATS. Jak to zrobić? 

1. Zadbaj o podział dokumentu i uporządkowanie sekcji. 
2. Sprawdź, czy w Twoim CV znajdują się informacje o doświadczeniu zawodowym, umiejętnościach i wykształceniu. 
3. Wybierz najważniejsze informacje – kluczem, aby system ATS wyłapał wszystkie istotne dane w procesie selekcji CV, jest odpowiednia struktura dokumentu. Nie sprawdzą się tu ściany tekstu. 
4. Do każdej sekcji dodaj nagłówki – system musi wiedzieć, gdzie szukać istotnych dla pracodawcy informacji. Stosuj standardową terminologię, tak aby nie było wątpliwości co do zakresu danych. 
5. Zrezygnuj z niestandardowych czcionek i wymyślnego formatowania – oprogramowanie ATS może mieć problem z ich odczytaniem. Postaw na prostotę. Doceni ją zarówno sztuczna inteligencja, jak i rekruter. 
6. Umieść słowa kluczowe – sprawdź, jakie kwalifikacje i umiejętności są istotne na stanowisku, na które się rekrutujesz. W tym celu dokładnie przeczytaj ogłoszenie. 
7. Na koniec sprawdź, czy w treści CV nie ma błędów, w tym literówek.

Po dodaniu niezbędnych informacji do dokumentu zapisz go w formacie PDF. Dzięki temu zyskasz pewność, że układ się nie rozjedzie, a system będzie miał łatwy dostęp do wszystkich istotnych pod kątem procesu rekrutacyjnego informacji.

Podsumowanie

ATS, który prawdziwą furorę robi w Stanach Zjednoczonych, już dziś jest powszechnie wykorzystywany w polskich zakładach pracy. Wdrożenie systemu rekrutacyjnego pozwala oszczędzić czas i lepiej zarządzać kandydaturami. Z tego powodu w trakcie poszukiwania pracy warto zadbać o dostosowanie swojego CV do oprogramowania ATS. Stosując nasze wskazówki, zwiększasz szanse na otrzymanie wymarzonej pracy.