Używanie prywatnego samochodu w celach służbowych
Korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych to rozwiązanie, którą chętnie stosują zwłaszcza małe i średnie przedsiębiorstwa. Cenią je sobie zarówno pracownicy, jak i pracodawcy. Kodeks pracy nie narzuca jednak na nikogo obowiązku pokrywania kosztów związanych z tą praktyką. Aby użytkownik pojazdu mógł otrzymać zwrot poniesionych wydatków, konieczne okaże się podpisanie specjalnej umowy cywilnoprawnej.
Jej sporządzenie nie jest jedynym obowiązkiem spoczywającym na pracodawcy w związku z używaniem przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych. Przedsiębiorca musi pamiętać także o ocenie ryzyka zawodowego wynikającego z tej praktyki i o wysłaniu podwładnego na badania profilaktyczne. Więcej na ten temat dowiesz się z dalszej lektury artykułu.
Umowa o używanie samochodu prywatnego w celach służbowych – kilometrówka
Pierwszym i najważniejszym krokiem, który umożliwia legalne rozliczanie kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu do celów służbowych, jest zawarcie umowy cywilnoprawnej między pracownikiem a pracodawcą. Powinna ona precyzyjnie określać zasady korzystania z pojazdu, zakres obowiązków obu stron oraz sposób ewidencjonowania wydatków.
Wzór umowy o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych powinien obejmować następujące elementy:
- data i miejsce zawarcia,
- dane pracownika i pracodawcy,
- deklaracja pracownika o korzystaniu z samochodu prywatnego do celów służbowych,
- zobowiązanie pracodawcy do pokrycia kosztów związanych z podróżami służbowymi,
- dane na temat pojazdu (w tym pojemność skokowa silnika),
- zasady zwrotu kosztów związanych z używaniem auta prywatnego w firmie,
- informacje o ewentualnym limicie miesięcznym przebiegu kilometrów.
Najpopularniejszą metodą rozliczania wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu do celów służbowych jest kilometrówka. Polega ona na zwrocie kosztów w oparciu o faktycznie przejechany dystans. Stawki za 1 km są określone przez Ministerstwo Infrastruktury i zależą od pojemności skokowej silnika pojazdu.
Aby prawidłowo rozliczać koszty używania pojazdu do celów służbowych, pracownik musi prowadzić dokładną ewidencję przebiegu. Powinny się w niej znaleźć takie informacje jak:
- data podróży,
- miejsce wyjazdu i miejsce docelowe,
- cel podróży,
- realny przebieg (początkowy i końcowy stan licznika),
- stawka za 1 km przebiegu.
Warto przy tym zauważyć, że za podróż służbową nie można uznać na przykład dojazdów do pracy samochodem prywatnym. Zwrot kosztów eksploatacji pojazdu należy się pracownikowi jedynie za trasy, które są bezpośrednio związane z jego obowiązkami służbowymi.
Ile wynosi zwrot za używanie samochodu prywatnego w celach służbowych?
Wykorzystywanie prywatnych pojazdów (samochodów osobowych, motocykli i motorowerów) do celów służbowych umożliwia pracownikom Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Określa ono zarazem stawki kilometrówki, na podstawie których pracodawcy dokonują zwrotu kosztów na rzecz zatrudnionych.
Aktualnie (2024 r.) stawki za kilometrówkę wynoszą:
- 0,89 zł/km – dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
- 1,15 zł/km – dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³,
- 0,69 zł/km – dla motocykli,
- 0,42 zł/km – dla motorowerów.
Wysokość zwrotu za korzystanie z prywatnego auta w celach służbowych obliczana jest więc na podstawie dostarczonej przez pracownika ewidencji oraz podanych wyżej stawek. Liczbę przejechanych kilometrów mnoży się po prostu przez przelicznik właściwy dla danego rodzaju pojazdu.
Jak rozliczyć używanie prywatnego samochodu w celach służbowych – ryczałt
Alternatywę dla kilometrówki stanowi ryczałt samochodowy. Jest to stała kwota wypłacana przez pracodawcę co miesiąc, która ma na celu pokrycie kosztów eksploatacji pojazdu używanego do celów służbowych. Uchodzi za wygodne rozwiązanie, ponieważ eliminuje konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu. Wymaga jednak ustalenia miesięcznego limitu kilometrów.
Ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych opłaca się przede wszystkim wtedy, gdy pracownik regularnie korzysta z własnego auta na potrzeby jazd lokalnych. Nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu, dzięki czemu oszczędza czas i eliminuje zbędne formalności.
W przypadku długich tras lub nieregularnych podróży służbowych bardziej opłacalnym rozwiązaniem może się jednak okazać kilometrówka. Wybór między tymi dwoma sposobami rozliczeń powinien więc zależeć od specyfiki działalności firmy oraz przewidywanego dystansu do przejechania.
Wysokość ryczałtu ustalana jest właśnie na podstawie prognozowanej liczby kilometrów, które pracownik chce pokonać swoim samochodem w ramach wykonywania obowiązków służbowych. Pracodawca określa więc miesięczny limit, do którego opłacenia się zobowiązuje. Zależy on od wielkości miejscowości i nie może przekroczyć:
- 300 km – w gminie lub mieście do 100 tys. mieszkańców,
- 500 km – w gminie lub mieście od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
- 700 km – w gminie lub mieście od 500 tys. mieszkańców.
Jeśli w ramach podróży służbowych prywatnym samochodem pracownik przekroczy ustalony limit, nadwyżkę pokryje z własnych środków.
Przy wyliczaniu ryczałtu za dojazdy samochodem prywatnym nie jest konieczne prowadzenie ewidencji przebiegu, ale pracownik i tak musi każdego miesiąca składać pisemne oświadczenia o używaniu pojazdu do celów służbowych. Poza danymi dotyczącymi samego auta, dokument powinien też zawierać:
- informacje o liczbie dni nieobecności pracownika,
- informacje o liczbie dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem.
Za każdy taki dzień kwotę ryczałtu pomniejsza się o 1/22.
Używanie prywatnego samochodu w celach służbowych – dodatkowe badania lekarskie
Jeśli pracodawca podpisze z zatrudnionym umowę używania samochodu prywatnego w celach służbowych, będzie miał obowiązek skierować go na badania lekarskie. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik posiada już aktualne zaświadczenie potwierdzające brak przeciwwskazań do prowadzenia pojazdu. Zastosowanie znajdują tutaj te same zasady co w przypadku prowadzenia samochodów służbowych.
Wysyłając pracownika na badania, pracodawca powinien dokładnie określić, w jakim stopniu zatrudniony będzie korzystał z samochodu prywatnego w firmie. Na tej podstawie lekarz medycyny pracy zdecyduje, czy skierować go np. na dodatkowe badania psychotechniczne lub do okulisty.
Zwrot kosztów podróży samochodem prywatnym w pracy – podsumowanie
Aby pracownik mógł używać samochodu prywatnego do celów służbowych, musi podpisać z pracodawcą specjalną umowę cywilnoprawną. Należy ustalić w niej, czy wydatki na paliwo będą rozliczane w oparciu o kilometrówkę, czy o ryczałt. Bez względu na wybór, będzie to korzystne rozwiązanie dla obu stron: zatrudniony zapewni sobie elastyczność i komfort podróży służbowych, a firma zyska możliwość wliczania ich do kosztów uzyskania przychodu.
