Tysiące firm, od wielkich korporacji po mikroprzedsiębiorstwa, musiało z dnia na dzień zmienić swój sposób funkcjonowania. Część tych zmian ma jednak paradoksalnie szansę wpłynąć pozytywnie na codzienną pracę. Jakie wnioski możemy wyciągnąć z tej wyjątkowej sytuacji?
Możliwość korzystania z pracy zdalnej
W ślad za rekomendacjami sanitarnymi, niemal z dnia na dzień setki pracowników rozpoczęło długoterminową pracę zdalną. W firmach, gdzie dotąd home office nie było praktykowane, nastąpiła prawdziwa rewolucja. W ciągu kilku tygodni w wielu organizacjach udało się wypracować choćby ramowe zasady pracy zdalnej. W przedsiębiorstwach, gdzie stosowano wcześniej HO, procedury zostały zaktualizowane lub też doczekały się miejsca w oficjalnych dokumentach. W miejscach, gdzie praca zdalna była elementem kultury organizacyjnej, zmiana na tryb ciągły przyszła najłatwiej.
Co ważne, po początkowym okresie chaosu okazało się, że praca zdalna niekoniecznie oznacza spadek motywacji, brak możliwości kontroli pracowników czy utrudnia realizację codziennych zadań. Już teraz można spotkać się z opiniami, że home office będzie realizowane w firmach, nawet gdy zagrożenie minie. To wygodna alternatywa np. w sezonie infekcyjnym, podczas którego pracownik zamiast brać L4, może kilka dni popracować z domu, jeśli czuje się na siłach, a nie chce przychodzić do biura.
Komunikacja, informatyzacja, optymalizacja
Wobec konieczności pracy zdalnej jeszcze ważniejsza niż dotychczas stała się sprawna komunikacja wewnątrzfirmowa. Zyskały na znaczeniu wewnętrzne komunikatory.
Ci, którzy wcześniej nie korzystali z onlinowych narzędzi do komunikacji, teraz w szybkim tempie musieli się z nimi zapoznać, żeby móc uczestniczyć w wideorozmowach z klientami.
Część organizacji odkurza repozytoria dokumentów, przenosi dokumenty do chmury, cały czas wdrażane są nowe procesy, które wesprą np. obieg faktur, proces podpisywania umów czy wystawiania faktur w nowej firmowej rzeczywistości.
Za sprawą pandemii koronawirusa i wymuszonej pracy zdalnej zyskały na znaczeniu wewnętrzne komunikatory.
Pracodawcy muszą położyć szczególny nacisk na komunikację z pracownikami, która dotyczy bieżącej sytuacji rynkowej firmy, potencjalnych zagrożeń, kondycji finansowej i planów na kolejne tygodnie i miesiące. W dobie rosnącej niepewności kadra zarządzająca musi wyjątkowo dbać o samopoczucie swoich pracowników. Jednak regularny feedback, motywacja i wsparcie okazywane pracownikom powinny być standardowymi działaniami, funkcjonującymi również po opanowaniu kryzysowej sytuacji.
Rekrutacja online równie efektywna
Choć wiele procesów rekrutacyjnych zostało wstrzymanych, to jednak nadal potrzebni są nowi pracownicy. Przed rekruterami stoi ogromne wyzwanie – szybkie i skuteczne przeniesienie procesów rekrutacyjnych w sferę online.
Z pomocą przychodzą popularne narzędzia, z których duża część jest dostępna bezpłatnie. Google Hangouts, Skype, Zoom, Microsoft Teams – umożliwią wideorozmowy z kandydatami. Trello, Basecamp czy Jira wesprą zarządzanie procesami rekrutacyjnymi i dzielenie się wiedzą, a Dropbox, Google Forms czy Google Drive pomogą tworzyć dokumenty potrzebne do procesowania rekrutacji, wspólnie je edytować i redagować.
Przy rekrutacji online z pomocą przychodzą popularne narzędzia, z których duża część jest dostępna bezpłatnie.
Naprzeciw nowemu rynkowi pracy wychodzą także serwisy z ogłoszeniami o pracę: na OLX Praca podczas wyszukiwania ofert kandydaci mogą już wybrać opcje „rekrutacja online” lub „praca zdalna”. Dzięki temu, w czasie naprawdę trudnej sytuacji na rynku pracy, możemy liczyć na aplikacje kandydatów z całego kraju, a rekrutacje online – choć na pewno z początku trudne i wymagające dla obu stron – także mogą się okazać wartym kontynuacji rozwiązaniem.
Ograniczenie wyjazdów służbowych
Na koniec – wniosek, który nasunął się wielu osobom mającym dotąd służbowe kalendarze wypełnione spotkaniami w salach konferencyjnych, jednodniowymi wyjazdami do oddziałów firmy w innym mieście lub kraju. Nagle okazało się, że równie skutecznie można załatwiać sprawy podczas wideokonferencji, w której uczestniczy kilka czy kilkanaście osób z różnych lokalizacji.
Częściej korzystamy z telefonu, aby szybko coś ustalić, komunikację mailową stosujemy jako podsumowanie rozmów i telekonferencji. Zwłaszcza pracownicy organizacji o złożonej strukturze zwracają uwagę, że ich praca stała się momentami bardziej efektywna, bo nie jest poszatkowana spotkaniami, statusami i spontanicznymi zaproszeniami do salki konferencyjnej.
Paradoksalnie w pewnych aspektach codziennej pracy pandemia koronawirusa pomogła nam wprowadzić optymalizacje, na które w innych warunkach przyszłoby nam długo poczekać. Na ten moment nie jesteśmy przewidzieć choćby częściowych skutków zamrożenia światowej gospodarki, ale być może kilka rozwiązań wdrożonych w trakcie pandemii zostanie z nami już na stałe.
