Czy musimy odbierać od pracownika potwierdzenie, że otrzymał egzemplarz wypowiedzenia?
Musimy mieć dowód, że wypowiedzenie zostało wręczone w danym dniu. Najlepiej, gdybyśmy mieli również potwierdzenie godziny, o której zostało wręczone. Dlatego wypowiedzenie zawsze przygotowujemy w dwóch egzemplarzach i na jednym z nich pracownik potwierdza otrzymanie wypowiedzenia. Podpisany dokument powinien trafić do akt osobowych pracownika.
W praktyce jednak często zdarza się, że pracownik odmawia przyjęcia pisma. Nie chce go w ogóle odebrać lub odmawia potwierdzenia odebrania na naszym egzemplarzu. Często jest to spowodowane obawą, że jeśli przyjmie wypowiedzenie to przyzna pracodawcy rację. Co wtedy?
Czy podczas zwalniania pracownika powinny być obecne dwie osoby?
Przy każdej tego typu rozmowie stronę pracodawcy powinny reprezentować co najmniej dwie osoby. Ten praktyczny wymóg jest remedium na sytuację, gdy pracownik nie potwierdza otrzymania wypowiedzenia. Wówczas osoby obecne na spotkaniu na egzemplarzu mającym trafić do akt osobowych zamieszczają adnotację o odbytej rozmowie i przekazaniu pisma pracownikowi. Jeśli go nie odebrał – o poinformowaniu go o wypowiedzeniu i odmowie przyjęcia pisma. W każdym przypadku wskazują także datę i godzinę rozmowy oraz składają swoje podpisy.
Zazwyczaj na takim spotkaniu pracodawcę reprezentuje przełożony pracownika i osoba z działu HR. Nie jest to jednak wymóg. W każdym przypadku należy jednak zadbać, by obecne podczas rozmowy osoby posiadały odpowiednie upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
Czy musimy odczytywać treść wypowiedzenia pracownikowi?
Nie jest konieczne odczytywanie treści wypowiedzenia. Obowiązkiem osoby zwalniającej jest stworzenie pracownikowi możliwości zapoznania się z treścią dokumentu. Wbrew zaskakująco popularnej opinii, nie mamy obowiązku odczytywać treści wypowiedzenia, a jedynie stworzyć okazję do tego, by pracownik sam mógł przeczytać wręczane mu wypowiedzenie.
Jeśli pracownik nie chce nawet wziąć dokumentu do ręki, to należy go poinformować, że zawiera on oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę. Przekazanie takiej informacji jest wystarczające dla uznania, że wypowiedzenie zostało wręczone.
Czy musimy tłumaczyć pracownikowi przyczynę wypowiedzenia?
Nie. Co więcej, odradzam taką praktykę. Etap wręczania wypowiedzenia nie jest czasem wyjaśniania i przekonywania pracownika co do zasadności jego zwolnienia. Nie oznacza to oczywiście, że z pracownikiem podczas takiej rozmowy nie możemy normalnie rozmawiać.
Jeśli pracownik będzie odnosił się do powodu jego zwolnienia, to naszym komunikatem powinna być informacja, że okoliczności faktyczne wskazane w piśmie zostały przez pracodawcę ustalone i ocenione, a w konsekwencji stanowiły podstawę decyzji o zwolnieniu pracownika. Jeśli pracownik tę przyczynę kwestionuje, przysługuje mu prawo do wniesienia odwołania do sądu pracy.
Czy możemy zaproponować pracownikowi alternatywę w postaci rozstania się za porozumieniem stron?
Jak najbardziej. Jeśli tylko jest to zgodne z naszą intencją, zawsze możemy pracownikowi zaproponować zawarcie porozumienia stron o rozwiązaniu umowy o pracę. Przedstawienie pracownikowi alternatywy polegającej na wyborze między przyjęciem uzasadnionego wypowiedzenia a zgodzie na rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, jest jak najbardziej dopuszczalne i nie stanowi – wbrew spotykanej opinii – „groźby bezprawnej” lub wymuszania na pracowniku określonego zachowania. Często jest wręcz przeciwnie i propozycja polubownego rozstania jest dla pracownika bardziej atrakcyjna.
Pracodawca chcący skorzystać z takiego scenariusza powinien już na spotkanie z pracownikiem mieć przygotowane oba dokumenty, tj. i wypowiedzenie i porozumienie stron. W praktyce pamiętajmy, by to spotkanie zakończyło się jasną deklaracją, co do formy rozwiązania umowy. Jeśli pracownik nie zgodził się na zawarcie porozumienia – wręczamy wypowiedzenie. Jeśli udało się wynegocjować rozstanie polubowne – zawieramy porozumienie stron i pracownik otrzymuje jeden egzemplarz. Jeśli pracownik oświadcza, że potrzebuje czasu, by zastanowić się nad porozumieniem – wręczamy wypowiedzenie, informując go, że jeśli zgłosi gotowość zawarcia porozumienia, wycofamy wypowiedzenie i zawrzemy porozumienie.
Powyższe zestawienie to wątpliwości lub mity dotyczące przebiegu spotkań z pracownikami, które najczęściej zgłaszają nam HRowcy. Rozmowy dotyczące rozwiązania umowy o pracę nigdy nie są łatwe i – o czym należy mówić – nie są łatwe także dla osób z HRu, nawet mimo wielu lat doświadczenia w tym obszarze. Tym bardziej warto pamiętać o kwestiach praktycznych i podstawowych wymogach wynikających z przepisów, by w trudnym momencie dopilnować wszystkich niezbędnych formalności.
