Samoorganizacja i samodyscyplina, czyli jak być maksymalnie efektywnym, pracując z domu

20.04.20
clock 5 min.
Sylwia Królikowska
Większość z nas nie lubi być kontrolowana. Kontrolę odbieramy jako brak zaufania do naszych kompetencji i odpowiedzialności. Zarazem jednak bez zewnętrznego bodźca wielu z nas trudno jest się zmobilizować, by pracować, zwłaszcza gdy otoczenie domowe kusi tyloma atrakcjami.

Praca z domu z jednej strony może być bardziej efektywna (brak „rozpraszaczy” w postaci współpracowników), z drugiej natomiast wymaga samodyscypliny, by samemu dla siebie nie stać się największym „rozpraszaczem”.

By efektywnie pracować z domu, dobrze mieć plan działania. Dlatego też rozpocznij dzień od wypisania wszystkiego, co masz w danym dniu do zrobienia. Nie, nie wystarczy, że sobie o tym pomyślisz, robiąc kanapkę z serem. Naprawdę warto plany dnia zapisywać (na kartce, w komputerze, w telefonie, gdzie tylko masz ochotę). Chodzi o zapewnienie sobie komfortu psychicznego, że panujesz nad tym, co się wokół Ciebie dzieje. Zapisywanie zadań odciąża nasz system poznawczy i daje mu poczucie, że – mówiąc kolokwialnie – „ogarniasz”, co się wokół Ciebie dzieje.

Gdy już wypisałeś wszystkie zadania, sprawdź, które trzy z nich są najważniejsze. Najważniejsze, czyli mające największy wpływ na Twoją pracę, przynoszące najlepsze rezultaty lub po prostu takie, których niewykonanie będzie miało najbardziej bolesne konsekwencje dla Ciebie, zespołu lub całej firmy. Ustal więc, że te trzy zadania wykonasz w pierwszej kolejności, najszybciej, jak to możliwe, natomiast kolejnymi zadaniami zajmiesz się, gdy tylko wspomniane trzy priorytety będą zrealizowane. W tej technice chodzi o to, żeby jak najlepiej zarządzać ryzykiem. Jeśli wykonasz najszybciej, jak to możliwe, trzy najważniejsze zadania, to kolejno pojawiające się „wrzutki” nie będą już tak dużym ryzykiem (najważniejsze rzeczy, które miałeś zrobić w ciągu dnia, już przecież zrobiłeś).

Gdy już postanowiłeś zrealizować trzy najważniejsze zadania, pojawi się kolejne wyzwanie: co tu zrobić, żeby w pełni skupić się na realizowanym zadaniu. Wiele rzeczy nas rozprasza, na ekranach naszych komputerów mamy wiele otwartych zakładek i co rusz pojawiają się nowe powiadomienia (Staszek wysłał nam maila, Kasia skomentowała nasz post na FB, a portal plotkarski informuje nas, że jakaś celebrytka zjadła gofra). Jeśli praca, którą aktualnie wykonujesz, wymaga skupienia, to wyłącz wszystkie niepotrzebne zakładki oraz skrzynkę mailową. Tak, wyłącz ją. Już tłumaczę, dlaczego możesz to zrobić bez wyrzutów sumienia.

Biznesowy savoir-vivre definiuje jasno, że spraw pilnych nie wysyła się mailem. Jeśli coś jest pilne, to należy do danej osoby zadzwonić lub dać jej znać na komunikatorze (Messenger, What’s Up, Slack i inne). Mail służy głównie do podsumowywania pewnych ustaleń lub komunikowania się w sprawach, które nie wymagają pilnej reakcji. Jestem zwolenniczką pracy w dwudziestominutowych blokach czasowych (być może znasz tę technikę jako pomodoro). Oznacza ona, że w ciągu dwudziestu minut skupiasz się najmocniej, jak potrafisz, na zadaniu, które akurat realizujesz. W tym czasie nie oglądasz jednym okiem ulubionego serialu, a drugim okiem nie doglądasz bijących się na miecze świetlne dzieci. W ciągu dwudziestu minut masz być maksymalnie skupiony na zadaniu, które aktualnie wykonujesz. Tak, możesz w ciągu dwudziestu minut nie sprawdzać skrzynki mailowej.

Dwudziestominutowe bloki czasowe – w ciągu dwudziestu minut skupiasz się najmocniej, jak potrafisz, na zadaniu, które akurat realizujesz. Bez rozpraszania!

Jeśli Twój szef nie rozumie, dlaczego w ciągu dwudziestu minut nie sprawdziłeś maila, to wytłumacz mu, proszę, że pracujesz w takich blokach dwudziestu minut maksymalnego skupienia i robisz, co możesz, by w tym czasie unikać rozpraszaczy. Gdy kończy się dwudziestominutowy blok, to sprawdzasz, czy ktoś czegoś nie potrzebuje od Ciebie na komunikatorze i czy nie przyszedł jakiś superważny mail. Jeśli w swojej pracy nie masz możliwości, by spokojnie popracować przez dwadzieścia minut, to albo jesteś pracownikiem dyspozytorni pogotowia ratunkowego, albo czas przedyskutować z zespołem, czy na pewno pracujecie w najbardziej efektywny sposób. Ważne jest także to, w jaki sposób kończysz dzień pracy. Jeśli pracujesz z domu, to wyzwaniem może być zachowanie równowagi praca – czas wolny. Komputer jest przecież na wyciągnięcie ręki i nic nie stoi na przeszkodzie, by wieczorami jeszcze chwilkę popracować. To nie jest dobry pomysł, ponieważ potrzebujesz czasu na regenerację.

Jeśli w swojej pracy nie masz możliwości, by spokojnie popracować przez dwadzieścia minut, to albo jesteś pracownikiem dyspozytorni pogotowia ratunkowego, albo czas przedyskutować z zespołem, czy na pewno pracujecie w najbardziej efektywny sposób.

Jedynie zregenerowany organizm jest wydajny i twórczy. Ustal więc, że gdy kończysz pracę, to podsumowujesz dzień pracy – co zostało zrobione, a co wpisujesz na listę zadań na następny dzień. Sprawdź jeszcze raz, czy odpowiedziałeś na wszystkie ważne wiadomości i czy możesz spokojnie skończyć pracę. Jeśli tak, to wyłącz komputer i schowaj go tak, żeby nie leżał na widoku i nie kusił Cię, by jednak popracować.

Samodyscyplina w przypadku pracy z domu to przede wszystkim wykształcenie pewnych nawyków i zaufanie, że ta codzienna rutyna może być tym, co daje poczucie bezpieczeństwa. Warto wstać rano, przewietrzyć miejsce, w którym będziemy pracowali, zrobić krótki trening, który poruszy i dotleni cały organizm, wziąć letni (dla odważnych – chłodny) prysznic, zjeść pożywne śniadanie i ruszyć do pracy. To, że sytuacja, w której się znaleźliśmy, jest dynamiczna i nieprzewidywalna, to wiemy. Warto zatem wprowadzać jak najwięcej rytuałów i przewidywalności w codziennym życiu, by odzyskać równowagę i spokój, a dzięki nim mimo wszystko konsekwentnie realizować codzienne zadania.