Czym jest samozatrudnienie?
Zgodnie z definicją samozatrudnienie to prowadzenie działalności gospodarczej na własny rachunek i na własną odpowiedzialność. Osoba, która decyduje się na taki model, co do zasady nie zatrudnia innych pracowników. Można ją więc nazwać mikroprzedsiębiorcą. Z samozatrudnieniem można spotkać się w wielu różnych branżach, takich jak na przykład transport, marketing, handel czy IT.
W zależności od tego, czy mikroprzedsiębiorca pracuje na rzecz jednej firmy, czy wielu klientów, jego praca w większym lub mniejszym stopniu może przypominać zatrudnienie na etacie. Kluczowe różnice między samozatrudnieniem a etatem sprowadzają się do kwestii prawnych i rozliczeń finansowych.
Jakie są koszty na samozatrudnieniu?
Samozatrudnienie może kusić niższymi składkami ZUS i możliwością odliczania wydatków od podatku. Choć w większości sytuacji będzie to model bardziej opłacalny niż praca na etacie, to trzeba pamiętać o nieuniknionych kosztach prowadzenia działalności gospodarczej. Do podstawowych należą:
- składki ZUS na ubezpieczenie społeczne,
- składki ZUS na ubezpieczenie zdrowotne,
- zaliczka na podatek dochodowy,
- podatek VAT,
- koszty księgowe,
- bieżące koszty prowadzenia działalności.
Aby wytłumaczyć, dlaczego własna działalność gospodarcza może opłacać się bardziej niż umowa o pracę, w dalszej części artykułu przyjrzę się dokładnie każdemu z powyższych zagadnień:
Składka ZUS na samozatrudnieniu
Kiedy prowadzisz własną działalność gospodarczą, dokładnie widzisz, jaką część Twoich zarobków pochłaniają każdego miesiąca składki ZUS. Jest to jeden z wydatków, których nie sposób uniknąć. Z początku może być właściwie nieodczuwalny, ponieważ mikroprzedsiębiorcom przysługuje ulga na start. Dzięki niej nie muszą oni płacić społecznej składki ZUS w pierwszym półroczu działalności. Z takiego przywileju nie skorzystają jednak osoby, które podejmują się świadczenia usług na rzecz byłego pracodawcy lub zakładają nową firmę przed upływem 5 lat od zawieszenia lub zamknięcia poprzedniej.
Po 6 miesiącach samozatrudniony musi pożegnać się z ulgą na start, lecz zyskuje prawo do preferencyjnego ZUS-u. Oblicza się go od zadeklarowanej kwoty, nie niższej jednak niż 30% minimalnego wynagrodzenia. Mikroprzedsiębiorca może płacić obniżone składki ZUS przez 24 miesiące. Po upływie tego czasu koszty ubezpieczenia społecznego zaczynają już być dokuczliwe dla wielu samozatrudnionych.
Niektórzy z nich mogą jeszcze skorzystać z programu Mały ZUS+, przy czym obniżki te mają raczej charakter symboliczny. Przysługują one zresztą wyłącznie tym osobom, w przypadku których przychody firmy za rok nie przekraczają 120 000 zł. Co więcej, po każdych 3 latach Małego ZUS+ należy na 2 lata przejść na pełen ZUS.
Pełne składki ZUS wyliczane są od 60% prognozowanego wynagrodzenia przeciętnego w danym roku. Obejmują składkę:
- emerytalną,
- rentową,
- wypadkową,
- chorobową (w przypadku samozatrudnionych jest ona opcjonalna),
- na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy.
Składka zdrowotna na samozatrudnieniu
Jeszcze większym wydatkiem dla samozatrudnionych może okazać się składka zdrowotna. W jej przypadku ZUS nie stosuje żadnych zniżek na start. Każdy mikroprzedsiębiorca będzie jednak płacił nieco inną kwotę. Stoi za tym zależność składki zdrowotnej od wybranej formy opodatkowania:
- ZUS zdrowotny na skali podatkowej wynosi 9% dochodu z poprzedniego miesiąca.
- ZUS zdrowotny przy podatku liniowym wynosi 4,5% dochodu z poprzedniego miesiąca.
- ZUS zdrowotny przy ryczałcie ewidencjonowanym wynosi 9% od:
- 60% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku – przy przychodzie do 60 tys. zł,
- 100% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku – przy przychodzie w wysokości 60 – 300 tys. zł,
- 180% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku – przy przychodzie wyższym niż 300 tys. zł.
Warto zauważyć, że mikroprzedsiębiorcy opodatkowani ryczałtem jako jedyni płacą stałą kwotę składki zdrowotnej. Samozatrudnieni na skali podatkowej i podatku liniowym muszą jednak ponosić ten koszt także wtedy, gdy ich działalność przyniosła straty. W takim przypadku zastosowanie znajduje minimalna składka zdrowotna (381,78 zł na 2024 rok).
Podatek dochodowy na samozatrudnieniu?
Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej – podobnie jak inne rodzaje pracy zarobkowej – wymaga opłacania podatku dochodowego. Nie jest to jednak stały koszt, więc jeśli mikroprzedsiębiorca nie osiąga zysku, nie musi odprowadzać daniny. Jej wysokość zależy natomiast od wybranej przez samozatrudnionego formy opodatkowania:
- Na skali podatkowej (zasady ogólne) podatek wynosi 12% od dochodów do kwoty 120 tys. zł rocznie i 32% od nadwyżki przekraczającej tę wartość.
- Podatek liniowy wynosi 19% dochodu niezależnie od wysokości zarobków.
- Przy ryczałcie podatek opłaca się od całego przychodu, a jego stawka zależy od branży i może wynosić 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12%, 12,5%, 14%, 15% lub 17%.
Warto w tym miejscu zauważyć, że w przeciwieństwie do osób zatrudnionych na etacie, mikroprzedsiębiorcy mają możliwość odliczania ponoszonych kosztów od podatku. Niejednokrotnie oznacza to wymierne oszczędności, które przekładają się na wyższe wynagrodzenie.
Podatek VAT na samozatrudnieniu
Co do zasady samozatrudnieni muszą rozliczać się także z VAT-u. Jest to podatek od towarów i usług, doliczany do każdej transakcji. Mimo że powoduje wzrost cen mikroprzedsiębiorcy, a więc ogranicza jego atrakcyjność na rynku, to w większości przypadków się opłaca. Jak to możliwe? Samozatrudniony zyskuje mianowicie prawo do odliczania VAT-u naliczonego (za zakupy) od należnego (za sprzedaż). W praktyce oznacza to możliwość redukcji firmowych wydatków.
Warto wspomnieć także o samozatrudnieniu bez VAT, jako że wielu mikroprzedsiębiorców korzysta ze zwolnienia z tego podatku. Może mieć ono formę:
- podmiotową – ze względu na roczny limit sprzedaży w wysokości 200 tys. zł (z pewnymi wyjątkami),
- przedmiotową – ze względu na rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej (podmioty uprawnione do zwolnienia wymienione są w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT).
Koszty związane z prowadzeniem firmy
Tylko od samozatrudnionego zależy, czy będzie ponosił dodatkowe koszty działalności gospodarczej. Z jednej strony obniżą one jego dochód, ale z drugiej pozwolą na zmniejszenie podatku dochodowego. Do najpowszechniejszych opłat tego typu zalicza się wynagrodzenie biura rachunkowego, pomagającego mikroprzedsiębiorcy w dokonywaniu rozliczeń. O ile samozatrudniony na ryczałcie może takiego wsparcia nie potrzebować (sam poradzi sobie z ewidencją przychodów), o tyle osobom na zasadach ogólnych i podatku liniowym usługi księgowej bardzo się przydadzą.
Poza wydatkami na biuro rachunkowe, do kosztów firmy jednoosobowej mogą zaliczać się na przykład:
- najem biura i opłaty za media,
- abonament za firmowy Internet i telefon,
- paliwo i koszty utrzymania pojazdu (wykorzystywanego na cele służbowe),
- wyposażenie biura,
- oprogramowanie komputerowe,
- wydatki na marketing,
- koszty szkoleń i kursów zawodowych.
Ile kosztuje prowadzenie działalności gospodarczej? Przykład
Zastanawiając się nad kosztami samozatrudnienia, warto posłużyć się przykładem. Załóżmy więc, że mikroprzedsiębiorca Jan prowadzi własną działalność gospodarczą już od 6 lat i osiąga przychody w wysokości 10 tys. zł miesięcznie. Rozlicza się według zasad ogólnych, płaci pełne składki ZUS i korzysta z podmiotowego zwolnienia z VAT. Ile kosztuje prowadzenie firmy w jego przypadku?
- Każdego miesiąca Jan wrzuca w koszty 500 zł – są to opłaty za Internet, telefon, usługi księgowej i dostęp do niezbędnych narzędzi.
- Co miesiąc musi też zapłacić społeczną składkę ZUS, która w jego przypadku wynosi 1600,32 zł (wraz z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym).
- Składka na ubezpieczenie zdrowotne Jana wynosi z kolei 855 zł.
- Po odliczeniu kosztów uzyskania przychodu Jan musi zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości około 1140 zł (z wyjątkiem miesięcy, w których korzysta z kwoty wolnej).
Podsumowując, każdego miesiąca Jan ponosi koszty rzędu 4095,32 zł. W kieszeni zostaje mu więc prawie 5905 zł.
Co można wrzucić w koszty na samozatrudnieniu?
Kosztem uzyskania przychodu w jednoosobowej działalności gospodarczej może być właściwie każdy wydatek związany bezpośrednio z prowadzeniem firmy. Jeśli ponosisz go w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub utrzymania źródła przychodu, nic nie stoi na przeszkodzie, aby odliczyć go od podstawy podatku. Z uwagi na pewne wyjątki, wszystkie takie decyzje warto jednak konsultować z księgową.
Do przykładowych wydatków, które można wrzucić w koszty prowadzenia własnej działalności gospodarczej należą:
- czynsz lub najem lokalu biurowego,
- rachunki za media w biurze (prąd, woda, gaz),
- ubezpieczenie lokalu,
- sprzęt biurowy (komputery, drukarki, meble),
- materiały biurowe (papier, tusz itp.),
- usługi kurierskie i pocztowe,
- opłaty za Internet i telefon,
- surowce i materiały niezbędne do produkcji lub świadczenia usług,
- podatki i opłaty lokalne,
- koszty podróży służbowych (bilety, noclegi itp.),
- usługi zewnętrzne (np. księgowe, prawne, marketingowe),
- odpisy amortyzacyjne od środków trwałych,
- koszty udziału w szkoleniach i konferencjach branżowych,
- część wydatków na samochód (jeśli jest wykorzystywany do celów służbowych),
- odzież robocza,
- ubezpieczenie OC przedsiębiorcy.
Wszystkie dane mają charakter szacunkowy i pochodzą z kalkulatora https://www.e-pity.pl/kalkulatory-podatkowe/forma-opodatkowania-firmy/.
Czy samozatrudnienie się opłaca?
Znając już podstawowe koszty samozatrudnienia, możesz we własnym zakresie odpowiedzieć sobie na pytanie, czy taki model pracy się opłaca. Na pewno warto zwrócić uwagę na niższe składki ZUS dla jednoosobowych firm, a także na możliwość odliczania ponoszonych kosztów od podatku. Tego typu przywileje niosą ze sobą konkretne oszczędności, które sprawiają, że w kieszeni mikroprzedsiębiorcy zostaje więcej pieniędzy niż przy zatrudnieniu na etacie.
Są to również argumenty przemawiające do pracodawców. Coraz chętniej zatrudniają oni osoby prowadzące własne firmy, rezygnując z umów o pracę. Dzięki kontraktom B2B mogą bowiem sporo zaoszczędzić, jednocześnie oferując współpracownikom wyższe stawki.
Trzeba mieć jednak na uwadze, że samozatrudnienie wiąże się ze zdecydowanie większym ryzykiem niż praca na etacie. Mikroprzedsiębiorcy nie chronią żadne przepisy gwarantujące choćby minimalne wynagrodzenie czy stabilność zatrudnienia. Osoby wybierające taki model pracy mogą więc w każdej chwili stracić źródło utrzymania. Co więcej, taki scenariusz wcale nie zwolniłby ich z konieczności opłacania składek ZUS.
Podsumowując, koszty miesięczne jednoosobowej działalności gospodarczej mogą być stosunkowo niewysokie, zwłaszcza w porównaniu z umową o pracę. Samozatrudnienie wydaje się szczególnie atrakcyjnym rozwiązaniem, kiedy przedsiębiorca może korzystać z ulgi na start lub preferencyjnego ZUS-u, a przy okazji odliczać swoje wydatki od podatku. Ceną za wszystkie te przywileje jest jednak mniej przewidywalna sytuacja zawodowa samozatrudnionego i słabsze zabezpieczenie jego interesów.
Wady i zalety samozatrudnienia
Pamiętaj, że opłaty za prowadzenie działalności to nie jedyny czynnik decydujący o tym, czy warto założyć własną firmę. Dochodzą do tego wspomniane wyżej kwestie bezpieczeństwa i odpowiedzialności. Aby lepiej zrozumieć specyfikę samozatrudnienia, warto przyjrzeć się bliżej wszystkim jego najważniejszym wadom i zaletom.
Do zalet samozatrudnienia zaliczają się przede wszystkim:
- Niezależność zawodowa – mikroprzedsiębiorcy nie muszą odpowiadać przed żadnym szefem i sami decydują, gdzie i kiedy pracować. Zachowują więc pełną elastyczność, która niejednokrotnie umożliwia im nawet życie cyfrowych nomadów (łączenie pracy i podróży).
- Nielimitowane przychody – wysokość zarobków samozatrudnionego zależy tak naprawdę tylko od niego. Może on pracować na rzecz tylu klientów, ilu tylko uda mu się zdobyć i utrzymać. Nie ograniczają go żadne widełki płacowe czy ścieżki awansów.
- Rozwój osobisty i zawodowy – prowadzenie własnej działalności to szansa na zdobycie bezcennego doświadczenia i wiedzy z obszaru biznesu. Samozatrudniony we własnym zakresie decyduje o tym, jak rozwijać swoją firmę.
- Niskie koszty działalności gospodarczej – wspomniane już obniżone składki ZUS gwarantują wyższe wypłaty w przypadku pracy na rzecz jednego zleceniodawcy. Warto docenić też ulgi ZUS dla nowych firm.
- Możliwość odliczania kosztów od podatku – choć w każdej pracy zarobkowej trzeba opłacać podatki, samozatrudnienie pozwala je znacząco obniżyć. Mikroprzedsiębiorca może bowiem odliczyć od dochodu wszystkie firmowe koszty.
Podstawowe wady samozatrudnienia to natomiast:
- Ograniczona płynność finansowa – samozatrudnionym trudno jest dokładnie przewidzieć przyszłe przychody. Ich sytuacja zawodowa może się zmienić w każdej chwili, a to często ogranicza ich płynność finansową (zwłaszcza jeśli pracują jako freelancerzy).
- Duża odpowiedzialność – mikroprzedsiębiorca sam decyduje o tym, jak prowadzić firmę, co oznacza, że musi ponosić wszelkie konsekwencje nietrafionych wyborów.
- Izolacja społeczna – co do zasady samozatrudnieni pracują we własnym imieniu i na własny rachunek. Nie przyjmują więc współpracowników i nie budują zespołów. Po pewnym czasie taka izolacja może się dla nich okazać męcząca.
- Obciążenia administracyjne – dopełnianie rozmaitych formalności i rozliczanie kosztów jednoosobowej działalności gospodarczej może być nie lada problemem dla każdego mikroprzedsiębiorcy. W przypadku większości tych zobowiązań pomoże mu jednak doświadczone biuro rachunkowe.
Decyzja o pracy w ramach samozatrudnienia powinna zależeć przede wszystkim od usposobienia konkretnej jednostki. Jeśli lubisz samodzielnie podejmować decyzje i nie boisz się ryzyka, takie rozwiązanie może okazać się dla Ciebie strzałem w dziesiątkę. Jeżeli wolisz jednak poczucie bezpieczeństwa, stabilizacji i przewidywalności, prowadzenie własnej firmy nie przypadnie Ci do gustu – lepiej zrobisz, decydując się na etat.
Ile kosztuje prowadzenie własnej działalności? Podsumowanie
Do podstawowych kosztów rocznych samozatrudnienia należą przede wszystkim społeczne i zdrowotne składki ZUS, zaliczka na podatek dochodowy (uzależniona od zysków), podatek VAT (ponoszony przez kontrahentów) i dodatkowe wydatki związane z firmą (np. na księgowość czy marketing). Mimo że mikroprzedsiębiorcy muszą ponosić je każdego miesiąca, to samozatrudnienie w większości przypadków i tak okaże się bardziej opłacalne niż praca na etacie.
Chcąc w pełni wykorzystać swój potencjał, nie decyduj się jednak na samozatrudnienie tylko ze względu na niższe składki emerytalne i możliwość odliczania kosztów od podatku. Pod uwagę weź także inne zalety i wady takiego modelu. Prowadzenie własnej działalności gospodarczej nie jest bowiem rozwiązaniem dla każdego.
