Umowa B2B w HR to umowa o świadczenie usług, która zawierana jest z osobą wykonującą dla nas usługi w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Umowy te w ostatnim czasie zyskały na popularności, w szczególności w branży IT i innych usługach wysoko wyspecjalizowanych. Wejście w życie tzw. Polskiego Ładu zdaje się potęgować to zainteresowanie. Dziś odpowiemy na najczęstsze pytania dotyczące tej formuły współpracy, z jakimi zwracają się do nas pracodawcy.
Dlaczego umowy B2B mogą być ryzykowne?
Problem ze stosowania tych umów w obszarze zatrudnienia, co dotyczy zresztą wszystkich umów cywilnoprawnych jako alternatywy dla umowy o pracę, wynika z przepisów kodeksu pracy. Z jednej strony mamy bowiem definicję stosunku pracy, z której wyciągamy najistotniejsze cechy stosunku pracy. Do cech tych należą m.in.:
- osobisty charakter, tj. pracę wykonywać ma osobiście pracownik, a nie zaangażowany przez niego zastępca,
- tzw. pracownicze podporządkowanie, które polega na tym, że pracodawca może wydawać wiążące dla pracownika polecenia służbowe oraz wskazywać mu czas i miejsce wykonywania pracy; praktycznym wyrazem tej cechy jest to, że pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy co do tego, jakie zadania i w jaki sposób ma wykonywać,
- ograniczona odpowiedzialność pracownika za wyrządzone przez niego w związku z pracą szkody,
- szczególny rozkład ryzyka, który polega na tym, że niemal wszystkie ryzyka związane z pracą pracownika spoczywają na pracodawcy; chodzi np. o to, czy pracownik nie będzie chorował, czy nie wyrządzi szkody klientowi, czy będziemy w stanie zapewnić mu pracę itp.,
- objęcie pracownika regulacjami prawa pracy, tj. zatrudniając pracownika, przyjmujemy go z całym pakietem obowiązków i obciążeń, jakie wynikają dla pracodawcy z przepisów powszechnie obowiązujących.
Do tej definicji kodeks pracy dokłada jeszcze jedną regulację. Wynika z niej, że w każdej sytuacji, gdy między nami a zleceniobiorcą/kontraktorem/wykonawcą występują cechy stosunku pracy, to mamy do czynienia z umową o pracę. Innymi słowy – wypełnienie definicji stosunku pracy oznacza, że jest to zatrudnienie na podstawie umowy o pracę i to bez względu na to, jaką nazwę nadaliśmy zawartej umowie.
Zestawienie tych dwóch regulacji powoduje, że w stosunku do umów cywilnoprawnych mówimy o tzw. ryzyku przekwalifikowania umowy w umowę o pracę.
Jakie konsekwencje może mieć podważenie charakteru umowy B2B?
Uznanie, że nasz kontraktor jest w rzeczywistości zatrudniony na podstawie umowy o pracę, wiąże się z ryzykiem z trzech stron.
Po pierwsze, otwiera się droga do roszczeń na gruncie prawa pracy i uprawnień pracowniczych. Oznacza to, że możemy zostać zobowiązani m.in. do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, wypłaty wynagrodzenia i dodatku za nadgodziny czy wypłaty diet za podróże służbowe. Taki „ustalony” pracownik może od nas bowiem dochodzić realizacji tych jego uprawnień pracowniczych, które nie były uwzględniane w naszej współpracy, którą traktowaliśmy jako opartą na umowie B2B i nie stosowaliśmy przepisów prawa pracy.
Po drugie, pojawiają się kwestie rozliczeń podatkowych. Z jednej strony sam kontraktor mógł się rozliczać, np. korzystając z ryczałtu lub podatku liniowego, zaś po jego przekwalifikowaniu w pracownika zostałby objęty opodatkowaniem na ogólnych zasadach (wg skali). Z punktu widzenia naszej organizacji pojawi się także potrzeba uporządkowania kwestii podatkowych, a związanych, chociażby z tym, że opłacaliśmy i odpowiednio klasyfikowaliśmy faktury wystawiane przez kontraktora, które teraz okażą się nieprawidłowe.
Po trzecie, jednak – jak pokazuje moje doświadczenie – najbardziej istotne, przekwalifikowanie umowy B2B w umowę o pracę to konieczność odprowadzenia przez spółkę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od wynagrodzenia wypłacanego przez nas takiej osobie. Z tego względu obserwuję zwiększające się zainteresowanie ZUS umowami B2B i badanie ich pod kątem możliwości uznania ich za ukryte umowy o pracę. Taka bowiem ocena pozwala ZUSowi na nałożenie na spółkę jako płatnika składek obowiązku naliczenia i odprowadzenia składek od wynagrodzenia takiego kontraktora-pracownika. Wynagrodzenie objęte wystawionymi przez kontraktora fakturami jest w takich sytuacjach traktowane jak wynagrodzenie ze stosunku pracy.
Czy powinniśmy zrezygnować z umów B2B?
Absolutnie nie. Nie mamy, póki co, przepisów, które nakazywałyby zatrudnienie wyłącznie na podstawie umowy o pracę. Nie ma także regulacji, która zabraniałaby współpracy na podstawie umowy B2B. Co więcej, same przepisy ZUS-owskie przewidują taką sytuację, np. wyłączając możliwość stosowania tzw. preferencyjnego oskładkowania dla osób, które wykonują usługi w ramach swojej działalności gospodarczej na rzecz swojego byłego pracodawcy.
Trzeba to jednak robić z głową i pamiętać, że o rodzaju umowy, którą zawieramy, powinny decydować warunki, na jakich chcemy oprzeć współpracę. Jeśli współpraca ta ma być oparta na warunkach typowych dla stosunku pracy (np. konieczne jest pozostawanie przez taką osobę w gotowości do wykonywania naszych poleceń, pracy w określonym miejscu i czasie), to należy zawrzeć umowę o pracę. Jeśli jednak nasze relacje mają być inne, mówiąc wprost: nie będą „wyglądały” jak relacja pracodawcy z pracownikiem, to możemy skorzystać z umowy cywilnoprawnej.
Trzeba też pamiętać o tym, że w razie sporu o charakter umowy, badana będzie nie tylko treść umowy, ale przede wszystkim faktyczne zasady i warunki, na jakich współpracujemy z daną osobą. Nie wystarczy zatem, że prawnicy napiszą dobrą umowę. Konieczne jest, by w codziennym jej wykonywaniu pamiętać o tym, że kontraktor to nie pracownik i nie może być jak pracownik traktowany. Im więcej różnic jesteśmy w stanie wykazać, tym bezpieczniej. Z tego względu nie do przecenienia jest rola managerów i liderów, którzy mają w swoich zespołach także osoby na umowach B2B.
Jakie elementy współpracy bywają najczęściej badane?
Nasza praca z klientami w ich sporach z ZUS-em czy w postępowaniach sądowych pozwoliła nam na stworzenie checklisty tematów, które najczęściej są adresowane przy ocenie, z jakiego rodzaju umową mamy do czynienia. Na liście tej znajdą się takie kwestie jak: charakter pracy (nie wszystkie obowiązki ” nadają się do realizacji na podstawie umowy B2B), czas i miejsce pracy, wydawanie bieżących poleceń, osobisty charakter współpracy, posiadanie przełożonego lub bycie przełożonym wobec pracowników, zakres odpowiedzialności, kwestie dotyczące zasad wynagradzania czy narzędzi pracy. Warto, by przy tych „dużych” tematach dopilnować także kwestii związanych z urlopem, benefitami, dostępem do szkoleń itp.
Ocena, czy dana umowa jest umową o pracę, czy umową B2B nie jest czarno-biała i najczęściej rozstrzygnięcie sporu polega na ustaleniu poszczególnych cech występujących między stronami i sprawdzeniu, na którą stronę przechyla się szala – czy w stronę umowy o pracę, czy umowy cywilnoprawnej. Dodatkowo poszczególne z badanych okoliczności mają różny „ciężar gatunkowy”.
Jakie przypadki wykorzystywania umowy B2B są najbardziej ryzykowne?
Największe ryzyko jest wówczas, gdy zapomnimy o podstawowej kwestii i będziemy naszego kontraktora traktować tak jak pracownika. Tego nie robimy.
Z kolei sytuacjami, w których powinniśmy szczególnie zadbać o możliwość wykazania, dlaczego w danej sytuacji zawarliśmy umowę B2B, a nie umowę o pracę, są przypadki, kiedy z tą samą osobą przechodzimy z umowy o pracę na kontrakt oraz kiedy w naszej organizacji więcej osób wykonuje podobne zadania, ale poszczególne osoby mają zawarte różne rodzaje umów. Tego typu sytuacje są bowiem „oczkiem w głowie” osób przeprowadzających kontrolę.
